現代文秘應該具備的基本素質和能力
現代文秘應該具備的基本素質和能力
良好的基本素質是秘書人員在知識經濟時代得以立足的一個重要條件，而個人的職業能力，則直接影響到工作的質量和效率。下面是學習啦小編給大家搜集整理的現代文秘應該具備的基本素質和能力文章內容。
現代文秘應該具備的基本素質
職業道德是秘書人員從業立業之根本。秘書相對其他職業而言，最接近決策層，領導層，甚至直接參與其中，知密多、知密早、知密深，如果一旦道德淪喪，造成的損失無法估量。因此，秘書人員的職業道德修養尤其重要。秘書的職業道德，體現在“忠、信、勤、廉、儉”五個方面。
(一)忠于職守。作為文秘人員，要忠誠于職守、忠誠于集體。現實生活中有這樣的情況，有的同志僅僅對某個人忠心，處處偏重某個人，甚至無視組織原則和組織紀律，而搞得領導之間不團結。不可否認，由于工作接觸多、興趣相投、性格相近等原因，一個秘書人員同哪位領導聯系緊一點，感情深一點，這很正常。但是在實施服務時，都要盡心盡力;在原則問題上，都要一視同仁;在協調工作中，都要按規矩和程序辦事。只有這樣，才不會引起領導的不滿，造成領導之間的隔閡，才不會出現所謂的“排錯隊”、“跟錯人”，領導和組織就會誠心待你、放心用你。
(二)恪守信用。秘書人員作為決策者和執行者間的橋梁，負責綜合協調，擔負著上傳下達和在領導之間傳遞工作意見的重要使命。因此，在傳達指示、傳遞意見、反映情況都要重事實，做到準確無誤。否則就可能影響工作的展開，甚至導致重大決策的失誤。秘書人員要嚴格遵守諾言，一經允諾的事情就要盡力辦到，遇到曲折變化，要事先說明原因，使人信服。嚴守機密。秘書人員一個顯著的特點，是掌握的機密較多，因此，要求秘書人員必須具備嚴守機密的職業道德，自覺加強保密觀念。做到不該看的不看，不該打聽的不打聽，不該問的不問。在一般場合避免談論關于工作上的事情。
(三)業精于勤。眼勤、手勤、腳勤、腦勤。眼勤，就是善于觀察，善于發現，由此及彼、由表及里，及時掌握事情真實動態，分析利弊，去偽存真，為領導決策提供真實有利的依據;手勤，就是要多動手，多做事，會做事，善成事，以一絲不茍、心細如發的工作態度，主動拾遺補缺，做到不誤事、不出事、不亂事，進而成大事;腳勤，就是要多深入基層，搞調查研究，抓督查落實，了解實情，反映實際，掌握第一手資料，為領導決策提供真實可靠、實事求是的依據;腦勤，就是要勤于思考，善于思索，錘煉思維，想領導之所想，想領導之未想，為領導決策服好務、參好謀、成好事。
(四)廉潔奉公。不假借領導名義以權謀私遵紀守法、廉潔奉公，是秘書人員職業活動能夠正常進行的重要保證。廉潔奉公是高尚道德情操在職業活動中的重要體現，是秘書人員應有的思想道德品質和行為準則。它要求秘書人員在職業活動中要堅持原則，不利用職務之便假借領導名義以權謀取私利，不搞你給我一點“好處”，我回報你一點“實惠”的所謂“等價交換”。要以整體利益為重，自覺奉獻，不為名利所動，以自己的實際行動抵制和反對不正之風。
(五)儉以養德。秘書要耐得住寂寞，安得退屈，不慕榮華，寵辱不驚。古人常說，良田千頃，一日三餐，廣廈萬間，微驅八尺。做秘書不能貪得無厭，更不能夜夜笙歌，花天酒地。要靜以修身，儉以養德，把事業看得重一些，把名利看得淡一些，把個人得失看得輕一些。人無千日好，花無百日紅，陰晴圓缺，潮漲潮落，秘書無論順逆都應保持一顆平常之心，不以物喜，不以己悲，固守住做人的底線，千萬不能為追名逐利或一念之差而越出藩籬。
現代文秘應具備的基本職業能力素養
良好的職業道德是秘書人員在知識經濟時代得以立足的一個重要條件，而個人的職業能力，則直接影響到工作的質量和效率。可以說，能力是新時代秘書人員邁向成功的保證。
(一)深厚的文字功底。秘書人員工作中的一個重要任務，就是從事大量的文字工作，幾乎天天都要修改或草擬文稿。因此，秘書人員必須具備扎實的文字功底，不僅要精通語法、修辭和邏輯知識，還要掌握一定的寫作規律。寫作是一種綜合能力的表現，要做到內容與形式的統一，既要有好的表現形式，又要有充實的內容，并不是一件輕而易舉的事。這就要求秘書人員加強寫作實踐，熟練掌握各類公文的特點、寫作要求和語言表達技巧，隨時注意積累資料，不斷提高寫作水平。要注意文風的改革，培養洗煉的文字表達能力。
(二)熟練的操作能力。隨著科技發展和網絡技術的應用，秘書的傳統工作方式有了根本性的轉變，如，信息搜集、整理、傳遞、處理的速度及有效性得到了極大的提高;計算機、掃描儀、復印機、投影儀、電視會議系統、圖像編輯軟件、公司局域網等數字化、智能化、信息化的辦公軟件和硬件的運用，不僅提高了秘書人員的辦事效率，也增強了秘書人員事務處理的準確性，同時對秘書人員的辦公自動化操作能力也提出了更高的要求，即需要秘書人員掌握最新的辦公室技術操作系統，為日常工作的處理提供便利化的技術操作服務。
(三)較強的組織能力。現代的秘書人員，既不是那種整天伏案看文件、寫文章的純“文牘性”人才，也不是那種只會“捆捆扎扎、收收發發”的簡單勞動者，而是具有一定的組織和管理能力的人才。根據職責的要求，秘書人員經常要按照領導的意圖組織各類活動，如果缺乏一些現代的、科學的組織管理能力，就無法把工作搞好。對此，秘書人員一方面要通曉辦事的渠道，提高辦事的效能，平時多接觸一些具體事物，處處留意他人和自己的上級是如何處理問題的，不斷增加自己的閱歷和經驗。另一方面要用系統的觀點，統籌安排工作。
(四)良好的溝通能力。秘書的工作比較復雜，要相當好秘書這個角色，就要學會處理方方面面的關系，分析某項工作的相關因素，解決和處理其相關方面的事項，以達到溝通協調目的。在各職能部門之間，通過秘書的協調，明確職責、合理分工、相互配合。溝通協調中經常會出現被協調者各方在認識和觀點上的分歧，有時可能會相當大。溝通協調者應采取求同存異，在分歧中找共同點，提出雙方能接受的方案，促使溝通協調成功。有效的溝通不僅能使工作環境變得輕松愉快，在開展各項工作時，更加游刃有余，還會使一個企業的效益在無形中得到進一步提高。
(五)敏捷的應變能力。秘書的一個主要職責就是為上司提供事務性的服務，減少外界一般性事物對上司的干擾，這需要秘書的隨機應變。在一些正式或非正式場合中，秘書是上司的代表和發言人，這要求秘書默契的配合上司，幫上司打圓場，為領導樹立良好的形象和營造豐富有價值的人脈關系。在面對一些緊急情況時，有良好的應變能力并能在短時間內作出處理方案，這也是秘書要具備的非常重要的能力之一。
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