it項目溝通管理論文(2)
it項目溝通管理論文篇3
試談項目溝通管理的重要性和計劃
在項目早期創建一個溝通管理計劃，并與干系人一起評審，可以防止或減少以后的溝通問題。例如，開篇案例中的海底通信項目群經理PeterGumpert，將從溝通管理計劃中獲得巨大的利益。
一、項目溝通管理的重要性
許多專家都認為對任何項目特別是IT項目的成功，威脅最大的是溝通的失敗。在2001年，StandishGroup研究發現，與IT項目成功有關的最重要的四個因素是：主管層的支持、用戶參與、有經驗的項目經理和清晰的業務目標。所有這些因素都依賴項目經理和團隊具有良好的溝通能力，特別是與非IT人員。
信息技術領域在不斷變化，這些變化產生了大量的技術行話。當計算機專業人士與非計算機人士進行溝通時，技術行話常常使問題變得越發復雜，把非專業人士搞得沒有頭緒。盡管當今使用計算機的人越來越多，但是隨著技術進步，用戶與開發者之間的差距也越來越大。當然，并不是所有計算機專業人員都不善于溝通，任何領域的人員都可以提高自己的溝通能力。
此外，我們的教育體制注重培養信息技術畢業生的技術技能，而不重視培養他們的溝通與社交技能。大多數與IT相關的學位課都有許多技術要求，但很少有溝通(聽，說，寫)、心理學、社會學和人文科學方面的課程。人們常常認為學習這些“軟技能”是很容易的，但它們是非常重要的技能，人們同樣需要學習和發展這些技能。
許多研究表明，信息技術專業人士需要這些軟技能，它們和其他技能同等重要甚至更重要。當你在運作IT項目時，不可能把技術技能與這些軟技能完全分開。為了使項目成功，項目的每個成員都需要這兩類技能，而且這兩類技能都應該通過正規教育和在職培訓得到不斷提高。
二、溝通技能重要性
1.顯然信息系統專業人員要參加大量的口頭溝通活動，這些活動本質上是非正式的、持續時間短而且每次的人數都不多。
2.我們可以推斷大部分的溝通實際上是口頭的，但是有時候輔以筆記、圖表或計算機輸出。
3.很顯然人們希望同伴在談話過程中仔細地聽，對問題做出恰當的反應。
4.所有的信息系統專業人員必須意識到他們有時必須參加某種非正式的公開演講。
5信息系統專業人員為了在現在的職位上獲得成功，以及提升到更高的職位，就必須可以進行有效的溝通。
平均起來，我們的被調查者似乎在他們的信息系統事業中都有過從低職位向高職位提升的經歷，他們認為對于職位提升更重要的是口頭表達能力，而不是當前的工作?？陬^溝通能力似乎是職位提升的關鍵因素。
三、項目溝通管理過程的四個方面：
1.溝通計劃(communicationsplanning)包括確定干系人的信息和溝通需求，誰需要什么信息，何時需要以及如何把信息發送給他們。這個過程的輸出是溝通管理計劃項目管理培訓
2.信息分發(informationdistribution)包括及時向項目中的各干系人提供所需信息。主要輸出是更新組織過程資產和請求變更。
3.執行報告(performancereporting)包括收集并發布有關項目執行的信息，包括狀態報告、過程衡量和預測。這個過程的輸出是執行報告、預測、請求變更、建議糾正措施和更新組織過程資產。
4.管理干系人包括管理溝通，使其滿足項目中各干系人的需求和期望以及解決問題。這個過程的輸出是解決的問題、批準的請求變更和糾正措施，并且更新組織過程資產和項目管理計劃。
四、 溝通計劃
1.干系人溝通需求
2·用于溝通的信息，包括格式、內容和各部分細節
3·誰接收信息，誰產生信息
4·傳送信息的建議方法和技術項目管理培訓
5·溝通頻率
6·增加解決問題的過程
7·用于更新溝通管理計劃的修訂過程
8·常用術語表
五、結束語
與基本的項目溝通內容有關的信息可從工作分解結構(WBS)中獲得。事實上，許多WBS包括項目溝通的一部分內容以確保關鍵信息的報告是項目的可交付成果之一。如果報告中基本信息是工作分解結構定義的一項活動，那么清楚地了解什么樣的項目信息要報告、什么時候報告、如何報告以及由誰負責創建這些報告等就變得尤為重要。
it項目溝通管理論文篇4
試談軟件開發項目中的溝通管理
摘要:有很多原因致使軟件項目陷入困境,其中信息傳播不順暢就是重要原因之一。就軟件項目建設溝通問題提出了一系列的建議。
關鍵詞:軟件項目管理;溝通管理;過程建設
項目管理的三約束是時間、成本和質量,三者互相制約。在項目中為三者選取一個平衡點,需要良好的項目管理經驗。有很多原因會導致軟件項目陷入困境,而這其中有很多與溝通分不開。許多開發項目規模宏大,以至于小組成員間的關系復雜性高、混亂、難以協調。不確定性是經常存在的,它會引起困擾項目組的一連串的改變,最終導致項目不能按照預期的計劃結束。因此,對于項目來說,要科學地組織、指揮、協調和控制項目的實施過程,就必須進行有效地溝通。
1當前軟件開發項目中溝通存在的問題
溝通是指人們分享信息、思想和感情的過程。在軟件開發的各人員與組織因素中,溝通與協調問題是影響軟件生產效率和可用性的重要問題。軟件開發項目的信息溝通問題具體
表現在以下幾個方面:
(1)缺乏溝通意識。
溝通首先是意識上的,其次才是技巧上的。哈佛大學校長勞倫斯·薩默斯(LawrenceSumers)給北大師生作了《全球化對高等教育的影響》演講時說,全球化浪潮下的學生們將應對五大挑戰,其中之一就是“世界變得越來越‘小’,必須增強溝通意識”。人與人交往需要溝通,在企業中無論是員工與員工、員工與上司、員工與客戶都需要溝通。只有積極的溝通,才能在企業內保持和諧,使發生的問題得到化解。
(2)項目組內未建立規范化的溝通制度。
由于沒有對項目組內的溝通形式做出制度化的規定,因此造成各成員間或項目組內各組織間的溝通形式不統一,以至于信息不能有效地到達接收者,造成信息不對稱的現象。
(3)溝通渠道選擇不慎。
溝通渠道的選擇對于良好的溝通非常必要,否則,就會出現“頭痛醫腳”的笑話。不暢通、不正式的渠道都會使溝通的效果大打折扣。
(4)溝通的頻率較少。
軟件開發的正式溝通最常發生在團隊成員之間。同一項目的不同團隊之間溝通相對較少,有一定合作關系的群體之間溝通更少,群體與外界的溝通最少,溝通效果自然很差。
2軟件開發項目中溝通管理體系的需求
結合軟件開發的溝通方式、溝通渠道和溝通信息的類型,軟件開發信息溝通管理體系應滿足的要求如下:
(1)時效性。
在軟件開發項目中經常會因為項目客戶、項目內資源以及開發方案的可行性等方面的變化,促使發生需求的變更、計劃的變更以及各種各樣的變更。這些變更的信息需要及時傳達給項目組內各成員,以便統一行動,避免項目成員重復無效的工作。
(2)溝通面覆蓋整個開發組織。
項目組的成員可能屬于具備不同功能的組織,甚至不在同一地點的人員也會同時加入到項目中進行協同開發,信息溝通應能將信息及時有效地傳送給每一項目成員,并應保證項目成員所接收的信息是正確的。
(3)支持溝通信息多元化。
因為軟件開發目所產生的信息多種樣,它們的文件格式也多種多樣,所以信息溝通管理體系應能正確處理和傳遞這些多樣信息。
(4)滿足多種溝通模式。
從溝通方式來看,傳受者的構成有以下幾種模式:個人———個人、個人———多人、多人———多人、多人———個人。從傳播與接收信息的時間上有:同步溝通和異步溝通。由軟件開發所采用的溝通模式較多,所以軟件開發項目的信息溝通體系應能滿足上述要求。
3軟件開發項目中溝通管理體系的建設
3.1溝通管理體系的框架
筆者認為,軟件開發項目溝通管理體系的建設重點在于企業內軟件開發項目溝通管理機制的建立。從組織行為上約束和規范溝通的方式,要求項目成員按照規范溝通,保障溝通的效果。溝通管理機制的框架由兩部分組成:第一部分是企業級溝通管理制度的定義,其作用是約定企業級的溝通管理的機制,形成企業級溝通管理的標準。在此標準之下,企業內所有項目均應按照統一的過程和模式實現項目正常、順暢的溝通,及時并適當地創建、收集、發送、儲存和處理項目的各類信息,從制度層面上保障項目正常有序的開展以至項目成功。
第二部分是項目級的溝通管理。僅有企業級的溝通管理制度還不足以保證每一具體項目溝通順暢,還需要溝通管理制度在具體項目中實例化。這其中重中之重是溝通計劃的制定,每一個軟件開發項目都必須有一個明確、詳細的溝通計劃,其內容應包括溝通內容、溝通對象、溝通渠道、溝通頻次、溝通責任人。
3.2實例
武漢開目信息技術有限責公司在2004年通過了CMM3級評估,筆者參與了從建立軟件過程體系到完成評估的全過程。開目公司搭建信息溝通管理體系的過程分為3個階段:
(1)過程定義。
溝通管理在CMM中不是以一個單獨的KPA(關鍵過程域)提出的,而是涉及多個KPA,它們分別是:RM(需求管理)、SCM(配置管理)、SPP(軟件策劃)、SPTO(軟件跟蹤與監控)、PR(同行評審)、IC(組間協調)。開目公司在過程定義時,根據溝通管理的及時性、蓋面廣、信息多樣性、多種溝通模式等要點,分別在上述KPA的過程定義中對溝通要求和溝通方式作出了明確的定義。
(2)執行與修訂。
過程定義階段完成后,開目公司組織了開發項目的試運行。在試運行中,SEPG(軟件工程過程組)監控所有過程的執行情況,并根據發現的問題不斷修正過程定義。試運行經歷了4個項目的考驗后,經過與項目內過程執行的磨合,進入正式運行過程。
(3)全面正式運行。試運行的目的是
為了檢驗過程的合理性和可行性,僅在部分項目中執行。在正式運行后,則嚴格要求所有項目均按照過程執行。當然,在正式運行中發現的過程定義問題,同樣可以被提出與修正。
結語
社會發展的越來越快，人們溝通的渠道也越來越多，溝通管理中的人得因素也變得更多。
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