文秘的基礎常識一覽

時間：2022-07-18 17:20:08 倩儀0由分享

文秘要塑造較好的文秘形象，照章做事，具有明確的配角意識。文秘的基礎常識有哪些呢?下面是小編給大家帶來的文秘的基礎常識一覽，希望能夠幫到你喲!

文秘的基礎常識

一、行政文秘是做什么的

行政文秘(或稱行政文員、行政助理)幾乎存在于每一家企業機構，大到機關、企事業單位，小到可能只有十余人的私企，它是一個企事業單位不可或缺的組成部分。很多應屆畢業生剛開始從事的都是這類工作。行政文秘是一個看似簡單，實則很考驗人的工作，因為它的工作非常多元化，要求應聘者是個多面手，簡單的說，做這個工作要求人會 “三辦”(辦文、辦會、辦事) ，具體而言包括以下幾點：

· 公文處理

· 接待來訪

· 檔案管理

· 組織會議

· 上傳下達

有人說行政文秘是“打雜的”，可以這么理解，因為他們要做的工作非常瑣碎。外面來個人，要去接待;公司招聘，要組織;人員請假，要統計;公司開會，得準備場地;月底了，還要負責發工資…… 除了這些雜事之外，你可能還要打印復印、采買辦公用品、甚至打掃衛生，當然，比較重要的一點是行政文秘要有一定的寫作能力，因為公文、領導的演講稿等等都是行政文秘的分內之事。

能寫、能跑，能說、能做，也許是對行政文秘的最好概括。

二、行政文秘簡歷要展示什么能力

在閱讀簡歷時，應聘行政文秘類工作招聘者主要關注以下幾種能力：

· 基本能力：事務處理能力，溝通協調能力、整理分析能力，團隊合作能力等

· 專業能力：掌握公務文書相關知識(寫作、傳達、歸檔等)，熟練使用office辦公軟件

· 專業學歷方面：大多要求大專以上，部分需中文、文秘、行政、管理等相關專業

· 性格方面：細致認真、有親和力、踏實穩重

· 其他方面：英語流利，形象氣質佳等

具體到簡歷，需要展示的內容主要包括以下幾個方面

· 行政文秘實習經歷

· 其他實習經歷

· 校園活動和社會實踐

· 學習背景和培訓經歷

· 其他信息(語言技能、計算機技能、簡歷照、愛好特長等)

三、相關實習經歷最受關注

實習中這些經歷特別看重：

· 處理日常事務

· 語言/翻譯

· 數據處理

· 寫report

具體到每一點，我們以標準簡歷模板為例分析。

如上，處理日常事務，體現在各個方面，行政文秘實習，無非是在做各種雜事，切忌一筆帶過，而是要多用動詞和名詞，把雜事的具體內容一點一點寫出來。

想讓招聘者了解你熟練掌握Office辦公軟件?相比在簡歷末尾這樣寫：

像小堂這樣寫招聘者可以更清晰地了解你的辦公軟件水平

同樣，想要證明你的語言/翻譯能力，簡歷中的具體事項可能更有說服力哦：

四、寫好專業相關經歷，給“行政文秘”加分

行政文秘，是個對專業限制并不十分嚴格的工作，因此，不是所有想做行政文秘的人都會有行政文秘的相關實習經歷，非相關專業的應屆畢業生，怎樣才能讓自己的簡歷毫不示弱于相關專業學生呢?不同專業類型的學生應該怎樣寫自己的實習經歷呢?

喬布小編在這里主要分兩個方向來分析，寫好其他實習經歷，一樣可以為你的簡歷加分。

理工科學生的專業實習

作為一名理工生，本科期間跟行政文秘工作相關的經歷可能不是很多，除了利用校園活動外，想要應聘專業相關公司的行政文秘，可以強調自己在專業實習中的突出表現，體現行業的專業背景，順便挖掘軟實力。理工生應聘文秘時，一般考慮的都是相關專業企業的文秘工作，此時，可以適當展示自己對于該專業領域知識的了解，具體可用一些技術實習、項目經歷、參賽，甚至課程、成績等。從小堂的經歷可以看出，他的實習都是針對本專業的，這樣在他應聘相關專業的行政文秘的時候可以顯示他的專業背景。畫紅線的部分都是一些事物具體操作的事例，不要小看實習中瑣碎的雜事，這些都可以向招聘者展示你的日常事務處理能力。

五、校園活動和實踐經歷

之前我們說過，行政文秘工作是個對能力有諸多要求但卻比較辛苦的工作，對于實習經歷不是十分豐富的應屆畢業生來說，校園活動這一塊十分重要，因為各類校園活動中的那些“雜事”正和行政文秘工作相似。

在眾多校園活動和社會實踐經歷中經歷中，想要應聘行政文秘工作的應屆畢業生該展示哪些呢?總結如下：

首先是活動類型，大致分為以下五種：

1. 班團干部：這是能夠體現領導能力、溝通能力的經歷。

2. 學生助理：工作都是一些行政事務類工作，加分點。

3. 社團活動：所有的社團活動都不是毫無意義的，起碼展現了你的交往能力。

4. 大型活動： (辯論、演講、主持等)這些活動可以突出性格、口才等。

5. 社會實踐活動(志愿者等等)：社會實踐活動也是證明自己處事能力的一種手段。

各種能力可以通過不同經歷展示：

· 事務處理能力：助管、助教、學生助理、班團干部、社團組織者

· 公文寫作能力：校園媒體執筆、參加征文比賽、社團會議記錄者

· 溝通交往能力：班團干部、社團活動成員、志愿者活動、家教

· 語言表達能力：主持人、演講比賽、辯論隊

· 組織領導能力：班團干部、社團上層、活動組織者

· 人事工作能力：社團招新工作、社團人員管理

六、相關學習/培訓經歷

沒有相關工作經驗?對于應屆畢業生來講，大量工作經驗畢竟不太現實，但是，作為學生，通過各類學習培訓提高自己，讓招聘者了解到你具有相關知識的培訓，一定會給你的簡歷加分。在行政文秘簡歷中，可以寫出的培訓主要包括以下幾種：

· 公務文書培訓(寫作能力)

· 秘書培訓(各項專業能力)

· 行政工作培訓(專業能力)

· 人力資源培訓(管理能力)

· 會計培訓(財務能力)

· 商務禮儀培訓

· 計算機技術培訓

七、教育背景

1、院校專業

根據招聘信息分析，行政文秘一般要求大專以上學歷，專業限制不多，以中文、文秘、行政、管理等專業畢業生為佳，若應聘者為上述專業，應將學歷背景放在簡歷前面。如果不是以上專業，應根據招聘信息分類考慮情況，比如一個化工專業的人去應聘化工公司，此時可以把學歷背景放在前面;如果應聘的公司和自己的專業并不相關，則應考慮將專業背景放在比較靠后的位置。

2、其他內容(主修課程、獎學金等)

對于各種經歷都不是特別豐富的應屆畢業生，如果成績優秀，除了學歷專業，還有一些其他的教育信息可以寫入簡歷中，如，學習過與文秘工作相關課程的，比如公務文書寫作、商務禮儀課程等等。另外，特高績點、各類獎學金、優秀畢業生等也是有一定加分作用的東西。

八、招聘方還需要看到的其他信息

1、語言能力

一般來說，行政文秘要求講話流利明白，因此，普通話應該清晰標準。另外，由于要跟人打交道，方言區工作的人，最好掌握當地方言，這部分可在簡歷語言相關部分寫出。比如：粵語日常交流無障礙。如果有一定的外語水平，可適當書寫。翻譯工作、外語證書、掌握方言等都可以展示應聘者的語言能力。

2、計算機及辦公設備使用能力

對于一名行政文秘人員， Office辦公軟件是其必須掌握的軟件，且應達到精通的程度，因為寫公文要用到word，整理檔案要用到excel、會議展示要用到PPT。除此之外，photoshop、會聲會影等圖像視頻處理軟件也可以寫出來。

另外，對于辦公設備(打印機、復印機、傳真、掃描儀)都要熟練使用，具體可以寫到實習經歷中。

3、形象(簡歷照)

由于文秘大多要與人打交道，對外接待、出席會議等工作時更是直接代表公司的形象，因此對外貌有一定要求。文秘招聘信息中，一般有關于形象的要求，但這種要求并不是所謂國色天香、玉樹臨風，而是端莊、整潔、大方。因此，一張簡歷照也成為行政文秘簡歷中不可或缺的部分。

4、特長愛好

古話說“人無癖，不可與交”，經常要與人打交道的行政文秘，有一些特長愛好，除了可以增加和人交流的機會外，還能在一些關鍵的活動上派上用場。攝影這種百搭的寫上去很好，登山、游泳等運動類的很不錯，唱歌、跳舞等才藝類，也會給你的簡歷加分的。另外，如果你會駕駛的話，一定要寫在簡歷上，因為行政文秘工作有時需要駕駛。

生活秘書工作職責

1、協助院領導抓好教學辦公用品的供應與發放工作,監督辦公費用的使用情況。

2、協助院領導、班主任抓好勞動衛生工作。

3、負責院辦公室必須設施如教室、辦公室門窗、桌、椅、照明設施、黑板等的維修和電話管理工作。為保證正常的`教學秩序作好物質保證。

4、負責全院教職工的考勤與學生考勤的匯總工作。

5、協助院工會作好全院教職工的福利工作。

6、協助院長用好院基金的使用管理工作,所有經費的支付與回收工作。

7、作好教職工的生活服務工作如準備好開水、洗手水、內務整理等。

8、作好院資料室的收發與報刊雜志的征訂工作。

9、完成院安排的臨時性工作。

文秘優秀簡歷

個人信息

性別:女

民族:漢政治面目:團員

學歷(學位):大專專業:公關文秘

教育背景

畢業院校:__大學中文系

所學課程:秘書學、文秘寫作、公關實務、談判學、人際心理學、公共關系、公關語言、應用寫作、政治經濟學、哲學、外國文化史、檔案管理學、中國文化史等。

聯系電話：

工作經歷

20__年__月——20__年__月__公司

前臺接待在此期間工作認真負責,深受領導和同事的好評

20__年__月至今__公司

辦公室秘書

負責文檔管理工作/文書寫作、文件打印等/機票、酒店預訂及其他外聯工作/協助負責人進行重要日程安排/協調同其他各部門的關系,做好溝通工作/收發來往信件,定購辦公用品及其他辦公事務

個人簡介

多年的行政工作,使我深深體會到秘書工作的重要性,更喜愛上了這個工作。這是一個需要更多責任心和細心去完成的工作。我使用五筆字型的中文錄入速度每分鐘100字以上;英語的聽、說、讀、寫能力達到四級水平(目前正在進修行政管理本科學歷);較擅于進行社交活動,更有組織各種文藝活動的經驗;能夠熟練的運用Microsoft Office(如:Word、Excel、Exchange、PhotoEditer、Powerpoint、Frontpage、Ulead Iphoto Express等)的各種功能進行高效的辦公室日常工作。本人工作認真、負責一絲不茍、且具有很強的責任心和進取心。

業余愛好

愛好廣泛,是公司的文藝骨干,性格踏實肯干,工作認真,責任心極強。

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