如何招待外國客人

如何招待外國客人

　　很多外貿朋友由于第一次接待國外客戶，不知道怎么辦才能談成合作。如何招待外國客人?下面是學習啦小編搜集整理的一些內容，希望對你有幫助。

　　招待外國客人的方法

　　1.客人來到公司的時候，我們帶他到會議室或者展廳里面就座的時候，不妨詢問下：Can I bring you something to drink?(您想喝點什么?)

　　或者簡單點：coffee or tea?(咖啡還是茶?) 一般來說，很多客人在中國的時間安排的比較緊，早餐都吃的比較倉促，有的餐廳早上沒有咖啡供應，對于他們來說是很難受的。(程度不亞于我們早上起來沒有刷牙就去上班的感覺)

　　如果在正式談生意之前可以給他們來上杯咖啡的話，不但有助提神，而且他們會覺得很心情都會變的很好。

　　當然，不是很多外國人喜歡速溶咖啡，就像我們也不是很多人喜歡茶包泡的茶。如果是水的話，瓶裝的礦泉水是最好的。(老外們崇尚健康比我們厲害的多)

　　2.會議室里與其放水果，不如放點小糖果(薄荷糖或者咖啡糖，小巧包裝的巧克力也不錯)。

　　外國人尤其是歐美那邊的，基本上沒有不喜歡甜食的。在中國的飲食不習慣也導致他們比較容易有饑餓感。這個時候。小糖果就起了大作用了。 其實我個人就搞不懂為什么用水果盤來誘惑人。一般的水果要吃的文雅那都要輔助以工具。但是你總不能在人家辦公室削蘋果吧?

　　3.如果他們來到的時間是下午3.4點，那么沒有什么比做工精致的小蛋糕更好了舉個例子。

　　有次在展會聽一個客戶說，陪老外在一個展位洽談了很長時間，這個時候他們一個女孩子打包了一盒隔壁酒店做的巧克力慕絲蛋糕過來。而老外們的臉剎那間就亮了起來。補充了“彈藥”以后，剩下的生意在愉快的氣氛中談完了。不能說蛋糕有絕對的作用，但是蛋糕所帶來的好心情和對公司的好印象是絕對功不可沒的。

　　訪問結束后, 準備一份小禮品送給客戶, 一般挑有中國特色的, 比如茶葉, 工藝品等。

　　如果你是中間商, 最好自己準備禮品, 隨機應變, 以免客戶贈送禮品而工廠未準備禮品而找成尷尬。

　　可能的話不妨多拍照，包括人員合影，外商與你們公司/廠銘牌的合影等, 這些資料以后常有用處。

　　訪問以后, 根據客戶的意見, 適當安排娛樂購物等活動, 很多不發(fā)達國家的客戶往往要求去購物, 特別是電子產品, 服裝等, 且對價格比較敏感。

　　另外有客戶想去酒吧等場所, 因此在接待之前務必做好功課, 了解附近的餐館, 酒吧, 購物,娛樂場所等.。

　　有些客戶比較隨意, 可以安排一些中國特色的活動, 比如喝茶, 看戲, 參觀景點等等。

　　送客戶, 一般送到機場. 有些客戶不喜歡麻煩人, 自己搞定, 這樣送至酒店即可。 在飛機起飛前,應給客戶打電話道別。

　　收尾: 這個工作務必做好.客戶走后, 及時發(fā)郵件給客戶, 一是問候, 二是將本次訪問雙方達成的共識, 或者會議記錄, 備忘錄發(fā)給客戶, 敦促這個項目的執(zhí)行。

　　客人走后寫一封感謝函感謝其來訪。另將要準備的樣品或待回復事宜列出并告之回復或跟辦的日期。這樣還有另外一個好處，若你有會談中漏記的客人還可及時指出。

　　招待客人的步驟

　　第一，行程安排：

　　同客戶商討參觀訪問行程表，同工廠(公司接待部門)溝通，一切敲定之后，發(fā)送郵件和傳真讓客戶確認，同時讓工廠做好接待準備。事先跟外商詳細商量好他的行程，但外商訪廠/公司階段的安排則最好由你自己做出， 看哪些產品和車間，揚長避短，把你想展示給外商的東西充分安排進去。可以征求外商的意見，也可以把自己設想成外商，“如果我到一個陌生國度的陌生供貨廠去考察，希望看到什么?”

　　第二，公司信息的把握：

　　首先應該對公司產品，生產流程，技術參數了解了才有可能帶領客人參觀。事前最好準備一些關于公司的英文介紹，整個生產流程的英文，省的到時候翻譯出現困難。另外，對于一些客人可能問到的問題要提前準備好。

　　第三，客人信息的打探：

　　1、了解客戶，包括客戶的詳細聯系資料，公司背景，公司實力，經營狀況，經營范圍，客戶此次來訪的目的，主要對什么感興趣。還包括外商公司的股份結構，經營現狀，技術水平，近三年的資產負債數字。

　　2、詳細了解外商的談判代表的具體情況，包括年齡，學歷，愛好，身體健康狀況，他在外商公司中的位置，他在經商履歷中的業(yè)績，他對投資項目的興奮點。

　　3、調查客戶性質：客戶來之前你就需要對客戶進行一些評估，是哪國人?是零售還是批發(fā)?網站是什么內容?針對于哪些產品?區(qū)域市場在哪等等。

　　4、了解客人的宗教問題，以方便接待。多了解客人國家習俗，習慣和喜好，注意細節(jié)，對自己所在城市文化以及景點也盡可能多了解，對本國文化當然應該多了解，客人問及時至少也應知道一點。

　　第四，準備接待材料和工作：

　　1、參觀和談判可能用到的物品。

　　2、公司大廳的歡迎客戶來訪之類的接待牌，讓客人感覺其受到重視。提前告訴前臺接待有XX公司客來訪，若接待能記住來訪的客人名字就更好了。

　　3、會議室的安排，談判資料的預備，包括企業(yè)演示文稿的準備，以及相關需要展示客戶的文件資料以證明公司實力。

　　4、事先準備好接機牌，公司大廳接待牌，打掃公司接待談判室，樣品卡的準備，客人感興趣的其他產品的準備。

　　5、咖啡茶及一些小食品糖果的準備。

　　6、客人小禮物及樣品的準備。

　　7、提前確定與外商談判的三個方案，最佳方案，折中方案和妥協方案;準備好為達到上述三個方案的策略和手段。

　　8.對附近娛樂設施及購物休閑設施要了解。

　　第五，接機和酒店安排：

　　1、確認時間，確認酒店，拿接待牌并提示客人，在機場迎接;車上和客戶所聊話題可以是輕松愉快的，比如訊問客戶旅途狀況，簡潔城市特色或者文化特點等。

　　2、如果沒有實現商量好，可以在車上問客人的行程打算，然后再具體定，一般是先把客人送到你預定的的酒店，有時候是客人自己預定。和客戶敲定酒店星級，房間一人一間，還是share room，樓層，吸煙區(qū)和非吸煙區(qū)等等細節(jié)，酒店挑選上要注意，很多酒店號稱5星， 結果連3星的水平都沒有， 然后就近安排， 安排妥當以后， 告知客戶具體飯店地址電話. 一般是先接送至酒店后， 將訪問時行程和工廠資料等文件交給客戶，敲定第二天參觀訪問事項，也有客戶直接先去工廠參觀，務必提前讓工廠準備。

　　3、如果是客人先休息，那離開前先確定去酒店接客戶來公司的時間;有時候客人直接去參觀。

　　招待外國客人的技巧

　　1. 敲定客戶訪問時間、航班、訪問人員名單、職位、手機號碼等信息，以便安排相應接待。

　　2. 同客戶商討參觀訪問行程表, 同工廠(公司接待部門)溝通, 一切敲定之后, 發(fā)送郵件讓客戶確認，同時讓工廠做好接待準備。

　　3. 安排酒店: 確認該客戶是否需公司提供酒店。需提供的，和客戶敲定酒店星級、房間類型、房間位置及包含設施等細節(jié)，要對酒店實地查看后方可確認預定。位置選在工廠附近或機場附近等便利之處。不需提供的，至多根據客戶要求，提供信息，協助預定。確定后通知客戶確認。

　　4. 打印訪問行程表, 準備工廠資料和產品資料, 客戶所要求的資料等文件, 裝訂。

　　5. 根據客戶的國籍、宗教信仰準備飲食和話題。

　　6. 安排接機車輛要合理、合適。(座數、重視度等)

　　7. 制作接機牌。客戶到達當日，安排專人負責接機，必須先于客戶到機場。車上可聊: 對方對中國的了解程度, 他們的禁忌等等,他們此次中國行還有什么其他安排等, 刺探一些情報。

　　8. 接送至酒店后, 將訪問行程和工廠資料等文件交給客戶, 敲定第二天參觀訪問事項, 也有客戶直接先去工廠參觀, 務必提前讓工廠準備。

　　9. 第二天準時至酒店接客戶。(不同國家的客戶對時間的觀念會有不同,我方一般提早10分鐘在酒店大堂等候)

　　10. 接到工廠或者辦公室之后, 根據行程表進行參觀訪問和會談, 安排專人記錄會議內容。

　　(如果第一次接觸, 應安排多媒體會議室, 雙方可以用投影幻燈對各自的企業(yè)進行介紹 )

　　11. 訪問結束后, 準備一份小禮品送給客戶, 一般挑有中國特色的, 比如茶葉, 工藝品等。

　　12. 訪問以后, 根據客戶的意見, 適當安排娛樂購物等活動, 很多不發(fā)達國家的客戶往往要求去購物, 特別是電子產品, 服裝等, 且對價格比較敏感。

　　有些客戶則希望去采購中國特色的商品, 如絲綢, 茶葉, 瓷器等等。

　　另外有客戶想去酒吧等場所,了解附近的餐館, 酒吧, 購物，娛樂場所等。

　　有些客戶比較隨意，可以安排一些中國特色的活動, 比如喝茶，看戲，參觀景點等等。

　　13. 送客戶, 一般送到機場。有些客戶不喜歡麻煩人, 送至酒店即可。在飛機起飛前,給客戶電話道別。

　　14. 收尾: 這個工作務必做好。客戶走后, 及時發(fā)郵件給客戶, 一是問候, 二是將本次訪問雙方達成的共識, 或者會議記錄, 備忘錄發(fā)給客戶, 敦促項目的執(zhí)行。