什么是正式溝通正式溝通的方法
什么是正式溝通正式溝通的方法
正式溝通一般指在組織系統內，依據組織明文規定的原則進行的信息傳遞與交流。那么你對正式溝通了解多少呢?以下是由學習啦小編整理關于什么是正式溝通的內容，希望大家喜歡!
正式溝通的概述
根據古典管理理論，溝通應遵循指揮或層級系統進行。嚴格地說，越級報告或命令，或不同部門人員間彼此進行溝通，都是不允許的。因此，在組織內只有垂直(縱向)的溝通流向，很少有同一水平的橫向溝通流向。實際上，按照這種模式進行溝通，不但是不可能的，而且不能符合組織的需要。因此產生了委員會，或公文抄報之類的措施，以便在同級之 I司的橫向溝通，但這仍然屬于組織正式結構所安排的路線，仍屬正式溝通性質。
是指按照組織明文規定的原則、方式進行的信息傳遞與交流，如組織內的文件傳達、定期召開的會議、上下級之間的定期匯報以及組織間的公函來往等。
正式溝通的方法
正式溝通是事先計劃和安排好的，如定期的書面報告、面談、有經理參加的定期的小組或團隊會等。
(1)定期的書面報告。員工可以通過文字的形式向上司報告工作進展、反映發現的問題，主要有：周報、月報、季報、年報。當員工與上司不在同一地點辦公或經常在外地工作的人員可通過電子郵件進行傳送。書面報告可培養員工理性、系統地考慮問題，提高邏輯思維和書面表達能力。考|試/大但應注意采用簡化書面報告的文字，只保留必要的報告內容，避免繁瑣。
(2)一對一正式面談。正式面談對于及早發現問題，找到和推行解決問題的方法是非常有效的;可以使管理者和員工進行比較深入的探討，可以討論不易公開的觀點;使員工有一種被尊重的感覺，有利于建立管理者和員工之間的融洽關系。但面談的重點應放在具體的工作任務和標準上，鼓勵員工多談自己的想法，以一種開放、坦誠的方式進行談話和交流。
(3)定期的會議溝通。會議溝通可以滿足團隊交流的需要;定期參加會議的人員相互之間能掌握工作進展情況;通過會議溝通，員工往往能從上司口中獲取公司戰略或價值導向的信息。但應注意明確會議重點;注意會議的頻率，避免召開不必要的會議。
正式溝通的類型
正式溝通有下向(downward)、上向(upward)、橫向(1ateral)、外向(outside)溝通等幾種：
下向
這是在傳統組織內最主要的溝通流向。一般以命令方式傳達上級組織或其上級所決定的政策、計劃、規定之類的信息，有時頒發某些資料供下屬使用等等。如果組織的結構包括有多個層次，則通過層層轉達，其結果往往使下向信息發生歪曲，甚至遺失，而且過程遲緩，這些都是在下向溝通中所經常發現的問題。
上向
主要是下屬依照規定向上級所提出的正式書面或口頭報告。除此以外，許多機構還采取某些措施以鼓勵向上溝通，例如意見箱、建議制度、以及由組織舉辦的征求意見座談會、或態度調查等等。有時某些上層主管采取所謂“門戶開放”政策(open-doorpolicy)，使下屬人員可以不經組織層次向上報告。但是據研究，這種溝通也不是很有效的，而且由于當事人的利害關系，往往使溝通信息發生與事實不符或壓縮的情形。
橫向
主要是同層次，不同業務部門之間的溝通。在正式溝通系統內，一般機會并不多，若采用委員會和舉行會議方式，往往所費時間人力甚多，而達到溝通的效果并不很大。因此，組織為順利進行其工作，必須依賴非正式溝通以輔助正式溝通的不足。正式溝通的優點是：溝通效果好，比較嚴肅，約束力強.易于保密，可以使信息溝通保持權威性。重要的消息和文件的傳達，組織的決策等，一般都采取這種方式。其缺點在于，因為依靠組織系統層層傳遞，所以很刻板，溝通速度很慢，此外也存在著信息失真或扭曲的可能。
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