秘書工作中的接待禮儀知識要點(2)
秘書工作中的接待禮儀知識要點
(四)交換名片
1、名片的內容
名片分公務名片和社交名片
(1) 公務名片
公務名片的主要內容主要包括所在單位和部門、姓名、職務或職稱、地址、電話等聯絡方式。名片上數字不宜太多，名字在名片中應該是最大的幾個字，頭銜不應太多。名片顏色最好為白色，顯樸素、大方。
公務名片上一般不印私人電話號碼。若不介意私人時間被打擾則可以印。若他人名片上沒有私人電話號碼，則不必問對方。
(2) 社交名片
社交名片用于社交場合。隨身攜帶的名片應放在名片盒或名片夾，不要直接放在衣袋或錢包里，這樣既不利于保存，也是對自己的不尊重。女性可把名片放在手提包里，男性可放在西服上衣內側口袋里或公文包內。
2、交換名片禮儀
(1)遞名片時機
初次見面的人在做完自我介紹或被他人介紹后，便可遞交名片。告辭是遞交名片也是常見。在談話時如果提及公司地址、聯系方式等內容也可遞交名片。
(3) 遞名片禮儀
一般來說，應是來訪者、男性、身份低者先向被來訪者、女性、身份高者遞名片，后者應在接到名片是回贈對方自己定的名片。遞交名片時應站起來(在餐桌上就免了)，以齊胸的高度遞上。雙手拿著名片上方，讓名片上的字體正面朝向對方，以便對方接過后就能馬上看清楚。如果對方也同時拿出名片，來訪者、男性、身份低者應使自己的名片低于對方的名片，以示尊敬。如果對方不止一人，應按職位從高到低或按位置從近到遠遞上。
(4) 接名片禮儀
當別人站起來遞名片時，你應該馬上站起來雙手接過。接收對方名片后，不可立馬放進口袋，而應看清楚對方姓名、身份。如果對方的名字中某個字認不準的話，應恭維地向對方請教。拜讀完后要鄭重的把它放在桌上，注意不要把文件壓在上面。如果在會談，可把名片按對方座次擺在自己面前，便于名片與人對號，加深印象。如遇到自己名片正好用完，無法回贈對方時，可說明原因，表歉意，并手寫姓名、地址、聯絡方式送給對方。
3、名片保存與整理
事后把名片名片盒或名片夾，按一定次序把名片歸檔。
秘書工作中的接待禮儀知識要點：日常接待要領
(一) 迎接、招待客人
接待客人要注意以下幾點。
1、客人要找的負責人不在時
要明確告訴對方負責人到何處去了，以及何時回本單位。請客人留下電話、地址，明確是由客人再次來單位，還是我方負 責人到對方單位去。
2、客人到來時
我方負責人由于種種原因不能馬上接見，要向客人說明等待理由與等待時間，若客人愿意等待，應該向客人提供飲料、雜志，如果可能， 應該時常為客人換飲料。
3、接待人員帶領客人到達目的地，應該有正確的引導方法和引導姿勢。
(1)在走廊的引導方法。
接待人員在客人二三步之前，配合步調，讓客人走在內側。
(2)在樓梯的引導方法。
當引導客人上樓時，應該讓客人走在前面，接待人員走在后面，若是下樓時，應該由接待人員走在前面，客人在后面，上下樓梯時， 接待人員應該注意客人的安全。
(3)在電梯的引導方法。
引導客人乘坐電梯時，接待人員先進入電梯，等客人進入后關閉電梯門，到達時，接待人員按“開”的鈕，讓客人先走出電梯。
4、客廳里的引導方法。
當客人走入客廳，接待人員用手指示，請客人坐下，看到客人坐下后，才能行點頭禮后離開。如客人錯坐下座，應請客人改坐上座 (一般靠近門的一方為下座)。
(二)恭送客人
1、幫助賓客確認所攜帶的行李物品，幫助賓客小心提送到車上。安放好行李后，向賓客作一下交代，并施禮感謝光臨和致告別語，如“祝您旅途愉快，歡迎下次再來!”、“祝您一路平安，同時希望我們合作愉快!”等。
2、幫賓客關車門時，時間要恰倒好處，不能太重，也不能太輕。太重會驚嚇客人，太輕車門會關不上。還要注意不要讓賓客的衣服裙褲被車門夾住。
3、車門關好后，不能馬上轉身就走，而應等賓客的車輛啟動時，面帶微笑，揮手告別，目送車子離開后才能離開。
(三)接待預約客人
在最初的問候之后，客人會做自我介紹，說出要見之人姓名，秘書首先應確定是否有預約。
(四)給上司擋駕
1、除個別極為特殊的情況外，上司在辦公室時應向其請示，不要憑自己個人判斷，將客人回絕，說上司不在。
2、即便是在拒絕對方時，也應該注意禮儀，說話留有余地。
(五)接待同時到訪的客人
1、堅持先來后到，一視同仁原則
2、可在接待先到客人的同時，微笑著請后到客人稍等。
3、請先到客人作登記，然后問候后到客人。
4、切記以貌取人
(六)接待不速之客
1、首先問明對方來意，若對方不說，則應向其表明這是工作需要。
2、如來訪客人點名要與某人員會談，就應立即與當事人聯系。但是，聯系好之前，不應該給客人以肯定的答復。
3、不要當著客人的面就給當事人打電話，免得當事人拒絕接見時不好找借口。要讓客人與秘書保持一定的距離，是客人聽不清秘書講話。
4、要用委婉拒絕客人
5、盡量不要讓客人在前臺久留。
(七)接待上門投訴的客人
1、把客人帶到會見室，為客人創造一個良好的接待環境。
2、盡量滿足客人的情感需求和專業需求。
(八)接待媒體記者
1、要熱情配合，為其提供方便。
2、對于所要報道的內容要謹慎考慮，提供信息要實在。
3、沒有把握的事情不擅自決定。
4、要注意內外有別，保守公司秘密。
秘書工作中的接待禮儀涉及的內容很廣泛，需要秘書掌握好接待工作的各個流程中的禮儀工作，靈活應變，不斷積累經驗，提高職業素養。
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