用Excel表格處理考勤數據圖文教程

用Excel表格處理考勤數據圖文教程

　　許多單位都建立了考勤制度，考勤的方式也越來越智能化，不再需要人工手動填寫，而是采用網上考勤或指紋考勤機等。這樣，產生的電子版考勤數據也更加方便我們借助Excel進行處理。那么具體要怎么做?下面學習啦小編馬上就告訴大家用Excel處理考勤數據的方法。

　　用Excel處理考勤數據的方法

　　將考勤數據導入到Excel中，以便編寫公式進行數據處理

　　一般來說，考勤數據包含這幾項內容：員工登記號碼，上班時間，下班時間，日期。

　　有的考勤系統導出的數據只有員工登記號碼，不能顯示中文，為了統計結果更加直觀，我們需要將號碼轉化成相應的姓名。這就需要用到VLOOKUP函數。首先，我們在新的工作表sheet2中編寫兩列內容，一列是登記號碼，一列是與之對應的職工姓名。然后在sheet1表的登記號碼列前添加“姓名”一列，并在A2單元格編寫公式“= VLOOKUP(B2,Sheet2!A:B,2,0)”，表示A2的內容，是B2內容在Sheet2表中通過A列查找出來的相應B列的內容。最后使用拖拽將A列姓名全部顯示出來。

　　接下來我們要對上班時間和下班時間來進行處理。假定單位規定早上上班時間不能晚于9點，下午下班時間不能早與5點。那么我們新建兩列，分別為：上午簽到情況和下午簽到情況，分別編寫兩個IF函數：

　　IF(HOUR(C2)<9,"√","早上遲到")和=IF(HOUR(D2)<17,"下午早退","√")

　　然后拖拽整列即可。

　　有時我們需要獲得職工一天的工作時間，因此需要對工作時長進行計算。新建一列“工作時長”，編寫公式：

　　INT((HOUR(C2)*60+MINUTE(C2)-HOUR(B2)*60-MINUTE(B2))/60)&"小時"&MOD((HOUR(C2)*60+MINUTE(C2)-HOUR(B2)*60-MINUTE(B2)),60)&"分鐘"

　　將上下班時間差計算出來并以小時和分鐘的形式顯示出來。然后拖拽整列。

　　有的單位雙休日不計入考勤天數，因此，我們有必要對考勤日期進行一下判別，標記出是工作日還是雙休日，這就需要用到WEEKDAY函數。新建一列“日期情況”，編寫公式：

　　IF(OR(WEEKDAY(E2,2)=6,WEEKDAY(E2,2)=7)," 雙休日","工作日")

　　不妨將雙休日的文本前留幾個空格，以示突顯。拖拽整列即可看到效果。

　　至此，數據的處理工作基本完成。根據不同的需要，我們還可以通過自定義排序來從不同角度查看考勤情況。