“省出大企業”法則之三：決戰行政部

　　如果行政部，分析辦公成本時像調研部門一樣細致嚴謹，推行新政時如廣告部一樣循序善誘，執行規定如財務部般一絲不茍，如秘書般對你的工作需求了如指掌，那么，他就是能省出大企業的王牌行政部。

　　2004年以前，過了夜里9點半，神州數碼業務人員“聯系客戶”的高峰就到來了。而2004年以后，全部改在正常工作時間，這不是業務部門的調整，而是來自信息化管理部，一項改革，節省了神州數碼近千萬的通訊費用，而這項改革的背后，還有一本詳實細致的通訊狀況分析報告。

　　信息化管理部鄭小維的報告，讓神州數碼的管理層看到了這個“客戶溝通高峰”的真實原因：手機支付網絡電影下載、私人長途電話，甚至有人靠電話積分換取免費手機和禮品。晚上九點半，財務部下班以后，一個新的付款窗口卻打開了，員工利用這個窗口支取了本該節省下來的近千萬。一位神州數碼的員工估算，由此開展的通訊改革，節約的支出是原來的25％-33％.而在此前的2003年底，聯想也已經實施了控制通訊費用的措施：為員工配備小靈通，同時把移動電話報銷配額削減一半。AdCIS.CN品牌營銷網面對辦公成本節省，不只在大企業，對于那些發展中的中型企業更是尤為重要。

　　在從南京到北京的列車上，一位德本電工的技師大談自己的省錢哲學：“其實我可以乘飛機去北京，但是，我決不會這么做，因為坐火車可以省出一臺筆記本電腦的油水，還能落個節約成本的美名”。現在的目的地是天津，我可以選擇直接從南京去天津，但是卻以買不到票為名，從南京去北京，然后從北京去天津，其實，我會從鄭州轉車直接回天津。按照時間計算，我到北京的時間是夜里11點30分，第二天從北京去天津，這樣，我不出現在北京，卻可以獲得多一天的補助、多一天的三星級賓館住宿和北京標準的三餐補助，以及從北京到天津最昂貴方式的單程交通，粗略算下來也有1000元。以此類推，“全程優化”成果竟然真的有8000多元。

　　德本電工行政總監李響用上面的例子來描述他剛上任時的情景：“小伎倆可以吞噬大企業！”2004年11月上任以來，李響推行的旅差優化節省下來的支出，相當于整個華南區辦事處半年的辦公成本。說到方法，李響的話出人意料：“行政部的成本控制是一個系統的過程，方法卻總是非常簡單。”

　　李響介紹說“其實我就是把出差的同事當作物流標的，實現類似GPS的定位而已。”在德本，行政部門接受全國的出差申請，并根據出差申請制定行程優化，所有省會及二級城市的住宿和票務都由總部的指揮中心完成，這樣，出差人員不再需要顧慮機票，每到一個目的地，也可以直接按照手機短信上的地址到離客戶最近的指定酒店住宿，而這一切，是依靠總部行政部門和攜程、億龍等旅行協助機構共同完成的。總部會盡量根據拜訪客戶所在的位置，選擇合乎標準且距離最近的酒店，并且隨時接受員工對這種安排的投訴和建議。