企業檔案管理規定

企業檔案管理規定

　　檔案管理亦稱檔案工作。是檔案室直接對檔案實體和檔案信息進行管理并提供利用服務的各項業務工作的總稱,下面是學習啦小編為你整理的企業檔案管理規定，希望對你有用!

　　企業檔案管理規定

　　第一章 總則

　　第一條 為加公司檔案管理工作，有效地保護和利用檔案，維護公司合法權益，特制訂本規定。

　　第二條 本規定所稱的檔案是指過去和現在的公司各級部門及員工從事業務、經營、企業管理、公關宣傳等活動中所直接形成的對企業有辦存價值的各種文字、圖表、賬冊、憑證、報表、技術資料、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽實物、證件等不同形式的歷史記錄。

　　第三條 公司及各部門、員工有保護檔案的義務。

　　第四條 檔案工作實行統一領導，分級保管、分級查閱的原則，進行網絡化管理。

　　第二章 檔案機構及其職責

　　第五條 公司各部門指定專人負責檔案管理工作(即資料員)。

　　第六條 檔案工作由公司總經理統一領導，辦公室負責接收，收集、整理、立卷、保管由附件二指定的由辦公室保管的檔案和提供其利用工作，并監督各部門、各下屬子公司、各參股公司、各合資合作公司的檔案工作。

　　第七條 辦公室應逐步完善檔案制度，確保檔案安全和方便利用，采用科學手段，逐步實現檔案管理現代化。

　　第三章 檔案的管理

　　第八條 整理辦法：

　　1. 方法：以問題特征為主，立小卷，一事一卷。

　　2. 步驟：

　　A. 收集

　　文書檔案：當年立前一年的卷，并預立當年的卷。企業科技檔案類：立竣工工程卷，未竣工工程資料整理成冊。

　　B. 整理 根據分類和成立時間整理。

　　C. 分類 根據下述分類方法分類

　　D. 立卷 區分不同價值確定保管期限：永久、長期、短期。

　　第九條 過程管理：

　　1. 屬于公司保管的檔案：公司及各下屬子公司的各部門的資料員做好平時文件的預立卷工作，并在事件結束后或在每季頭一個月的十日前將上季需歸檔的預立卷的文件整理成冊移交辦公室保管，任何人不得據為己有。

　　2. 屬部門保管的檔案：在每季頭一個月十日前匯編成冊上報辦公室，各分級保管者在每年的二月十日前將檔案總目錄、預立卷材料的目錄交辦公室。

　　第十條 監督：辦公室根據各部門和各部門上報的檔案總目錄、預立卷材料的目錄，進行定期或不定期的檢查，來監督各部門及各部門檔案的管理工作。

　　第十一條 銷毀：須報總經理批準，銷毀時應有兩人以上負責監銷，并在清單上簽字。

　　第十二條 公司檔案的分類及編號：指定資料員經辦公室培訓后，按有關檔案分類及編號要求操作。

　　第十三條 在業務中對外簽署的各種經濟合同按《合同管理規定》處理。

　　第十四條 借閱：因公司需要借閱文檔的，應填好檔案查閱單，員工不得隨意外帶有關公司重要的文件材料，確因工作需要外帶，需辦理檔案外借手續，經辦公室核準后，方可帶出，用畢即歸還。閱檔人對所借閱檔案必須妥善保管，不得私自復制、調換、涂改、污損、劃線等，更不能隨意亂放，以免遺失。

　　第十五條 分級查閱：具體的查閱分檔，公司擁有絕對的制定權。

　　第四章 檔案備份制度

　　第十六條 公司所有有價值的文件、報表、業務記錄等必須備份。

　　第十七條 各部門應盡量采用電腦管理和工作，便于業務資料的數字化處理和保存。對存入電腦的資料、檔案，按《計算機管理辦法》管理。

　　第十八條 備份盤與源盤應分開存放，公司的備份盤應在公司外保存。

　　第五章 處理條例

　　第十九條 有下列行為之一，據情節輕重，給予50~500元扣薪處理，若構成犯罪依法追究刑事責任：

　　1. 毀損、丟失或擅自銷毀企業檔案

　　2. 擅自向外界提供、抄摘企業檔案

　　3. 涂改、偽造檔案

　　4. 未及時上報歸檔或管理不善的檔案管理者

　　5. 未按手續就借閱、外帶者或越級查閱者(檔案管理者同罰)

　　第六章 責任

　　第二十一條 本制度適用于偉凡公司各員工各部門。

　　第二十二條 本制度監督責任部門為公司辦公室

　　第一責任人為各部門指定的資料員;

　　第二責任人為資料員所在部門的部門經理。

　　業務資料管理規定

　　為提高公司檔案管理水平，進一步加強業務資料歸檔的標準化和規范化建設，根據《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》，制定本規定。

　　一、 業務資料歸檔責任主體

　　綜合業務部負責制定業務資料管理標準，對各業務部門資料歸檔工作進行指導、檢查和培訓，各業務部門負責各類專業性和具體性業務資料的收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用工作。已經辦結的項目，由業務部門歸檔完畢后按照規定時間上交辦公室統一保存。卷盒(夾)等耗材，統一由辦公室調配，業務部門申領。

　　二、 歸檔文件要求

　　1、 歸檔文件材料內容必須真實、準確。

　　2、 歸檔文件材料要符合文件制作要求，標題、落款、時間(年、月、日)、印章、正文與附件、正式發文的定稿和簽發單、上級來文和承辦單、請示與批復以及專項成套材料等必須齊全完整。

　　3、 歸檔文件材料應質地優良、書寫工整、字跡清晰。

　　4、 歸檔的文件字跡要符合長期保管需要，應使用藍黑或碳素墨水、優質油墨書寫或制作，嚴禁使用易褪色的書寫材料。如：圓珠筆、鉛筆、復寫紙、純藍(紅)墨水等書寫材料。

　　5、 歸檔文件材料紙張幅面應符合要求，一般文件材料應為A4紙，必要時可使用 A3紙，但歸檔應折疊為A4紙大小。

　　三、 整理要求

　　1、 案卷題名

　　案卷題名要求簡練、準確，能夠概括揭示卷內文件的內容與成分。

　　案卷題名構成形式：

　　(1)符合規范的名稱+業務類型

　　(2)出讓宗地編號+業務類型

　　(3)時間+業務類型

　　2、 卷內文件排序

　　(1)歸檔文件目錄

　　歸檔文件目錄是包含卷內文件題名及其他特征，并固定文件排列次序的表格。

　　(2)歸檔文件

　　卷內歸檔文件一般按重要程度或時間順序排列。

　　密不可分的文件應依序排列，即正件在前，附件在后;批復、批示在前，請示、報告在后;正式發文在前，簽發單在后;上級來文在前、承辦單在后;文字材料在前，圖樣在后。重要文件的歷次修改稿依次排列在定稿之后。

　　(3)備考表

　　備考表是對本盒案卷材料缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況進行說明的文件。

　　3、 案卷裝訂

　　(1)卷盒

　　卷盒(夾)采用長×寬為315mm×235mm，其厚度可根據需要分別設置30mm、40mm或50mm的規格。

　　卷盒(夾)封面項目應包括：案卷題名、編制單位、編制時間、保管期限、密級、立卷人。

　　(2)案卷裝訂

　　案卷裝訂前要先去除卷內文件上的金屬物(訂書釘、大頭針等);

　　文件沒留裝訂線的要貼補加邊，破損的要裱糊好，幅面較大的要折疊整齊;

　　將歸檔文件目錄、歸檔資料左下取齊，用鉚釘裝訂機裝訂牢固，注意不倒置、不散頁、不壓字。

　　4、 電子文件刻錄

　　歸檔完成之后，需將案卷文件的電子版本刻錄在一次性寫入光盤等耐久載體上，光盤標簽寫明年份和案卷題名，一并裝入卷盒(夾)中。

　　金融企業業務檔案管理規定

　　第一章 總則

　　第一條 為規范金融企業業務檔案管理，依據《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國商業銀行法》《中華人民共和國保險法》《中華人民共和國證券法》等相關法律，結合金融企業業務工作實際，制定本規定。

　　第二條 本規定所稱金融企業業務檔案，是指金融企業在貨幣金融、資本市場、保險、信托等金融業務辦理及服務活動中形成并具有保存價值的各種載體形式的記錄。 第三條 本規定適用于在中華人民共和國境內依法設立的下列金融機構：

　　(一)政策性銀行、商業銀行、農村合作銀行、城市信用合作社、農村信用合作社。

　　(二)證券公司、期貨公司、基金管理公司及其依法設立的從事資產管理業務的子公司。

　　(三)保險集團(控股)公司、保險公司、保險資產管理公司、保險專業中介機構。

　　(四)信托公司、金融資產管理公司、企業集團財務公司、金融租賃公司、消費金融公司、汽車金融公司、貨幣經紀公司。

　　(五)從事匯兌業務、支付清算業務和基金銷售業務的公司。

　　(六)其他經批準從事金融業務活動的企業。

　　第四條 金融企業業務檔案對維護金融企業和客戶利益，保護消費者權益，防控金融風險，打擊經濟犯罪，保障國家經濟安全，促進經濟和社會發展等具有十分重要的作用，是金融企業檔案的重要組成部分，是企業管理的基礎，應當由企業檔案部門實行集中統一管理。

　　第五條 各級檔案行政管理部門根據職責負責金融企業業務檔案工作的指導、監督和檢查;各級金融業務監督管理機構及其派出機構負責將金融企業業務檔案管理工作納入金融業務監督管理制度、流程，與業務同監管。

　　第六條 金融企業檔案部門或檔案工作歸口管理部門(以下統稱“檔案部門”)負責對本企業業務檔案工作進行統籌規劃、監督、指導和檢查，各相關業務部門配合檔案部門組織實施。金融企業所屬各分支機構檔案部門負責本分支機構業務檔案管理工作，并對所屬分支機構的業務檔案工作進行監督、指導和檢查。

　　第七條 金融企業應當建立健全統一的業務文件材料歸檔管理制度;將業務文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作列入業務工作流程，列入業務工作或項目計劃，列入業務部門職責范圍和業務人員崗位責任制，列入企業考核體系和獎懲制度，確保業務文件材料的完整歸檔。

　　第八條 金融企業應當建立健全業務檔案保管、利用、鑒定、銷毀等工作的相關制度，確保業務檔案的真實、完整、有效和安全，滿足企業在證據、責任、信息、存史等方面的需要。

　　第九條 金融企業應當建立檔案工作責任追究制度，對不按規定歸檔或造成檔案損毀、丟失、泄密等行為，進行相應的懲處。

　　第十條 金融企業業務檔案管理人員應當具備相應的檔案專業知識和技能，并定期接受業務培訓。

　　第二章 業務文件材料的整理與歸檔

　　第十一條 金融企業應依據法律、行政法規、國務院金融監督管理部門和檔案行政管理部門的規章和規范性文件的要求，結合業務工作流程，制定本企業業務文件材料的歸檔范圍和業務檔案的保管期限表;當業務范圍或工作流程發生變化時，應及時修訂完善。

　　歸檔范圍和保管期限的確定，應當滿足國家對金融活動的監管要求以及維護企業利益和客戶權益的需求;業務檔案保管期限不得短于相關法律、法規明確規定的保管期限;電子業務檔案的保管期限不短于同類紙質檔案的保管期限。

　　第十二條 金融企業檔案部門應當按照遵循文件材料形成規律、保持文件材料之間的有機聯系、便于保管和查找利用的原則，依據國家有關規定研究確定業務文件材料歸檔整理和分類編號方法，制訂相關標準并保持相對穩定。

　　第十三條 金融企業業務部門應當按照有關規定，將應當歸檔文件材料按要求進行整理、立卷，定期移交本企業檔案部門集中管理，并辦理歸檔交接手續。具體歸檔時間可根據業務工作特點確定，除國家另有規定外，最遲不應超過次年12月31日。

　　第十四條 金融企業文件材料歸檔一般一式一份，比較重要的或利用頻繁的文件材料可適當增加份數。

　　第十五條 業務文件材料中屬于企業管理類的文件材料，原件存入管理類檔案，在與之相關的業務檔案中可存放復印件并標明互見號。

　　第十六條 金融企業應當按國家有關規定進行檔案著錄。

　　第十七條 紙質和電子文件同步歸檔的，在文件內容、相關說明及描述上應保持一致;僅為電子載體形式的業務檔案，須遵照國家有關電子文件歸檔和電子檔案管理的規定和標準執行。

　　第十八條 金融企業建設業務信息系統時，應當有檔案部門參與，由檔案部門提出電子文件歸檔管理的相關需求，確保所形成電子文件能夠歸檔，歸檔后電子文件符合電子檔案管理要求。

　　第十九條 業務工作人員崗位變動時，應當及時辦理移交所負責業務工作的文件材料，并清退借閱未還的檔案。

　　第二十條 國內依法投資設立的金融企業有海外機構的應當建立海外機構業務檔案管理制度。

　　第三章 業務檔案的管理

　　第二十一條 金融企業應當配備符合檔案保護和安全管理要求的業務檔案保管裝具和庫房，并保證庫房設施設備的正常運轉。

　　第二十二條 金融企業應當按有關要求做好電子業務檔案的存儲和安全管理，保證電子業務檔案的真實、完整、安全和可用，并對重要業務檔案進行異質、異地備份，確保業務檔案安全。金融企業對檔案信息安全負最終責任。

　　第二十三條 金融企業將業務檔案管理外包的，應當嚴格審核承包方的信息安全保障能力和資質。在簽訂合同協議時，應當明確有關檔案安全保管、信息保密和提供利用等方面的責任和約定條款，以保障業務檔案的安全與利用。

　　嚴禁將涉及國家秘密的業務檔案外包或委托任何社會中介機構保管。

　　第二十四條 金融企業檔案部門應當做好業務檔案管理的統計工作和對統計數據的研究利用，保證統計數據的完整性、準確性和連續性。

　　第二十五條 金融企業應當建立業務檔案管理信息系統，逐步提高對電子業務檔案的管理水平。業務檔案管理信息系統的功能應當符合國家有關規定。

　　第四章 業務檔案的利用、鑒定與處置

　　第二十六條 金融企業應當編制業務檔案檢索工具，方便業務檔案的檢索與查詢。

　　第二十七條 金融企業應當對業務檔案的查閱利用進行登記，對超權限利用應履行審批手續。

　　第二十八條 金融企業檔案部門應積極開展業務檔案的提供利用服務工作，加強對業務檔案的編研開發，滿足企業金融業務活動和管理工作的需要。

　　金融企業必須為有關業務監管部門、司法部門依法執行公務提供真實、準確的業務檔案。

　　第二十九條 金融企業應當成立由主管領導、檔案部門和業務部門人員組成的檔案鑒定小組，對到期的業務檔案按照有關規定進行鑒定并形成鑒定報告;對確已失去保存價值的到期業務檔案，由企業負責人審批簽字后方可銷毀。銷毀檔案應當在指定地點并有專人負責監督。對被銷毀的檔案應當登記造冊，并與鑒定報告一并永久保存。對雖已到期、但未結清債權債務或有其他未了事項的業務檔案不得銷毀。對國家和社會具有重要保存價值的業務檔案應當延長保管期限。

　　第三十條 金融企業因各種原因變更、終止的，應當按國家有關規定對業務檔案進行妥善處置。

　　第三十一條 未經檔案行政管理部門許可，金融企業不得以任何方式和形式將涉及國家秘密的業務檔案攜帶出境。