話務員電話禮儀以及溝通技巧

話務員電話禮儀以及溝通技巧

　　作為一名話務員，再接聽電話的時候，有很多禮儀知識需要我們了解，你們知道在打電話的時候要注意什么禮儀嗎?下面是學習啦小編為大家整理的話務員電話禮儀，希望能夠幫到大家哦!

　　話務員接電話的禮儀

　　1. 及時接聽、應對謙和

　　接電話首先應做到迅速接聽，電話禮儀中有一個“鈴響不過三”的原則。含意是鈴響三次前后就應拿起話筒，這是避免讓打電話者產(chǎn)生不良印象的一種禮貌，如果鈴響三遍后才作出反應，會使對方不安和不愉快。

　　如果因工作繁忙等特殊原因，致使鈴響了過久才接電話，須向發(fā)話人表示歉意。如果確實很忙，可表示歉意，說：“對不起，請過10分鐘再打過來，好嗎?”不可接了電話就說“請稍等”，然后撂下電話半天不理人家。接電話時，也應該先自報家門，如單位名稱、自己的姓名，然后確認對方。

　　2. 聚精會神、積極反饋

　　接聽電話，要聚精會神，仔細聆聽對方的講話，并準確、及時作答，給對方積極的反饋。如果遇沒有聽清楚或意思未聽明白，應該謙虛詢問清楚。接聽時，應該適當有所表示，如“是”“對”“好”“請講”“不客氣”“我明白了”等等，或用語氣詞“唔”“嗯”等，讓對方感到你是在認真聽。

　　不要光聽一聲不吭，使人誤認為不在聽或漫不經(jīng)心，答非所問，或者邊聽邊同身邊的人談話，都是對對方的不尊重。接電話遇對方有重要事，要邊聽邊記錄下要點。因此，提倡接聽電話用左手拿話筒，騰出右手以方便記錄。

　　3. 熱情代轉(zhuǎn)、做好記錄

　　如果對方請你代轉(zhuǎn)電話，應弄清楚對方是誰，要找什么人，以便與接話人聯(lián)系;如果要找的人就在附近，應告知對方“稍等片刻”，然后迅速找人。如果代接的電話需要轉(zhuǎn)到別的部門，應客氣地告訴對方，準備將來電轉(zhuǎn)到有關部門或適當?shù)膯T工處。比如，“十分對不起，這件事是由財務部處理，如果您愿意，我?guī)湍D(zhuǎn)過去好嗎?”

　　如果對方要找的人不在，并請求轉(zhuǎn)告，應問清楚對方姓名、電話、單位名稱，以便在接轉(zhuǎn)電話時為受話人提供便利。在不了解對方的動機、目的是什么時，不要隨便說出指定受話人的行蹤和其他個人信息，比如手機號等。

　　在作電話記錄時，要注意記錄完畢，最好向?qū)Ψ綇褪鲆槐椋院藴剩苊膺z漏或記錯。對要求留言的電話，除了認真傾聽、完整記錄外還需注意保密及時轉(zhuǎn)交。可以利用設計好的電話記錄卡片或記事帖記錄。

　　話務員打電話的禮儀

　　1 .時間適宜

　　打電話應盡量避開上午7點前、晚上22點以后及午休、吃飯等時間。通話的時間不宜過長，一般以3至5分鐘為好。

　　因為要考慮到其他電話的進出，不可過久地占線。尤其不可將公用電話作為聊天工具煲“電話粥”。

　　假如通話時間較長，也事先征求一下對方意見，并在結(jié)束通話時略表歉意。如果在萬不得已的情況下，在他人節(jié)假日、用餐、睡覺時打電話影響了他人，應該說明原因，并說一聲：“對不起。”給國外通話事先要了解一下時差，不要不明對方晝夜，造成騷擾。

　　2. 事先準備

　　每次通話前，最好做好充分的準備工作，如事先核對對方的電話號碼、單位名稱、人名;寫出通話的要點或詢問的事項，斟酌一下用詞;準備好在應答中需要記錄用的備忘紙和筆,以及必要的資料和文件，這樣通話時就不會臨時抓瞎，丟三落四。

　　有時需要估計一下對方的情況，決定通話的時間。通話中說話應該務實，簡明扼要，多為他人著想， 長話短說。

　　3. 注意禮節(jié)

　　具體要求做到以下三點：

　　(1) 主動問候

　　接通電話，應主動友好、恭敬地以“您好!”為開頭問候，然后再言及其他，切忌一上來就“喂”對方，或者開口便道自己的事情。

　　(2) 自報家門

　　問候完畢后，接下來必須自報家門和證實一下對方的身份。可以先說自己是誰，或者報出自己的單位、部門名稱。態(tài)度要溫文爾雅。如果你找的人不在，可以請求接電話者幫助轉(zhuǎn)告。如說：“對不起，麻煩您轉(zhuǎn)告……”如果對方允諾，轉(zhuǎn)告后勿忘向?qū)Ψ降乐x，并問清對方的姓名。

　　(3) 道別語

　　終止通話前，預備放下話筒前，應說“再見”或道謝的話語，因為這些一般是通話結(jié)束的信號，也是對對方的尊重。要注意聲音給人愉快的感覺。

　　除了以上三點外，打電話還需注意下面這些禮節(jié)：

　　(1) 通話完畢聽筒置放要輕。

　　一般講，應該是打電話者先擱下，接電話者后擱話筒。但假如是與上級、長輩、客戶等通話，無論你是發(fā)話人還是受話人，最好是讓對方先掛斷。

　　(2)如果撥錯電話號碼，應向接聽者表示歉意，不要一言不發(fā)，掛斷了事。

　　(3)打電話時還需注意舉止文明，不要將電話筒夾在脖子下，或抱著電話隨意走動、或趴或仰、邊吃邊打。

　　話務員溝通技巧

　　一.首先掌握客戶心理：(客戶基本分為四個類型)

　　1.老鷹型：特征，做事爽快、決策果斷、以事實和任務為中心。

　　A、聲音特性：講話很快，音量比較大，講話時音調(diào)變化不大。

　　B、行為特征：可能會刁難你，以顯示權威。喜歡講而不是聽。他們討厭浪費時間。

　　C、他們的需求：希望具有競爭優(yōu)勢，向往第一的感覺。權力、地位、威信和聲望都對他們產(chǎn)生極大的影響。

　　2.孔雀型：特征溝通能力特別強，很健談。平易近人，容易交往。憑感覺做決策。

　　A、聲音特性：講話很快、音量也比較大，音調(diào)抑揚頓挫;你可能經(jīng)常會聽到爽朗的笑聲。

　　B、行為特征：很熱情、友好，經(jīng)常提出自己的看法;往往對你所講反應迅速，有時也會同你開開玩笑。

　　C、他們的需求：他們追求的是被人認可。渴望成為關注的對象。

　　3.鴿子型：特征，友好、鎮(zhèn)靜、不急不燥，做決策一般會較慢。

　　A、聲音特性：講話不快，音量不大，音調(diào)會有變化，但不象孔雀型的人那么明顯。

　　B、行為特征：反應不是很快，是很好的傾聽者。只要你能引導他，他們會配合。

　　C、他們的需求： 個人關系、感情、信任、合作對他們很重要。即使要改革，也是穩(wěn)中求進，有時會抵制變革。

　　4.貓頭鷹：特征，不太友好，不太講話，有些孤僻，決策很慢。

　　A、聲音特性：講話不快、音量也不大，音調(diào)變化也不大。

　　B、行為特征：不太配合、不喜歡講話、不主動表達看法，讓人覺得難以理解。

　　C、他們的需求：準確、有條理，有圓滿結(jié)果。通過大量的事實、數(shù)據(jù)做判斷。

　　二、再次是聲音技巧：

　　1、 恰當?shù)恼Z速，最好與客戶的語速相一致; 2、 有感情; 3、 熱誠的態(tài)度。

　　開場白的技巧： 1、要引起客戶的注意的興趣; 2、敢于介紹自己的公司，表明自己的身份; 3、不要總是問客戶是否有興趣，要幫助客戶決定，引導客戶的思維; 面對客戶的拒絕不要立刻退縮，放棄; 4、在電話里說話的聲音要比平時大些，營造出很好的通話氣氛; 5、簡單明了，不要引起顧客的反感。

　　介紹公司或產(chǎn)品的技巧：1、面對“碰壁”的心態(tài)要好; 2、接受、贊美、認同客戶的意見; 3、要學會回避問題; 4、轉(zhuǎn)客戶的反對問題為我們的賣點。

　　激發(fā)客戶購買欲望的技巧：1、應用客觀的人的影響力和社會壓力; 2、用他的觀點; 3、在乎客戶的每一句話，在乎他在乎的人、事、物; 4、用媒體及社會輿論對公司的影響力;最后接聽電話應該須知的： 1. 在電話鈴聲響三聲之前，立刻接通電話，主動報出自己的單位，姓名(更具情況而定)，職務;2. 緊接著詢問對方的單位名稱，姓名，職務，聯(lián)系方式; 3. 詳細記錄通話內(nèi)容(有必要進行時); 4. 常用的問候語：早上好，好，下午好;5. 通話結(jié)束要明確對方是誰，什么事，什么時候，什么地方，為什么，怎么樣; 還有就是進行電話回訪要做到：

　　1. 我的電話打給誰;

　　2. 我打電話的目的是什么;

　　3. 我要說明幾件事，這些事情的關聯(lián);

　　4. 我應該選擇怎樣的表達方式;

　　5. 在電話溝通中會遇到什么障礙?我應該如何讓應對這些障礙?

　　最后就是掛電話要做到：某先生，選擇我們的公司之后，你會感覺到我們優(yōu)質(zhì)的服務，和我們方便快捷的配送服務;而我們的價格也是非常有優(yōu)勢的。(感情需求和理性需要得到滿足)。

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