學校檔案室管理制度范文
制定學校檔案室管理條例，是為了加強學校檔案的保管、保密和利用工作，根據依法治檔的原則。下面是學校檔案室管理規定，歡迎參閱。
學校檔案室管理制度篇1
一,認真貫徹《中華人民共和國檔案法》,以及其它有關檔案工作的規定. 二,各種檔案須科學管理,存放有序,查找方便.
三,嚴格保密制度做好檔案安全__.
四,做好防火,防水,防潮,防盜,防有害生物,防塵,防光,防高溫等工作,定期檢查保管情況,確保檔案的安全,做到無丟失,無霉變,無蟲蛀,無差錯.
五,借閱檔案須經學校領導同意,并辦理借閱登記手續,借閱人要愛護檔案原件,用后及時歸還.
六,外單位借閱利用檔案,須持單位介紹信,注明利用目的,經學校領導同意,才能借閱.
檔案的收集
要按照國家,政府及教育行政部門的有著規定,把學校,各部門和師生每個人手中分散的有關教育,教學,科研,人事,行政,財務,經營等方面的文件材料及各種資料,經過挑選,集中于學校檔案室.任何部門和個人都不得私自保存,占有,銷毀和帶走應歸檔的材料.
1,依法按章
檔案的收集必須依法按章實施.要求學校的全體師生員工都要明了檔案懼和管理目的和意義,樹立檔案工作人人有責的觀念,增強檔案意識,明確工作性檔案資料與個人的學術,科技等具有知識產權的資料的區別.管理部門不應把屬于具有個人知識產權范圍的資料強行收集(個人自愿貢獻的另當別論),個人也不能把應當歸檔的工作資料占為已有而拒不歸檔.
2,完善機制
檔案的收集必須建立必要的機制,對收集的范圍,對象,時限等有明確的要求,建立必要的工作制度和考核制度.
3,建立網絡
由于學校的工作條線多,歸檔資料牽涉的面也廣,檔案資料的收集要建立必要的組織網絡,有關條線和各個層面都應有相關的節點,每個節點都要有具體的責任人.
檔案的整理
檔案的整理,是指把零散的和需要進一步條理化的檔案資料,進行基本的分類的,,組合和編目,使其系統化,科學化.有利于檔案的保管和使用.
1,規范分類
由于以校為本自主發展的步伐加快,教育教學改革的不斷發展,改革實踐中形成的資料也必然會超出文件規定的分類范圍.因此,在改革實踐與時俱進的新時期,相關的檔案資料分類規則也必然不斷發展,各單位應該尊重這一現實,積極探索,同時又必須及時與上一級檔案管理部門聯系,爭取指導,服從整體調控,不各行其是.
2,保持結構完整性
學校檔案的整理,要按照教育,教學,科研,人事,行政,財務和經營管理活動過程中所形成的檔案資料自身規律,保持其結構的完整性.
3,保持整體系統性
學校檔案的整理,還要按照學校檔案的來源,時間,內容和性質等條件,保持其歷史聯系,保持其整體的系統性.
檔案的立卷
1,為有利于學校立卷部門做好平時歸卷工作,提高立卷質量,方便歸檔前的查
找利用,學校應按照上級要求,推行預立卷制度.
2,學校各有關部門兼職檔案員應按預立卷類目進行材料的及時收集,積累,并定期進行整理.
3,學校檔案室要隨時了解,檢查,指導兼職檔案員做好預立卷工作.
4,組卷必須遵循文件材料形成的規律,保持其相互之間的有機聯系,便利于查考和利用.
5,組卷的技術要求:
1)內容相同的文件材料組成一卷,同一內容的文件材料數量多時,可分別組成若干卷,每卷不超過200頁.
2)卷內密不可分的文件材料按正件在前,附件在后;打印在前,定稿在后;批復在前,請示在后的順序排列.
3)按順序編頁號,頁號位置在非裝訂線一側的上角.
4)填寫卷 內目錄及備考表.每份文件材料必須注明單位,責任者,時間.
5)卷內材料一律拆掉金屬物,用線裝訂,破損的文件材料應進行修補.
6)案卷封面各欄目應填寫齊全,標題擬寫應簡明扼要,并體現作者,問題,文種三要素.
7)檔案盒封面和卷盒按有關規定要求.
檔案的保管
1,必要的硬件保障
為了檔案的完整和安全,工作的方便,一般應實行
檔案庫房要保證通風,干燥,配備必要的防潮,防霉,防蛀,防火(消防),調溫和通風等設施,要有防盜設施.
2,完善的軟件建設
建立檔案管理的常規工作制度.如收集,整理,分類,立卷,借閱,鑒定,剔除,銷毀等制度.建立相應的工作資料.
3,認真做好歸檔驗收工作.檔案室應對整理組卷完畢垢檔案進行入庫前的鑒定和驗收,凡不符合要求的,必須重新整理合格才能歸檔.
4,按規定做好分類編號工作.
5,按規定做好編目工作.目錄每條目基本著錄項目包括:順序號,檔號,題名,日期,頁數,保管期限等.實行計算機輔助檔案管理的,應將目錄輸入計算機,建立信息庫,實現檢索,統計的機上操作.
6,按照檔案順序號,依次排列上架.
7,要定期全面檢查,并做好檢查記錄,發現問題要及時采取補
8,要嚴格做好鑒定和銷毀工作.要根據歸檔范圍和保管期限表,對到期的檔案提出銷毀或延長保管期的意見,并經學校領導批準.銷毀檔案時必須有兩人監銷,并在銷毀清單上簽字.
9,認真做好統計工作.建立檔案的收進,移出,利用,銷毀等統計臺帳,及時報送統計報表.
10,及時做好檔案的補充工作.歸檔的文件材料如有遺漏,學校應及時補充歸檔,檔案室應將補充歸檔材料插入相應的案卷或另行組卷,排在對應年度案卷目錄的最末位.
官地坪鎮中學
學校檔案室管理制度篇2
檔案室管理制度 為不斷加強學校檔案的保管、保密和利用工作，根據依法治檔的原則，特制訂如下制度：
一、認真貫徹執行《中華人民共和國檔案法》，以及其它有關檔案工作的規定。
二、凡已入檔的各類檔案，須經統一分類登記、編目、科學管理，妥善存放，并制訂案卷目錄等索引查詢工具。
三、設立檔案庫，配置專業存檔箱柜，切實做好防盜、防火、防潮、防塵、防蟲等安全防范工作，定期檢查保管情況，確保檔案安全，做到無丟失、無霉變、無蟲蛀、無差錯。
四、對已過保管期限，需銷毀的檔案材料，要清理造冊，報校領導批準。
五、檔案責任人應嚴格遵守國家工作人員保密守則，非檔案工作人員未經許可，不得擅自進入檔案室。
六、屬保密范疇內的檔案，利用者須報經校領導同意后方可查閱，查閱檔案時與利用目的無關的章節，請勿翻閱或摘錄。
七、凡有需查閱檔案者，查閱時不得把案卷拆散、涂改、損毀或轉讓他人。
八、利用者如須摘錄、復印有關檔案，一般的經檔案員同意，重要的機密檔案須經校領導批準后方可摘錄。
九、外來人員需利用本單位檔案的，需持單位介紹信，并注明利用目的，經校領導同意，方能查閱。
十、做好檔案利用記錄工作，檔案員有權向利用者收集利用效果;利用者有義務向檔案室反饋利用效果。
十一、檔案工作人員對檔案材料要定期全面檢查，發現問題應及時改進。
學校檔案室管理制度篇3
(一)、要明確一位副校長分管檔案工作，應建立綜合檔案室合和建綜合室檔案專柜。配備政治素質好、業務能
力強、熱愛檔案工作的專(兼)職人員，并保持相對穩定。
(二)、要將檔案工作和檔案上等級工作納入學校工作的議事日程;納入分管領導和檔案員工作職責;納入教職工范圍和考核獎懲制度。
(三)、檔案人員的主要任務：
1、負責單位文書、教學、教育、會計、后勤材料的收集、整理、保存、統計、利用和鑒定銷毀工作。
文書檔案：是指學校黨、政、工、團(隊)在實際工作中形成的文件材料。
教學檔案：是指學校及教師個人在全部教學活動中形成的文件材料。
教育檔案：是指學校對學生進行教育管理中形成的文件材料。
會計檔案：是指學校的財務工作中形成的帳、表、憑證等材料。
后勤檔案：是指學校的基礎建設、生產、科研等方面形成的材料。
2、凡學校工作中形成的具有保存價值的文件材料，均由各部門進行收集、整理、立卷、歸檔。任何部門和個人不得擅自處理。
3、學校綜合檔案的歸檔時間：文書、會計檔案材料每年四月份進行立卷歸檔;教學、教育檔案材料每學年結束后立卷歸檔。后勤檔案和設備、儀器檔案材料均在工作結束后和設備、儀器安裝試用后立卷歸檔。
4、學校檔案分為永久、長期、短期三個保管期限。
5、卷內文件應齊全完整。收文應有正文、附件、辦理結果;發文應有定稿、印本、附件;來往文書應有請示、批復;處分材料應有綜合、旁證、個人交待和處理結果。
6、卷內文件排列要正文在前，附件在后;印本在前、底稿在后;批復在前，請求在后。各類案卷均要填寫卷內目錄。卷內文件要編寫張次號。歸檔的文件材料字跡清楚，紙質優良、簽署完備。不準用鉛筆、圓珠筆和復寫紙書寫，并拆除卷內金屬物。
7、案卷裝訂要整齊美觀。標題一般應有作者、問題、名稱，能反映卷內文件內容，政治上無誤，文詞上簡明確切。封面要用毛筆正楷字填寫，字跡要工整清潔。
8、文件材料歸檔后，檔案人員應本著便于保管、方便利用的原則對案卷進行必要的加工整理、編目、登記和統記，
做到排列有序，并按年代和保管期限編號。
(四)、綜合檔案室要做到有專室、專柜、專(兼)職人員負責，切實做好防火、防盜、防蟲蛀、防鼠、防潮等“五防”工作。
(五)、借閱制度
1、外單位人員查閱本校檔案必須持組織介紹信。
2、嚴守檔案材料機密，不準隨便轉借檔案。未經許可不得擅自摘錄和復制。
3、愛護檔案，不得拆卷、涂改、撕毀、圈點、劃道、拆疊等。
4、經批準摘錄的材料，要經檔案室工作人員審查。證明性材料，必須校對無誤后蓋章。
5、外借檔案必須經主管領導同意，并向檔案人員辦理借閱登記手續。借出時間，一般不得超過七天，超過時間另行辦理手續。
(六)、檔案工作人員要熟悉檔案，了解需求，積極主動地做好檔案的提供利用工作。檔案室應根據工作編制大事記、組織沿革、基本情況、數字匯集、專題概要及綜合檔案室簡介等有效的檢索工作和參考資料，為提供利用檔案創造條件。
(七)、學校檔案的鑒定與銷毀。學校綜合檔案室應按上級教育行政部門和檔案管理部門有關檔案鑒定的規定。認真做好檔案的鑒定工作。對超過保管期限，失去保存價值的檔案，可提出銷毀意見，并填寫銷毀清冊，報本單位領導和上一級檔案管理部門審批后方可銷毀。銷毀時應指定二人監銷，并在銷毀清冊上簽字，防止失密。
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