excel在財務管理中的應用方法

excel在財務管理中的應用方法

　　如何利用 Excel 軟件提供的數據進行分析財務，不知道沒關系。下面學習啦小編來告訴你。

　　excel 在財務管理中的應用：必要性

　　(一)財務管理的局限性

　　1、安全性與保密性差。企業財務上的數據，是企業的絕對秘密,在很大程度上關系著企業的生存與發展，但幾乎所有的軟件系統都在為完善會計功能和適應財務制度大傷腦筋，卻沒有幾家軟件認真研究過數據的保密問題。有些軟件所謂的加密，也無非是對軟件本身的加密,防止盜版，不能真正起到數據的保密作用。至于安全，則更讓人擔憂，系統一旦癱瘓，或者受病毒侵襲,或者突然斷電，很難恢復原來的數據。

　　2、會計軟件通用性差。財務軟件廠商對行業特征和單位的核算特點考慮不夠，基本是一套軟件使用于不同類型、不同規模的用戶，導致不少施行會計電算化的單位，仍要會計人員做大部分的輔助工作。我國會計電算化軟件的應用暴露出一些難以克服的弱點，如系統初始化工作量較大，系統體積大，企業難以增加自己所需要的功能等等，就會計電算化系統看，其總賬、固定資產、工資、材料各核算子系統之間又彼此分隔，不能順利地相互傳遞數據， 以實現自動轉賬、相關查詢等功能。

　　3、會計軟件開發人員在某些會計處理上對會計制度和會計規范的理解不夠。一些會計核算軟件對擁有記賬憑證審核的人員不能再授權制單。這種情況的出現，是軟件開發人員未能全面正確理解制單和審核的關系問題造成的。會計制度中規定：本人不能審核自己所填制的憑證。在授權制單權、審核權時并非是互斥的非此即彼的關系，一個人是允許同時擁有制單權、審核權的，只是本人無權審核自己制作的憑證。

　　(二)EXCEL對財務管理的必要性

　　目前，我國企業解決會計核算問題大多是利用財務軟件進行。利用財務軟件解決會計核算問題應該說既簡單又方便，但也有其一定的局限性。第一，由于企業的業務種類繁多，有時會出現財務軟件解決不了的問題①;第二，由于電算化軟件的功能有限，也使其不能完全滿足企業管理的需要;第三、財務軟件價格昂貴，一般中小企業負擔不了，而Excel則剛好可以減輕中小企業的經濟負擔。第四、一般購進來的財務軟件都需要進一步調整以達到符合企 業自身的情況，而Excel則沒這種麻煩。 。隨著計算機應用的不斷普及與深入以及會計人員素質的不斷提高，應該讓會計人員了解更多的處理會計數據的工具，而不應僅僅局限于財務軟件。我國中小企業居多，很多企業如果購買大型財務軟件，幾十萬元的花費不僅得不償失，而且造成其中許多功能閑置;而另一方面，由于 ERP、CRM 等概念的引入，加上各單位業務情況的千差萬別，大型財務軟件必須要經過適當改造才能真正得到應用，而這個開發工作并非易事，既使完成這項工作，在大型財務軟件上開發出來的軟件也必須隨著大型系統版本的升級而改造，如果企業達不到一定規模，是不愿嘗試這項工作的。基于以上原因 Excel 因為 簡單易學和具備基本開發功能而有了自己的用武之地。

　　excel 在財務管理中的應用：財務分析數據庫的構建

　　用EXCEL建立財務分析數據庫時,可以充分發揮其靈活性,從各個維度、各個層次對企事業單位數據進行分析。盡管EXCEL2007已經解除了以前版本只能處理65 536行數據的限制,但是也要考慮到數據庫如果過于龐大,運行速度會降低。因此,建立數據庫時如果數據庫偏大,可以將數據庫拆分成幾個小的數據庫。

　　明確了數據庫的構建目標后,就可以從不同地方收集財務分析數據。這些數據既可以從用友、金蝶等財務軟件獲取,也可以從企事業單位的其他信息系統導入,如醫院的HIS系統、藥品管理系統、材料進銷存系統等等。導入的數據既可以是用友等財務軟件整個科目數據,也可以是固定資產數據等等。

　　財務軟件和其他信息系統一般都有導出成EXCEL電子表格的功能,如果這些信息系統軟件可以導出成分隔符區分的文本文件,也可以通過EXCEL中的分欄工具進行拆分。

　　1、基礎數據字段整理。在進行基礎數據整理時,經常會用到這些函數:

　　(1)時期處理函數。如根據日期提取年、月、周的數據:YEAR(),MONTH(),WEEK()。

　　(2)字符處理函數。如提取字符串中的某一內容:LEFT(),MID(),RIGHT()。字符串聯結:CONCATENATE()。

　　(3)數據格式轉換函數。如將數字強制轉換成文本:TEXT()。

　　(4)邏輯判斷函數。如條件判斷:IF()。信息提取:ISNA(),ISTEXT()。

　　2、數據的歸類。財務分析時經常會對數據進行分類,這時可以借助函數VLOOKUP()來實現。如對食品進行分類時,可以首先建立一張字典表,然后在數據庫里面在目標單元格輸入函數vlookup()并設置函數參數,再對整個字段進行填充,就可以根據字段食品名稱獲取其對應分類了。

　　3、數據庫的定義。數據收集整理完后,可以在EXCEL里形成一張表單(sheet),可將有數據的區域定義為一張表,并為之命名。本文以醫院收入分析數據庫為例,基礎數據通過醫院用友、HIS系統收集整理后,存放在一張名為“醫療收入”的表單內。這時先選擇所有數據區域,點擊右鍵,選擇“命名單元格區域”,命名為如“數據表”。定義數據區域可以更方便地對數據庫進行維護。