高校學生電子檔案的使用及需要注意的問題

　　摘要：隨著高校教育改革的不斷深化、學生規模的擴大，使得學生管理等方面的工作量越來越繁重，傳統的手工操作已經無法及時完成大量數據的存儲、處理，即便使用辦公軟件進行學生的信息化管理，也會因為其簡單的單機操作而無法實現學生信息之間的共享。計算機網絡的普及和應用為高校的管理模式改變提供了可能。為了提高學生綜合管理水平，在高校學生管理工作中使用高效的自動化管理系統已經成為大勢所趨。由此產生的基于網絡平臺的學生個人電子檔案的應用問題也成為高校管理人員需要了解的新課題。
　　關鍵詞：電子檔案；使用；操作
　　　
　　近年來，隨著信息技術的突飛猛進與高校招生規模的不斷擴大，高校在學生學生管理、教務管理、考試組織、成績管理、收費注冊、綜合審查等等環節，幾乎無一例外地使用信息系統管理，與此同時就產生了基于網絡平臺為基礎的學生電子檔案。
　　一、電子檔案使用的優點
　　電子檔案的使用是指人們在計算機或計算機檢索網絡的終端機上，使用特定的檢索指令、檢索詞和檢索策略，從計算機檢索系統的數據庫中檢索出需要的信息，繼而再有終端設備顯示或打印的過程。相比較傳統的檔案查詢，電子檔案具有很大的優勢：
　　（一）檢索方便快捷；在能與網絡連接的任何一臺計算機裝上相應的軟件平臺，就可以實現學生電子數據的查閱，而不受時間限制進行方便的查詢，極大地提高了工作效率。
　　（二）檢索功能強大；現在的高校學生規模少則幾千，多則幾萬人，若是傳統紙質檔案查詢一個學生的某一信息，難度可想而知，但是在計算機上檢索一條數據，只需幾秒，其功能之強大顯而易見。
　　（三）獲得信息類型多；對于系統中儲存的信息，既包括學生的個人自然信息，也包括學生的選課、成績、繳費、注冊等等信息。不同的管理層次和部門，按照自己的權限去獲取需要的信息。
　　（四）檢索范圍廣泛。由于學生電子檔案儲存的容量較大，所已在儲存空間允許的情況下，可以將所有歷屆學生的信息進行保存，在需要的時候方便檢索調用。