在辦公室打電話禮儀

在辦公室打電話禮儀

　　打電話是職場生涯中不可缺少的一部分，看似簡單的一件事，里面包含了很多學問，其中禮貌問題就是非常重要的部分。下面是學習啦為大家準備的在辦公室打電話禮儀，希望可以幫助大家!

　　在辦公室打電話禮儀

　　向電話微笑

　　我們忘記了打電話的時候向電話微笑。難道我們瘋了嗎?為什么要向電話微笑呢?對方是不可能從他的電話中看見我們的微笑的。也許我們真是很誠懇、很熱情地在微笑呢，可是對方從電話中聽到我們的聲音也許是平淡的、呆板的，甚至是不愉快的。

　　所以，我們打電話時第一件事，就是用聲調，表達出你友誼的微笑來。正是因為對方不能從電話中看見你的笑容，所以你的聲調就要負起全部的責任來。你的聲調要充滿笑意。比

　　平時高興的時候更多的笑意。

　　你的聲調有笑意嗎?有溫暖嗎?你自己對照一下吧。若沒有，就得加以訓練，使你能把你的友好與真誠灌進你的聲調中去。

　　許多人忽略了聲音通過電話后音調變了?，F在最好的電話也還不能夠把你的“原聲”傳遞給對方。因此，你在電話中談話，不能完全根據你平時說話的習慣。你要有一種特殊的適合于打電話的節奏與速度，你的音量也要加以調整，太輕太重都使對方聽起來不清晰。

　　一般來說，你的嘴要正對著話筒，咬字要清楚，一個字、一個字地說。數目、時間、日期、地點等等，要特別注意，最好能重復一遍，并且確知對方已經完全聽清楚了。

　　此外，你在電話中談話要盡可能地簡短，因為電話同時只能容兩個人談話，在你跟這個朋友談得太久的時候，可能另一個朋友打電話找你老打不通，甚至，誤了一件重要的事情。所以，只有在必要的時候才打電話，在打電話的時候，只講重要的事情，這也是我們應該注意的要點。

　　不要以為接電話沒有什么，其實里面還是有很深的學問。一定要等電話響兩聲之后再接。為什么?你要利用這段時間平靜自己的情緒，在你不知道來電人是誰、來電內容是什么之前，不要將你的情緒帶給將要和你對話的那個人，哪怕你此刻是歡快的，你怎么知道對方一定就希望聽到你歡天喜地的聲音?當然，把你的壞心情不加掩飾地傳遞給對方就更不應該了。電話總是由各種各樣的人打來，他們總會帶來一些好消息、壞消息或者一些不好也不壞的消息，將你的情緒信號毫無保留地傳遞給對方，不免偶爾也會表錯情。

　　接電話，有時就像看待人生，要有寧靜、平和的心態。電話響兩聲，對打電話的人來說，是完全可以接受的等待時間，也是他期待你拿起電話的最佳狀態。對接電話的人來說，在短短的一聲電話鈴聲里，你的焦躁和不安可能已經瞬間平息，你才可以不驚不懼地面對任何事，寵辱不驚地面對任何人。世上很多事情，需要一個小小的停頓和轉折，別那么急著拿起電話。記住，鈴聲響兩下后，再接。

　　(一)第一聲很重要 當我們打電話給某單位，若一接通，就能聽到對方親切、優美的招呼聲，心里一定會很愉快，使雙方對話能順利展開，對該單位有了較好的印象。在電話中只要稍微注意一下自己的行為就會給對方留下完全不同的印象。同樣說“你好，這里是XX公司”，但聲音清晰、悅耳、吐字清脆與否，給對方留下的印象是完全不一樣的。因此要記住，接電話時，應有“我代表企業形象”的意識。

　　(二)帶著喜悅的心情

　　打電話時我們要保持良好的心情，這樣即使對方看不見你，但是也會被你歡快的語調所感染，對你留下極佳的印象。面部表情會影響聲音的變化，所以即使是在電話中，也要抱著“對方看著我”的心態去應對。

　　(三)端正自己的坐姿

　　打電話過程中絕對不能吸煙、喝茶、吃零食，即使是懶散的姿勢對方也能夠“聽”得出來。如果你打電話的時候，彎著腰躺在椅子上，對方聽你的聲音就是懶散的，無精打采的;若坐姿端正，所發出的聲音也會親切悅耳，充滿活力。因此打電話時，即使看不見對方，也要當作對方就在眼前，盡可能注意自己的姿勢。

　　(四)迅速準確地接聽

　　現代工作人員業務繁忙，桌上往往會有兩三部電話，聽到電話鈴聲，應準確迅速地拿起聽筒，最好在三聲之內接聽。電話鈴聲響一聲大約3秒種，若長時間無人接電話，或讓對方久等是很不禮貌的，對方在等待時心里會十分急躁，對你的單位留下不好的印象。即便電話離自己很遠，而附近也沒有其他人時，聽到電話鈴聲后，我們應該用最快的速度拿起聽筒，這樣的態度是每個人都應該擁有的，這樣的習慣是每個辦公室工作人員都應該養成的。如果電話鈴響了五聲才拿起話筒，應該先向對方道歉，若電話響了許久，接起電話只是“喂”了一聲，對方會十分不滿，會給對方留下不好的印象。

　　(五)認真清楚地記錄

　　隨時牢記5W1H技巧。所謂5W1H是指：When(何時)、Who(何人)、Where(何地)、What(何事)、Why(為什么)和HOW(如何進行)。在工作中這些資料都是十分重要的。對打電話，接電話具有相同的重要性。電話記錄既要簡潔又要完備，這有賴于5W1H技巧。

　　(六)了解來電的目的

　　上班時間打來的電話幾乎都與工作有關，公司的每個電話都十分重要，不可敷衍，即使對方要找的人不在，也切忌只說“不在”就把電話掛了。接電話時也要盡可能地問清事由，避免誤事。我們首先應了解對方來電的目的，即便自己無法處理，也應認真記錄下來，委婉地探求對方來電目的，不但可以不誤事而且贏得對方的好感。

　　(七)掛電話前的禮貌

　　要結束電話交談時，一般應當由打電話的一方提出，然后彼此客氣地道別，說一聲“再見”，再掛電話，不可只管自己講完就掛斷電話。

　　這樣接打電話能使工作更順利

　　(一)遲到、請假由自己打電話;

　　(二)外出辦事，隨時與單位聯系;

　　(三)外出辦事應告知去處及電話;

　　(四)延誤拜訪時間應事先與對方聯絡;

　　(五)用傳真機傳送文件后，以電話聯絡;

　　(六)同事家中電話不要輕易告訴別人;

　　(七)借用別家單位電話應注意。借用別家單位電話，一般不要超過十分鐘。遇特殊情況，非得長時間接打電話時，應先征求對方的同意和諒解。

　　另外，還要記一點，那就是，如果你的辦公室里有客戶，不要接電話。這種情況很常見。但卻很少人意識到，這時接電話是一種不禮貌的行為。這樣做其實是告訴你的客戶，電話那端的人比他更重要。除非你是在等一個非常重要的電話，否則就讓語音信箱留信息。如果你要接電話，應該讓客戶知道你為什么接這個電話，比如說“我正在等老板的電話”。

　　記住幾點:

　　必須在24小時內回復所有的來電。

　　如果你的經營哲學是“能拖到明天，就不必急著今天做”，那你這一輩子恐怕是很難熬出頭了。把24小時內回復所有來電養成一種習慣，就能確保你那條人際關系網絡上的資訊暢通程度。對某些職業而言，如果你不立即回復電話，就可能失去一次交易的機會。

　　對掛斷電話不要猶豫。

　　比如當一位推銷員喋喋不休地向我們推薦某種我們毫無興趣的商品時，打斷他是一種仁慈的行為。“對不起，我不想浪費你的時間。”然后立即掛上電活，并帶著微笑。

　　適當打斷對方。

　　要打斷對方時，你可以采用和面談一樣的準則，盡量不打斷他，除非一切都證明不如此不可能了結。

　　注意不良習慣。

　　如果你發現你在電話中有某項不良習慣，就把紙條貼在電話機上來矯正。如果你有愛清嗓子，說口頭禪，或喜歡東拉西扯等壞習慣，這張提醒你的紙會幫助你擺脫它們的危害。讓電話中的交談表現出你最好的一面吧!

　　清晰

　　用電話向總公司報告業務的推銷員一定都明白口齒清楚的重要性，只有這樣，他的報告才不會出現差錯。說到名字時，他要說出名字的拼法，同時要求對方復述，以核對是否準確，當你用電話遞送消息時，即使是一般的社交消息，你也必須弄清楚對方是否真正明白了你的意思。