商務書信禮儀(2)
3.轉發很多笑話，以及大眾類、宣傳類的信息。
4.用郵件表達你的建議。因為對方看不到你的語氣和肢體語言，所以容易產生誤會。
5.跑題。寧可寄兩三封簡短的郵件，也不要來一封長篇大論。
【回信原則】
發信后，給對方2~3天回信的機會。這里列出一些回信的原則：
1.要全部讀完郵件后再回;避免情緒激動的時候回信。
2.回復群發郵件時，避免發給無關的人。
3.寫清楚主題，并標注緊急程度。緊急程度可以有很多種：FYI――不太重要，Urgent――急件。
4.內容方面有時要避免太簡單，因為對方讀時會容易誤解成你有不耐煩的態度。
5.是否必須以郵件回復：如果對方的內容中帶有情緒，最好面對面回應。
6.最好24小時內回應，如果你很忙，最好先跟對方發個簡單的郵件表明你已收到了，可是需要多一點時間來準備或處理，并且告訴對方一個時間讓他有適當的期待。
7.如果你出去度假，在自動回復中最好列有其他人的聯系方式。
8.如果收到群發、需要大家討論某一問題的郵件，最好讀完所有的郵件內容之后再回復，避免重復。
【注意事項】
最后在發郵件的時候，注意避免以下問題，以免給對方帶來不便：
1.過長的簽名檔。
2.發無關的信件。
3.轉發詛咒連鎖短信。
4.忘記附件。
5.帶病毒的郵件。
6.忘記察看自己的信箱容量是否已滿。
7.收件人的姓名拼錯。
8.個人化的信件(群發的笑話、轉載大容量的PPT勵志故事等的個人化信件最好發到私人信箱里)。
無論是正式的商業信件還是電子郵件，都是自己與其他人溝通的工具，所以要盡量保持尊敬對方的態度。如果在寫信件和回郵件的過程中，始終保持這種態度，就會避免很多問題。
商務電子郵件禮儀
電子郵件，又稱電子函件或電子信函。它是利用電子計算機所組成的互聯網絡，向交往對象所發出的一種電子信件。使用電子郵件進行對外聯絡，不僅安全保密，節省時間，不受篇幅的限制，清晰度極高，而且還可以大大地降低通訊費用。
商界人士在使用電子郵件對外進行聯絡時，應當遵守的禮儀規范主要包括以下四個方面。
第一，電子郵件應當認真撰寫。向他人發送的電子郵件，一定要精心構思，認真撰寫。若是隨想隨寫，是既不尊重對方，也不尊重自己的。在撰寫電子郵件時，下更三點尤其必須注意。
一是主題要明確。一個電子郵件，大都只有一個主題，并且往往需要在前注明。若是將其歸納得當，收件人見到它便對整個電子郵件一目了然了。
二是語言要流暢。電子郵件要便于閱讀，就要以語言流暢為要。盡量別寫生僻字、異體字。引用數據、資料時，則最好標明出處，以便收件人核對。
三是內容要簡潔。網上的時間極為寶貴，所以電子郵件的內容應當簡明扼要，愈短愈好。
第二，電子郵件應當避免濫用。在信息社會中，任何人的時間都是無比珍貴的。對商界人士來講，這一點就顯得更加重要了。所以有人才會說：“在商務交往中要尊重一個人，首先就要懂得替他節省時間。”
有鑒于此，若無必要，輕易不要向他人亂發電子郵件。尤其是不要以之與他人談天說地，或是只為了檢驗一下自己的電子郵件能否成功地發出，更不宜隨意以這種方式在網上“征友”。
目前，有不少網民時常會因為自己的電子信箱中堆滿了無數的無聊的電子郵件，甚至是陌生人的電子郵件而煩心不堪。對其進行處理，不僅會浪費自己的時間和精力，而且還有可能會耽擱自己的正事。
不過一般而言，收到他人的重要電子郵件后，即刻回復對方一下，往往還是必不可少的。
第三，電子郵件應當注意編碼。編碼的問題是，是每一位電子郵件的使用者均應予以注意的大事。由于中文文字自身的特點加上一些其他的原因，我國的內地、臺灣省、港澳地區，以及世界上其他國家里的華人，目前使用著互不相同的中文編碼系統。因此，當一位商界人士使用中國內地的編碼系統向生活在除中國內地之外的其他一切國家和地區里的中國人發出電子郵件時，由于雙方所采用的中文編碼系統有所不同，對方便很有可能只會收到一封由亂字符所組成的天書。
因此，商界人士在使用中文向除了中國內地之外的其他國家和地區的華人發出電子郵件時，必須同時用英文注明自己所使用的中文編碼系統，以保證對方可以收到自己的郵件。
第四，電子郵件應當慎選功能?，F在市場上所提供的先進的電子郵件軟件，可有多種字體備用，甚至還有各種信紙可供使用者選擇。這固然可以強化電子郵件的個人特色，但是此類功能商界人士是必須慎用的。
這主要是因為，一方面，對電子郵件修飾過多，難免會使其容量增大，收發時間增長，既浪費時間又浪費金錢，而且往往會給人以華而不實之感。另外一方面，電子郵件的收件人所擁有的軟件不一定能夠支持上述功能。這樣一來，他所收到的那個電子郵件就很有可能會大大地背離了發件人的初衷，因而使之前功盡棄。
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