商務電子郵件撰寫禮儀解析

商務電子郵件撰寫禮儀解析

　　在商務往來中，使用電子郵件進行聯絡時，應當遵守一定的禮儀規范，主要包括以下四個方面。

　　第一，在商務交往中，電子郵件也是一種商務文本，應當認真撰寫。

　　向他人發送的電子郵件，一定要精心構思，認真撰寫。在撰寫電子郵件時，尤其要注意下面三點。

　　1.郵件的主題要明確。一個電子郵件，大都只有一個主題，并且往往需要在前注明。若是將其歸納得當，收件人見到它便對整個電子郵件一目了然了。

　　2.郵件的語言要流暢。電子郵件要便于閱讀，就要以語言流暢為要。盡量別寫生僻字、異體字。引用數據、資料時，則最好標明出處，以便收件人核對。

　　3.郵件的內容要簡潔。網上的時間極為寶貴，所以電子郵件的內容應當簡明扼要，愈短愈好。

　　第二，電子郵件應當注意編碼問題。

　　編碼的問題是由于中文文字自身的特點加上一些其他的原因，我國的內地、臺灣省、港澳地區，以及世界上其他國家里的華人，目前使用著互不相同的中文編碼系統。因此，當一位商界人士使用中國內地的編碼系統向生活在除中國內地之外的其他一切國家和地區里的中國人發出電子郵件時，由于雙方所采用的中文編碼系統有所不同，對方便很有可能只會收到一封由亂字符所組成的天書。

　　因此，商界人士在使用中文向除了中國內地之外的其他國家和地區的華人發出電子郵件時，必須同時用英文注明自己所使用的中文編碼系統，以保證對方可以收到自己的郵件。

　　第三，電子郵件應當慎選花哨功能。

　　現在市場上所提供的先進的電子郵件軟件，可有多種字體備用，甚至還有各種信紙可供使用者選擇。這固然可以強化電子郵件的個人特色，但是此類功能商界人士是必須慎用的。

　　這主要是因為，一方面，對電子郵件修飾過多，難免會使其容量增大，收發時間增長，既浪費時間又浪費金錢，而且往往會給人以華而不實之感。另外一方面，電子郵件的收件人所擁有的軟件不一定能夠支持上述功能。這樣一來，他所收到的那個電子郵件就很有可能會大大地背離了發件人的初衷，因而使之前功盡棄。

　　商務郵件的修辭

　　第四，電子郵件應當避免濫用，不發無意義的郵件。

　　在現代信息社會中，任何人的時間都是無比珍貴的。對商界人士來講，這一點就顯得更加重要了。所以有人才會說：“在商務交往中要尊重一個人，首先就要懂得替他節省時間。”

　　有鑒于此，若無必要，輕易不要向他人亂發電子郵件。尤其是不要以之與他人談天說地，或是只為了檢驗一下自己的電子郵件能否成功地發出。

　　不過一般而言，收到他人的重要電子郵件后，即刻回復對方一下，往往還是必不可少的。

　　修辭是撰寫商務電子郵件最困難的部分。如果用平常說話的語氣，很容易被視為無禮，這是因為眼見為憑，文字用看的往往比用聽更容易被放大檢驗。

　　因此，撰寫商務電郵前，不妨想到此時是面對著對方，而不是面對鍵盤與屏幕，這樣可以讓語氣溫暖一點。但要記得，書寫時要比口語對話再稍微正式一點。設想對方看了你的信之后可能有的觀點，也就是要在別人的思考里思考。了解對方和你一樣都是大忙人，講重點即可。多一點體貼，想辦法讓你的電郵，看起來簡短扼要，有親和力但不失禮。

　　郵件主題：

　　如果一次要和對方討論的事情是不同的主題，建議分開不同的電郵傳送，也就是說，每封信的主題最好只有一個，這樣對方會比較好針對單純的主題加以回信。

　　郵件結構：第一段與最后一段是重點

　　電子郵件的撰寫，應該掌握由上而下的重點，也就是說，重點在最前面的第一段。如果信件很長，最好在結尾的部分，再度強調第一段的重點。

　　要求：主動說出你期待對方做的事情

　　當你想要收件者采取行動時，如果電郵的內容長，在信件的一開始，就說明你的要求。如果內容很短，不超過一個屏幕可以讀完的范圍，就直接在信件內容的結尾提出要求即可。

　　日期：郵件的日期與時間要明確

　　在電郵中提到的日期與時間，一定要具體，你說的下個月或是下周三到底是什么時候?因此最好改成「下周三(如3月7日)」「下個月(如8月)」，時間也要明確，是上午還是下午?是以自己或對方的時區為準?以免雙方認知不同而產生誤會。

　　回復郵件：

　　如果你回復對方的來信時，使用對方的主旨回復，讓對方知道這是來自于你的回復。此外，如果想要在主旨點出回復的重點，可以在郵件本文內容里寫上「回復主旨：XXXXXX」讓對方知道這是回復哪一封信。

　　風格：

　　檢查自己寫的電郵時，試試看讀出聲音，對話式的寫作風格輕松但不失禮，而且也比較自然順暢。

　　語感:

　　1.采用主動的語氣。讓收信者知道，是誰應該來做這件事情。例如：

　　A.你對這件事情有什么想法?

　　B.有誰可以提供意見給我?

　　看得出來嗎?A比B來得主動而明確。

　　2.動詞比名詞更有力量。讓我們念念看以下兩句話：

　　C.讓我們做個計劃吧!

　　D.讓我們計劃這件事情。

　　在D句里，計劃兩個字被用在動詞的表現，會比C句用在名詞有力量。

　　最后也是最重要的是，當你使用職場的電子郵件對外溝通，就應該謹守商業電子郵件的分寸，不要假公濟私，撰寫或傳送與職場毫無關系的內容，因為在某些你不知情的狀況之下，電郵會被保存在企業的公用硬盤或備份檔案中。