秘書日常辦公禮儀基本要求

秘書日常辦公禮儀基本要求

　　秘書這個崗位在很多的公司幾乎都有的，既然想成為一名秘書的話那就要知道秘書日常辦公的時候有什么禮儀要注意的，下面是學習啦小編為大家整理的秘書日常辦公禮儀基本要求，希望能夠幫到大家哦!

　　秘書日常辦公禮儀基本要求

　　1電話禮儀

　　撥打電話時須注意的問題

　　擇時通話。通話時機的選擇看似平常，實際上很重要。有的人只以自己的情況為判斷標準，選擇自己方便的時候撥打電話，這實際上是對通話對象不夠重視、尊重的表現。設身處地地考慮對方的情況，是選擇通話時機的基本原則。

　　撥打電話要選擇通話效率高的時間，換句話來講，就是人家不會厭煩的時間。比如休息時間盡量不要給他人打電話，除非萬不得已。嚴格地講，晚上10點之后，早上7點之前，沒有什么特別的急事不要打電話。萬一有急事打電話，要先說一句“抱歉，事關緊急，打攪你了!”否則的話對方很可能會厭煩。再者，就餐時別打電話。現代人工作繁忙，通常中午只有一個小時的吃飯時間，如遇電話，豈不影響食欲?另外，倘若不是重大事情，節假日不要打電話。在現代社會里，盡量不打擾他人的節假日休息應該成為常識。如果是撥打國際長途電話，尤其是像美國等距離較遠的國家，還要考慮到時差的問題。當然，秘書在工作中遇到緊急情況，可隨時與有關部門和人員電話聯絡，雖然也要注意把握分寸。

　　撥打電話除了要注意時間的選擇，還要注意空間的選擇。一般來講，私人電話是在家里打的，公務電話是在辦公室打的。在工作場合，撥打私人電話應該盡量用自己的手機。此外，除非工作之需，一般是不應在公眾場所撥打電話的，秘書人員更應注意這一問題，切不可不管有無必要，總是旁若無人地大聲吆喝，令他人厭煩。

　　簡短通話。電話打多長好呢?在日常生活中撥打電話，有多少事就說多長時間，說清楚為止。但是，在秘書工作中，通話時間是宜短不宜長，要遵守電話禮儀中的“3分鐘原則”，即每次通話的時間應該有效地控制在3分鐘之內。當然，這里的“3分鐘”并非是絕對的只能通話3分鐘，而是指要長話短說，廢話少說，沒話不說。撥打電話不是為了排遣寂寞，不可拿著話筒捉迷藏，一定要有時間觀念。

　　通話內容精練有序。秘書人員正確把握通話內容的一個有效方法就是要養成重要電話列提綱的習慣。首先，要知道通話對方有幾個電話號碼，第一個打不通就撥第二個。接通后要先做自我介紹。其次，要列出通話的事項，先講重要的事情，后講次要的事情。

　　禮貌掛機。結束通話后要禮貌地掛機。首先，要了解怎樣暗示對方終止通話。其標準化的做法就是重復要點，比如：“陳部長，那我們這次就說好了，請您下個星期一參加我們單位的專家論證會。如果沒有記錯的話，我應該讓司機于下周一早晨8點到您家樓下，接您過來。”這就是重復要點的方法，以免對方記錯了，或者忘記了，同時也說明秘書人員訓練有素，不說廢話。

　　其次，要熟知掛機的順序。不少秘書人員以為通話完畢應該由對方先掛斷電話，這雖然是出于禮貌，但實際上卻行不通。從禮儀角度來說，通話完畢應該由地位高者先掛斷電話。對秘書人員來說，應該由上級先掛，客人先掛。如遇特殊情況，即通話雙方地位一樣，都是秘書，性別相同，年齡相仿，此時一般就是誰先撥打誰先掛斷。

　　接聽電話時須注意的問題

　　鈴響不過3聲。撥打電話要注意“通話3分鐘”原則，而接聽電話則要遵循“鈴響不過3聲”原則，及時接聽電話，尤其是有約在先的電話。約好通話而不接是嚴重的失禮行為。當然，訓練有素的秘書人員應該在電話鈴聲響兩三聲后再接，如果鈴聲剛一響就接，很可能電話會掉線。倘若電話鈴聲響到6聲以上才接，接電話的人應該首先向對方致歉：“抱歉!讓您久等了。”

　　要安排合理而有序的表達。作為秘書人員，要盡量親自接聽電話，尤其是有約在先的電話，不要隨便讓別人代接電話。而且，對于秘書人員，更多的是要代領導接聽電話。如果領導不在的話，秘書人員應該首先告訴對方領導不在，然后才能問對方的身份，來電為何事，是否需要轉達等。千萬不可先盤問對方，再說領導不在，以免對方誤以為領導有意回避。接聽電話也要首先“自報家門”，自我介紹身份，其好處就是萬一對方撥錯了，不至于一錯再錯。

　　正確處理打錯的電話。當我們接聽到對方撥錯的電話，首先仍然要向對方問好，說明電話撥錯了。然后要將本單位的電話號碼重復一下，讓對方驗證。

　　在日常工作中，電話中斷是經常遇到的情況，尤其是手機，說著說著就斷了，可能是沒電了，也可能是掉線了。遇到這種情況，秘書人員有責任告訴對方，自己所在的位置可能網絡沒有覆蓋，并請對方指定一個時間，我們撥打過去。萬一沒有一點先兆，電話“啪”地就斷了，要馬上把電話打回去，打回去的時候第一句話就要道歉，并告知對方電話掉線了，或者說電池用完了。把電話首先打回去，這是對他人的尊重。如欲同對方另約其他時間通話，應該說好自己將按時主動撥打對方的電話。

　　使用手機時須注意的問題

　　要安全使用。 一個有經驗的秘書人員是不應該用移動電話來傳送重要信息的。尤其在國際交往中，有些非法組織和個人使用竊密的工具，竊取移動電話中的信息資料。所以，從保密的要求來講，移動電話是不適合傳遞重要信息的。秘書人員還要注意遵守安全規范，比如開車的時候不打手機，乘坐飛機時手機要關機，在加油站附近和病房之內不使用手機等。

　　要文明使用。 這一要求是指秘書人員在使用手機時要有尊重人、愛護人、關心人、體諒人的意識。在公眾場合，秘書人員要養成手機改成振動或者靜音、甚至關機的習慣。不要讓手機在大庭廣眾之中頻頻響起，更不要在人多之處接聽電話。另外，手機有一些特殊的附帶功能，比如發短信、拍照等。在使用這些功能時就要注意，給別人拍照要先征得對方同意。發手機短信應該發有效、有益的信息。

　　 要規范使用。首先，使用手機通話，跟使用座機是一樣的，禮貌用語要有，電話該誰掛就是誰掛，該道別就要道別。這些要按照一般座機的使用規則去遵守。其次，手機也同樣不宜相互借用，手機里儲存的電話號碼、短信以及通話記錄等，從某種意義上講都是個人隱私。

　　2接待禮儀

　　有預約

　　(1)有人敲門，立馬停下手頭工作，微笑迎上前問好;

　　(2)招呼對方坐下，茶水八分滿即可，左手托茶盤底部，右手扶茶 杯外緣，從客人右方奉上;如果來賓兩人以上，上茶時注意職位高低，先客方再主方;

　　(3)引領客人時，主動帶路，邊走邊示意，上下樓梯和拐彎處提醒客人當心，乘坐電梯時秘書先進后出;

　　(4)介紹時，先將本公司人員介紹給客人;先將職位低的介紹給職位高的，先將男士介紹給女士(特殊場合除外);

　　(5)客人告辭時，禮貌送別，根據客人身份送客到電梯口或大門口，目送其遠去再返回。

　　無預約

　　(1)熱情問候;(2)了解來意;

　　(3)耐心傾聽;(4)學會擋駕。

　　3握手禮儀

　　(1)雙方距離約1米，雙腿立正，上身略向前傾，伸出右手，四指并攏，握手時用力適度，上下稍晃動3、4次即可;

　　(2)握手時神態自然，面帶微笑，目視對方，可寒暄幾句;

　　(3)握手時應注意長幼、尊卑、男女有序;

　　(4)如手上有污垢或水、汗不宜和別人握手，應主動向對方說明不便握手的原因。

　　4名片禮儀

　　(1)雙手遞接，用雙手拇指和食指執名片兩角，讓文字正面朝向對方;

　　(2)接到對方名片應致謝，認真看一遍，念出對方的姓名職務;

　　(3)職位低者先向職位高者遞名片，男士先向女性遞名片;

　　(4)不可將名片亂扔亂放以及弄皺。

　　5服飾禮儀

　　(1)秘書的服飾要與之角色相協調，以體現精明強干為宜;

　　(2)男士適宜穿黑、灰、藍三色的西服套裝領帶，注意不要穿印花或大方格的襯衫;

　　(3)女士則最好穿西裝套裙等職業裝，不宜佩戴走路發生聲響的首飾;

　　(4)男女士皆不宜把露、透、短的衣服穿到辦公室里去，不雅觀。

　　6交談禮儀

　　(1)辦公室里對上司和同事都要講禮貌，多用敬語;

　　(2)同事間相互尊重，不在背后嚼舌根，尤其是領導的八卦;

　　(3)不給同事取外號，不在大庭廣眾下開玩笑;

　　(4)不打聽同事的工資、婚姻狀況等隱私問題;

　　(5)同事交往盡量不涉及到金錢。

　　7日常行為禮儀

　　吸煙，NO!

　　注意自身的言行舉止，男士不要在辦公室里吸煙，如很想吸煙則應去專用的吸煙室;

　　女士盡量不在大庭廣眾下化妝、補妝，可去洗手間補妝;