企業(yè)檔案管理規(guī)定3篇
人事檔案管理規(guī)定旨在加強(qiáng)公司人事檔案的管理工作，進(jìn)一步提高科學(xué)管理水平，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理工作科學(xué)化、規(guī)范化和制度化，有效地保護(hù)和利用檔案，更好地為人事工作服務(wù)。下面是人事檔案管理制度，歡迎參閱。
企業(yè)檔案管理規(guī)定1
第一章 總則
第一條 為加強(qiáng)公司檔案管理工作，有效地保護(hù)和利用檔案，維護(hù)公司合法權(quán)益，特制訂本規(guī)定。
第二條 本規(guī)定所稱的檔案是指過去和現(xiàn)在的公司各級(jí)部門及員工從事業(yè)務(wù)、經(jīng)營(yíng)、企業(yè)管理、公關(guān)宣傳等活動(dòng)中所直接形成的對(duì)企業(yè)有辦存價(jià)值的各種文字、圖表、賬冊(cè)、憑證、報(bào)表、技術(shù)資料、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽(yù)實(shí)物、證件等不同形式的歷史記錄。
第三條 公司及各部門、員工有保護(hù)檔案的義務(wù)。
第四條 檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)保管、分級(jí)查閱的原則，進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化管理。
第二章 檔案機(jī)構(gòu)及其職責(zé)
第五條 公司各部門指定專人負(fù)責(zé)檔案管理工作。
第六條 檔案工作由公司總經(jīng)理統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，辦公室負(fù)責(zé)接收，收集、整理、立卷、保管，同時(shí)監(jiān)督各部門、各下屬子公司、各參股公司、各合資合作公司的檔案工作。
第七條 辦公室應(yīng)逐步完善檔案制度，確保檔案安全和方便利用，采用科學(xué)手段，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。
第三章 檔案的管理
第八條 整理辦法：
1. 方法：以問題特征為主，立小卷，一事一卷。
2. 步驟：
A. 收集
文書檔案：當(dāng)年立前一年的卷，并預(yù)立當(dāng)年的卷。
企業(yè)科技檔案類：立竣工工程卷，未竣工工程資料整理成冊(cè)。
B. 整理 根據(jù)分類和成立時(shí)間整理。
C. 分類 根據(jù)下述分類方法分類。
D. 立卷 區(qū)分不同價(jià)值確定保管期限：永久、長(zhǎng)期、短期。
第九條 過程管理：
1. 屬于公司保管的檔案：公司及各下屬子公司的各部門的資料員做好平時(shí)文件的預(yù)立卷工作，并在事件結(jié)束后或在每季頭一個(gè)月的十日前將上季需歸檔的預(yù)立卷的文件整理成冊(cè)移交辦公室保管，任何人不得據(jù)為己有。
2. 屬部門保管的檔案：在每季頭一個(gè)月十日前匯編成冊(cè)上報(bào)辦公室，各分級(jí)保管者在每年的二月十日前將檔案總目錄、預(yù)立卷材料的目錄交辦公室。
第十條 監(jiān)督：辦公室根據(jù)各部門和各部門上報(bào)的檔案總目錄、預(yù)立卷材料的目錄，進(jìn)行定期或不定期的檢查，來監(jiān)督各部門及各部門檔案的管理工作。
第十一條 銷毀：須報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)，銷毀時(shí)應(yīng)有兩人以上負(fù)責(zé)監(jiān)銷，并在清單上簽字。
第十二條 公司檔案的分類及編號(hào)：指定資料員經(jīng)辦公室培訓(xùn)后，按有關(guān)檔案分類及編號(hào)要求操作。
第十三條 在業(yè)務(wù)中對(duì)外簽署的各種經(jīng)濟(jì)合同按《合同管理規(guī)定》處理。
第十四條 借閱：因公司需要借閱文檔的，應(yīng)填好檔案查閱單，員工不得隨意外帶有關(guān)公司重要的文件材料，確因工作需要外帶，需辦理檔案外借手續(xù)，經(jīng)辦公室核準(zhǔn)后，方可帶出，用畢即歸還。閱檔人對(duì)所借閱檔案必須妥善保管，不得私自復(fù)制、調(diào)換、涂改、污損、劃線等，更不能隨意亂放，以免遺失。
第十五條 分級(jí)查閱：具體的查閱分檔，公司擁有絕對(duì)的制定權(quán)。
第四章 檔案?jìng)浞葜贫?/p>
第十六條 公司所有有價(jià)值的文件、報(bào)表、業(yè)務(wù)記錄等必須備份。
第十七條 各部門應(yīng)盡量采用電腦管理和工作，便于業(yè)務(wù)資料的數(shù)字化處理和保存。對(duì)存入電腦的資料、檔案，按《計(jì)算機(jī)管理辦法》管理。
第十八條 備份盤與源盤應(yīng)分開存放，公司的備份盤應(yīng)在公司外保存。
第五章 處理?xiàng)l例
第十九條 有下列行為之一，據(jù)情節(jié)輕重，給予50~500元扣薪處理，若構(gòu)成犯罪依法追究刑事責(zé)任：
1. 毀損、丟失或擅自銷毀企業(yè)檔案;
2. 擅自向外界提供、抄摘企業(yè)檔案;
3. 涂改、偽造檔案;
4. 未及時(shí)上報(bào)歸檔或管理不善的檔案管理者;
5. 未按手續(xù)就借閱、外帶者或越級(jí)查閱者(檔案管理者同罰)。
第六章 責(zé)任
第二十一條 本制度適用于公司各子公司、各部門及各員工。
第二十二條 本制度監(jiān)督責(zé)任部門為公司辦公室，第一責(zé)任人為各部門指定的資料員;第二責(zé)任人為資料員所在部門的部門負(fù)責(zé)人。
企業(yè)檔案管理規(guī)定2
一、目的
為規(guī)范人事檔案管理工作，提高檔案管理水平，有效的保護(hù)和利用檔案使之科學(xué)化、規(guī)范化、制度化，在企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中充分發(fā)揮人事檔案的作用，更好地為公司各項(xiàng)工作服務(wù)，特制定本管理制度。
二、管理職責(zé)
人力資源部人事檔案管理職責(zé)：
1、 負(fù)責(zé)制訂、修改和完善人事檔案管理的相關(guān)工作管理制度與實(shí)施細(xì)則等規(guī)范;
2、 負(fù)責(zé)本制度在實(shí)施執(zhí)行的具體指導(dǎo)和監(jiān)督檢查;
3、 負(fù)責(zé)公司全體員工人事檔案管理工作;
三、人事檔案內(nèi)容
人事檔案是全面地反映員工情況的有關(guān)材料構(gòu)成，主要有如下幾類：
1、 履歷材料(包括個(gè)人的簡(jiǎn)歷資料);
2、 學(xué)歷和評(píng)聘專業(yè)技術(shù)職務(wù)材料;
3、 獎(jiǎng)勵(lì)及處分材料;
4、 培訓(xùn)記錄及外訓(xùn)協(xié)議材料;
5、 勞動(dòng)合同、保密協(xié)議、錄用、聘用、離職材料;
6、 身份證、畢業(yè)證復(fù)印件;
7、 照片一張;
8、 文件檔案資料移交明細(xì)表。
四、人事檔案編號(hào)
必須按照統(tǒng)一的編號(hào)(員工為：W×××××，職員為：M×××××)進(jìn)行編號(hào)，檔案按部門分類做標(biāo)記方便查找。
(由其他部門轉(zhuǎn)入的員工檔案，仍按照其原來的員工編號(hào)進(jìn)管理，并分類存檔管理。)
五、人事檔案的收集
1、 新進(jìn)人員的人事檔案必須于辦理入職手續(xù)三日之內(nèi)，將新進(jìn)員工的人事檔案收集、整理，
并交由人力資源部人事檔案保存管理的人員統(tǒng)一歸檔。
① 前臺(tái)文員：新員工報(bào)到后，收齊新入職員工的身份證件復(fù)印件、學(xué)歷證、學(xué)位證及其他
相關(guān)資質(zhì)證件、技術(shù)職稱相關(guān)證件、健康證復(fù)印件、一寸照片、填寫《員工入職登記表》后，統(tǒng)一裝訂，并在《員工入職登記表》下方寫上員工編號(hào)、員工姓名、入職日期、轉(zhuǎn)正日期，辦理完后將以下檔案交至招聘專員。
② 招聘專員：收到以上資料后，將《應(yīng)聘人員面試登記表》(必須要有初試、復(fù)試、錄用的審批人簽字及錄用時(shí)的薪資標(biāo)準(zhǔn)等意見簽署)及相關(guān)部門試題統(tǒng)一裝訂后存檔。
2、員工辦理轉(zhuǎn)正手續(xù)時(shí)
員工轉(zhuǎn)正手續(xù)完成后，人事專員必須將《人事異動(dòng)表》、《員工轉(zhuǎn)正考核表》收集后歸入該員工的人事檔案袋內(nèi)。
3、員工辦理異動(dòng)手續(xù)時(shí)
人力資源部門在完成員工異動(dòng)手續(xù)三個(gè)工作日內(nèi)，將員工異動(dòng)手續(xù)資料存入該員工檔案內(nèi)，具體資料有：
1)《人事異動(dòng)表》;
2)《文件檔案資料移交明細(xì)表》、《物品資產(chǎn)移交明細(xì)表》、《客戶資料移交明細(xì)表》《待辦工作(事宜)移交明細(xì)表》
4、員工辦理離職手續(xù)時(shí)
人事專員在辦完員工離職手續(xù)的三個(gè)工作日內(nèi)，將離職相關(guān)資料存入該員工的檔案并移出在職人員人事檔案，存入離職檔案內(nèi)。
六、人事檔案的借閱與移交
凡借用人事檔案，原則上到人力資源源查閱即可，特殊情況必須填寫《人事檔案借閱申請(qǐng)表》，由人力資源部經(jīng)理核實(shí)理由，方可借出，借出的檔案必須在一天內(nèi)歸還，如確因工作需要，可辦續(xù)借手續(xù)。
1、 借閱檔案的人員，對(duì)檔案應(yīng)妥善保管，不得遺失，嚴(yán)禁涂改、圈劃、抽取、撤換和污損
檔案資料;
2、 不得擅自復(fù)制(拍攝)檔案內(nèi)容，如因工作需要從檔案中取證，必須事先經(jīng)人力資源部
經(jīng)理審核同意;
3、 查、借閱者不得擅自泄露檔案內(nèi)容，違反者視情節(jié)輕重，予以懲處;
4、 人事檔案的移交分為人事檔案移交和人事檔案管理人員工作變動(dòng)移交兩種。
七、其他規(guī)定
1、 凡是公司工作人員(正工員工、試用員工和臨時(shí)員工)都必須建立檔案;
2、 人事檔案(電子檔)一年輸出兩次紙本，并于每年的6月30與12月30將檔案資料交
檔案室存檔;
3、 檔案管理人員應(yīng)具有良好的思相素養(yǎng)，在工作中須嚴(yán)格遵守保密制度;
4、 不得擅自處理或銷毀檔案資料，應(yīng)按公司檔案管理制度進(jìn)行檔案保管和檔案銷毀(離職
人事檔案保存五年，主管以上及特殊人員檔案資料長(zhǎng)期保留);
5、 人力資源部經(jīng)理定期或不定期對(duì)人事檔案管理工作進(jìn)行檢查與督導(dǎo)。
八、支持表格
《人事檔案借閱申請(qǐng)表》
九、相關(guān)表格
《應(yīng)聘人員面試登記表》
《員工入職登記表》
《人事異動(dòng)表》
《員工轉(zhuǎn)正考核表》
《文件檔案資料移交明細(xì)表》
《物品資產(chǎn)移交明細(xì)表》
《客戶資料移交明細(xì)表
其它：人力資源部對(duì)本規(guī)定擁有修訂權(quán)和最終解釋權(quán)。
人力資源部
20xx-3-7
企業(yè)檔案管理規(guī)定3
1.總則
1.1 公司人事檔案是指記錄和反映員工的經(jīng)歷和德才情況的檔案。它是對(duì)員工任免、調(diào)動(dòng)及管理分析的工具之一，也是人事考核的主要依據(jù)之一。為加強(qiáng)人事檔案的有效管理，特制定人事檔案管理制度。
1.2 人事檔案具有以下特性：真實(shí)性，這是員工個(gè)人經(jīng)歷和德才情況的真實(shí)記錄;保密性，它屆黨和國(guó)家的機(jī)密;可靠性，它必須具有完備的手續(xù);獨(dú)立性，它是以個(gè)人為立案單位。
1.3 公司人事檔案由黨委組織部門歸口統(tǒng)一管理。
2.人事檔案的歸檔范圍
2.1 組織人事部門應(yīng)當(dāng)歸檔的材料包括：
a 干部履歷表;
中層干部任免、聘任及解聘材料;
c 科技干部技術(shù)職稱確定呈報(bào)表;
d 大中專畢業(yè)生轉(zhuǎn)正定級(jí)表;
e 各類干部的鑒定材料;
f .出國(guó)人員審批表及出國(guó)人員鑒定表;
g 學(xué)歷證明;
h 干部退休、離休審批表;
i 干部違紀(jì)處分決定、批復(fù)等綜合材料，以及本人檢查、交待、申訴材料; j 取消或撤銷行政違紀(jì)處分決定、批復(fù)、平反決定材料及本人申訴材料; k 后備干部考核材料及登記表;
1 工程技術(shù)人員和業(yè)務(wù)管理人員獎(jiǎng)勵(lì)材料;
m 大中專畢業(yè)生、對(duì)調(diào)和單調(diào)干部以及轉(zhuǎn)業(yè)干部檔案;
發(fā)展新黨員有關(guān)材料，如入黨志愿書、入黨申請(qǐng)書及入黨政審材料和入黨轉(zhuǎn)正申請(qǐng);
o 中國(guó)共產(chǎn)黨黨員登記表;
公司以上先進(jìn)獎(jiǎng)勵(lì)材料;
q 中國(guó)共產(chǎn)黨黨員退黨的有關(guān)材料;
r 預(yù)備黨員延長(zhǎng)預(yù)備期及取消預(yù)備黨員資格材料;
中共黨員違紀(jì)處分決定，批復(fù)及處分的甄別材料及平反決定材料。
2.2 勞資部門應(yīng)歸檔的材料主要有：
a 員工登記表;
各種審批表：如勞動(dòng)合同制審批表、調(diào)整工資審批表、學(xué)徒工定級(jí)審批表、復(fù)職審批表及要害作業(yè)崗位審批表;
c 各類生產(chǎn)工人檔案;
d 工人行政違紀(jì)處分決定及本人檢查材料;
e 撤銷對(duì)工人行政違紀(jì)處分決定、平反材料及本人申訴材料;
f. 退職、退休人員提高待遇審批表;
g 開除廠籍及解除合同的有關(guān)材料。
2.3 保衛(wèi)部門應(yīng)歸檔的材料主要有：
a 各種刑事犯罪和政治犯罪的判決書;
刑事處分材料;
c 勞動(dòng)教養(yǎng)通知書及教養(yǎng)期滿釋放有關(guān)材料。
2.4 公司工會(huì)應(yīng)歸檔的材料主要有：
a 公司級(jí)以上先進(jìn)生產(chǎn)者(勞模)、先進(jìn)工作者(勞模)登記表及事跡材料; b 干部、工人死亡后組織上寫的悼詞;
c 干部、工人非正常死亡的調(diào)查材料及善后處理意見。
2.5 團(tuán)委應(yīng)歸檔的材料主要有：
a入團(tuán)志愿書、入團(tuán)申請(qǐng)書;
退團(tuán)申請(qǐng)書及退團(tuán)登記表;
c團(tuán)員及團(tuán)干部各種獎(jiǎng)勵(lì)材料;
d 團(tuán)員違紀(jì)處分材料及撤銷處分的決定;
e 團(tuán)員各種鑒定材料。
3 人事檔案的管理
3.1 人事檔案歸檔要求
3.1.1 歸檔的材料及名稱(或標(biāo)題)應(yīng)確切、清楚，并寫在材料醒目的位置。
3.1.2 歸檔的材料，應(yīng)鋼筆或毛筆書寫，字跡工整、清晰。
3.1.3 歸檔的材料或表格，一律用十六開紙書寫或印刷，如必須用大號(hào)開紙印刷，允許按16開折頁(yè)。
3.1.4 形成材料的部門要認(rèn)真填寫以下內(nèi)容：
a 形成材料的部門應(yīng)蓋公章;
單位負(fù)責(zé)人應(yīng)簽字;
c 個(gè)人形成的材料，形成材料人應(yīng)簽字;
d 填寫形成材料的年、月、日。
3.2 人事檔案的保管要求：
3.2.1 對(duì)存放檔案的庫(kù)房要求，主要有：
a 庫(kù)房清潔、適用和牢固;
有防盜及防火措施和工具;
c 既能防潮，又能防曬;
d 有防蟲及防鼠措施。
3.2.2. 按“企業(yè)檔案分類”規(guī)定，必須做到認(rèn)真鑒別，分類準(zhǔn)確編排有序，目錄清楚，裝訂整齊，達(dá)到檔案、卡片、人員、名冊(cè)四統(tǒng)一。
3.2.3 定期與不定期檢查案卷的擺放裝置，各項(xiàng)安全措施及庫(kù)房周圍的環(huán)境情況，若發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)采取措施加以解決。
3.2.4 經(jīng)常保持人事檔案與登記臺(tái)帳、案卷存放位置相一致，一旦發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)采取措施糾正。
3.2.5 每半年進(jìn)行一次抽查，每年進(jìn)行一次全面檢查。
4 人事檔案的借閱
4.1 凡因下列需要借閱人事檔案，必須辦理借閱手續(xù)：
a 調(diào)資;b 提級(jí)考核;c 調(diào)動(dòng)工作;d 任免事項(xiàng);e 政審;f 組織處理;g入黨;h 出國(guó);I 離、退休等。
4.2 查閱人事檔案的手續(xù)
4.2.1 只能由查閱單位的黨組織指派黨員到檔案室查閱，一般不外借;必須外借時(shí)，需經(jīng)有關(guān)組織部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，但不得中途轉(zhuǎn)借。外借檔案必須在十五天內(nèi)歸還。
4.2.2 查閱人事檔案人員，對(duì)檔案應(yīng)嚴(yán)加保密，不得向無關(guān)人員泄密。
4.2.3 查閱人事檔案時(shí)，不準(zhǔn)在材料上圈劃、折疊、涂改、污損、撤換、拆毀、拍照、復(fù)印。
4.2.4 閱檔時(shí)必須抄錄有關(guān)材料，需經(jīng)檔案室主管人員同意。
4.2.5 組織、人事、紀(jì)委、保衛(wèi)等部門查閱檔案時(shí)，須經(jīng)本部門主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
4.2.6 單位(部門)或個(gè)人需要由人事檔案部門出具證明材料時(shí)，需履行以下手續(xù)：
4.2.6.1 由有關(guān)單位(部門)開具介紹信，說明要求出具證明材料的理由、并加蓋公章。
4.2.6.2黨委組織部門按照有關(guān)規(guī)定，結(jié)合利用者的要求，提供證明材料。
4.2.6.3證明材料由黨委組織部門主管領(lǐng)導(dǎo)審閱，加蓋公章，然后登記、發(fā)出。
5 人事檔案的轉(zhuǎn)遞
5.1 人事檔案轉(zhuǎn)入或轉(zhuǎn)出，人事檔案部門要審批手續(xù)完備，登記清楚，責(zé)任明確。
5.2 凡員工調(diào)動(dòng)工作，做到人事檔案隨人走，避免人事檔案與人的工作單位不一致。
5.3 凡調(diào)往外省、市的工人、干部，其本人檔案內(nèi)黨委組織部門負(fù)責(zé)郵遞。
5.4 人事檔案轉(zhuǎn)遞方式
5.4.1 外省、市人事檔案，以機(jī)密件掛號(hào)郵寄，嚴(yán)密包裝。嚴(yán)禁本人攜帶或以平信郵寄。
5.4.2 市內(nèi)人事檔案，由對(duì)方單位派人持介紹信提取，一般不應(yīng)郵寄，不得本人攜帶
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