Excel如何使用“區(qū)域名稱”功能

Excel如何使用“區(qū)域名稱”功能

　　在使用Excel完成任務(wù)的過程中，工作表中可能有些區(qū)域的數(shù)據(jù)使用頻率比較高，在這種情形下，我們可以為這些數(shù)據(jù)制作“區(qū)域名稱”，由相應(yīng)的“區(qū)域名稱”來代替這些數(shù)據(jù)，這樣可以讓我們的操作更加便捷，大大提高工作效率。

　　一、創(chuàng)建“區(qū)域名稱”的方法

　　要使用“區(qū)域名稱”，先要學(xué)會“區(qū)域名稱”的建立方法，常用的方法有如下兩種。

　　1、通過“名稱框”直接建立

　　這是新悅公司日常管理工作薄中的公司基本信息工作表，B3單元格存放了該公司的名稱，我們?yōu)檫@個(gè)單元格建立一個(gè)“區(qū)域名稱”，以后需要時(shí)方便使用。

　　先選中B3單元格，然后將光標(biāo)插入點(diǎn)定位于“名稱框”中，直接輸入該區(qū)域的名稱“公司名稱”按下回車鍵即可。

　　二、“區(qū)域名稱”的常見運(yùn)用

　　上面我們介紹了為單元格區(qū)域創(chuàng)建“區(qū)域名稱”的方法，下面來看看“區(qū)域名稱”的常見運(yùn)用。

　　1、快速選定相應(yīng)數(shù)據(jù)區(qū)域

　　當(dāng)一個(gè)工作薄中有好幾個(gè)工作表，用常規(guī)方法去找自己需要的數(shù)據(jù)，通常要在幾個(gè)工作表中反復(fù)切換，非常不方便。如果我們用上面的方法為相應(yīng)的數(shù)據(jù)區(qū)域創(chuàng)建了“區(qū)域名稱”，便可以通過“名稱框”快速地找到并選中需要的數(shù)據(jù)區(qū)域。

　　假設(shè)在課程報(bào)名登記工作表中需要查看一下“課程名稱”數(shù)據(jù)區(qū)域，則單擊“名稱框”右側(cè)的下拉箭頭，在彈出的列表中選擇“課程名稱”，可以看到Excel立即切換到課程基本信息表，并選中課程名稱數(shù)據(jù)區(qū)域。

　　2、快速插入常用數(shù)據(jù)

　　假設(shè)我們需要在該工作薄的某個(gè)工作表中插入公司名稱，則先選中需要插入數(shù)據(jù)的單元格，再選擇菜單“插入”-“名稱”-“粘貼”命令，打開“粘貼名稱”對話框，選中需要插入的數(shù)據(jù)所對應(yīng)的區(qū)域名稱，即“公司名稱”，單擊確定返回工作表后，單元格中顯示公式“=公司名稱”，回車后顯示為公司名稱數(shù)據(jù)。

　　3、限定數(shù)據(jù)的輸入有效性

　　在制作課程報(bào)名登記表時(shí)，假設(shè)其中有一個(gè)字段為“課程名稱”，我們可以先選中要輸入課程名稱數(shù)據(jù)的單元格區(qū)域，例如B4到B58，再選擇菜單“數(shù)據(jù)”-“有效性”命令，打開“數(shù)據(jù)有效性”對話框，單擊“設(shè)置”選項(xiàng)卡中“允許”下拉箭頭并選擇“序列”，然后在“來源”文本框中輸入“=課程名稱”，單擊確定即可。

　　當(dāng)然，以上只是“區(qū)域名稱”的幾個(gè)簡單的應(yīng)用實(shí)例，如果讀者朋友善于在實(shí)際工作中去運(yùn)用和體會，還會發(fā)現(xiàn)它的其它妙用哦。

　　用同樣的方法可為“電話”、“傳真”等單元格建立“區(qū)域名稱”。

　　2、通過“定義名稱”對話框建立

　　這是新悅公司日常管理工作薄中的課程基本信息工作表，A4到A8區(qū)域存放著課程的名稱數(shù)據(jù)，我們通過“定義名稱”對話框?yàn)樗⒁粋€(gè)“區(qū)域名稱”，在后面的課程報(bào)名登記工作表中用來限制“課程名稱”字段的有效性。

　　先選中A4到A8區(qū)域，選擇菜單“插入”-“名稱”-“定義”命令，打開“定義名稱”對話框，在第一個(gè)文本框中輸入該區(qū)域的名稱“課程名稱”，單擊確定即可