秘書人員應具備的交談禮儀修養
秘書人員應具備的交談禮儀修養
秘書人員具備交談禮儀修養能夠優化個人形象。下面是學習啦小編給大家搜集整理的秘書人員應具備的交談禮儀修養文章內容。希望可以幫助到大家!
秘書人員應具備的交談禮儀修養
(一)交談的態度
交談的態度要真誠。美國總統林肯曾說過：“真誠是我待人的美學原則。”說話要有誠意。不論多么美妙的話語，如果缺乏了誠意，也不過是花言巧語而已。巴金說過：“文學的最高的技巧是無技巧。”巴金并非反對技巧，而是想強調，比起所謂技巧，真情實感更為重要。說話也是一樣。我們曾看到許多“訥于言而敏于行”的君子，雖然話不多，但他君子的品行，一句兩句話就讓人信服和佩服了。所以無論你的口才如何，首先要真誠、要有誠意是非常重要的，這也是任何禮儀實施的首要的基本要求。
(二)交談的語言
對于紛繁復雜的眾多的地方方言系統，我們為了更好地溝通和交流，提出了一種規范化的語言，即普通話，所以秘書人員要想能與人更好地溝通交流，就必須具備較好的普通話水平。
(三)交談的聲音
對于交談的聲音，可從音量、語速和語調三個方面來闡述。
1、音量
秘書特別要注意控制自己的音量。在國際禮儀中，以說話聲音適度為有修養。所謂的適度，就是以能讓交談對象聽清而不影響其他的人為準。聲調略低，是職業的需要，有利于建立良好的職業形象。
2、語速
交談中陳述意見要盡量做到平穩中速。為了表達的需要，在特定的場合下，也可以通過改變語速來引起對方的注意，加強表達的效果。比如說語速的變慢，以引起注意。不論何種語速都要以對方能夠聽清為主，這也是對對方的尊重。
3、語調
秘書人員要根據不同的交際對象、交際場合，恰當地運用不同的語氣語調進行交談。如面對上司、長者時，語氣要平和、謙恭，給對方以敬重感;面對同事、客人時，語氣要和緩、有禮;面對下屬時，語氣要親切、隨和。
(四)交談的表情
社交中最豐富多彩、最引人注目的體態語言就是面部表情。人們心中的感受往往首先借助面部表情向外擴張。而在禮儀學中的表情禮儀是指人們對目光和笑容兩方面的禮儀規范。
微笑是社交場合中最富吸引力、最令人愉悅、也最有價值的面部表情。而目光禮儀根據目光注視的范圍劃分為公務注視區(額中至雙眼部的區域)、社交注視區(雙眼至下頜的區域)、親密注視區(雙眼至前胸的區域)三個區域，其中公務注視適于公務活動中的秘書向上司匯報工作、與客戶談判、以及與同事討論問題等正式、莊重的場合;社交注視適用于各種社交場合，這種目光親切友好，有利于營造輕松和彬彬有禮的社交氣氛;親密注視區是具有親密關系的人在交談時采用的注視區。
當然，不論是采用哪種注視區，都應注意既注視對方，又不能盯著人家不放，使對方緊張。有時不妨把目光轉移一下，看看眼前的物件，如文件、桌上的水杯等，也可隨談話的內容而轉移、變化，或點頭、或搖頭，表情自然過渡，這樣就較為輕松自在。
如果以上四種基本要求可以歸為談話者所應具備的形式要求的話，那么，下面我們就談話內容的本身提出一個基本要求，即：
(五)交談的用語
要用禮貌用語。尤其秘書人員需要更有意識地多使用禮貌用語，而且要時時注意去運用。這里舉一個例子。一個剛工作的秘書奉命接待一個公司客戶。客戶來到公司大樓，秘書看見了，走上前就說;“陳先生，我們經理叫你上去。”(設想一下如果你是那位陳先生，聽到這句話會有何感想?)所以這位陳先生一聽，心想：我又不是你下屬，憑什么你叫我上去我就上去。一氣之下就說：“你們要想做生意，讓你們經理去找我，要不想做就不必去了。”于是就以這樣的局面收場。試想如果那位秘書當時說的是“請”字，就不會出這樣的尷尬了，所以要注重禮貌用語的時時運用，秘書人員要以此作為一種職業養成。
秘書人員交談時應具備的技巧
秘書人員在具備上述的交談的基本要求基礎之上，為了更好地遵循交談禮儀，還應掌握一定的交談技巧，下述就從五個方面來闡述。
(一)選擇話題力求投機
交談是一種有來有往的雙邊或多邊的言語和情感的交流活動。其中話題的選擇，不僅僅是技巧問題、禮儀問題，有時甚至可以成為政治問題，以致造成外交方面的糾紛，所以務必要小心。因此，交談前選擇話題是首先必須把握的。話題的選擇分為有既定的主題和無既定的主題兩種情況。
1、有既定的主題
有既定的主題，即有事務交往雙方事先約定的主題。此時，談話內容事先要
有準備，如信息的收集、思路的整理，這樣才能提高效率。正式見面時應開門見山地向對方說明來意或交談的目的，或是寒暄幾句后就較快地進入正題。
2、無既定的主題
此時就需要尋找適合的談話內容，這可從以下幾個方面來選擇。
(1)應注意選擇的話題要取得與對象的共同感
從內容上來看，選擇交談話題最好的辦法是就地取材，即按照當時所處的環境覓取話題。例如出于社交的需要，秘書代替領導拜訪、看望他人時，就被拜訪者、被看望者所處的環境中的某樣物品，或稱贊它，常常是最穩當、最得體的開場白，由此可引出某方面的話題來。
(2)要談論對象感興趣的、熟悉的話題
交談時可向對方了解一些他熟悉的、感興趣的問題，讓對方談他最熟悉、最感興趣的事情，表明你已機智地吸引了對方交談的興趣，話語才會綿綿不絕。
(3)要談論對象擅長的主題
如和律師交談的時候，可以談談法律方面的話題;在和從事某專業的人士交談時，可以談此專業的問題。
此外，可以有一些公共的話題。比如當前發生的社會事件、熱點問題、最近熱播的影視劇、體育賽事、流行時尚等。
此外，秘書人員與人進行事務交往時，雙方一般都是因公而談，所以有關個人隱私的內容，如年齡、收入、婚戀、健康、個人經歷、宗教信仰等，如果不是對方主動提出來或是工作需要必須了解的內容，就不要談論。另外如非議他人、趣味低級的話題、政治話題等，也是應該避開的。
秘書人員應具備的交談禮儀修養相關文章：
3.秘書的禮儀修養