工程設計檔案信息電子化管理及特點
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謝海英1由 分享
隨著市場經濟的發展，工程項目建設也愈來愈得到深入發展，如何加強工程設計檔案資料管理是提高工程質量的一項重要的工作。檔案是設計企業檔案的組成部分之一，反映了建設項目管理工作的真實過程， 工程設計單位既有與一般生產經營單位的共性，又有應用科學研究、技術開發單位的特性，是以智力勞動為主，多學科、多專業的知識技術密集型的軟件產業部門。其生產的設計產品是設計人員運用基礎資料、先進技術、科研成果實踐經驗進行集體創作的綜合技術成果，表現為技術文件、技術圖紙等。從工程建設的全過程看，設計產品是為工程建設和技術改造服務而創作的中間產品，是編制建設計劃、設備材料定貨加工、現場施工、建造安裝、生產準備、竣工驗收等諸項工作的依據條件，同時也是設計單位數量最大、價值最高、使用頻繁的資源儲備即工程設計檔案。工程設計檔案直接記錄了設計人員的科技思想、科技方法和科技配套成果，真實地反映了設計實踐活動的歷史過程， 除具有科技檔案的一般共性外，還有其自身的特點。充分認識和掌握它的各種特點及其管理要求， 對加強工程設計檔案工作并充分發揮其作用十分重要。現就工程設計檔案信息電子化管理及主要特點，談談個人的體會。
一、工程設計檔案信息電子化的現狀
1.在我國至今還沒有建立一個達到數據交換的機讀目錄工程檔案系統，工程設計檔案信息系統和網絡建設形式各行其是，層次不一，規范性、開發性、服務性、共享性較差，不能適應檔案信息資源共享的要求。
2.工程設計檔案的技術標準、組織工作程序標準未從計算機信息處理技術特點和發展考慮，越來越多的歸檔“文件資料”是磁盤、光盤，現行的檔案整理、分類方法、著錄標準及有關規定已不能完全適應。
3.工程設計檔案信息管理人員的素質有待提高。實現工程檔案信息電子化，首先要有現代化的人，管理人員要有較高的知識層次和先進技術水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作。從目前看，許多檔案部門缺乏現代高技術人才，其中檔案、信息處理復合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現代技術水平偏低，盡管引進了現代化設備，仍不能充分發揮作用，就談不上檔案信息電子化了。
二、工程設計檔案信息電子化管理的益處
1.工程設計檔案信息電子化，可一次投入，多次產出，可改變信息加工工作受經費限制的局面。手工編研信息成果出版需要較多的經費，檔案信息電子化，信息成果可多份拷貝，將拷貝成果送到領導及各個部門，就擴大了社會影響，拓寬了服務范圍，檔案部門的地位自然也就得到了提高。
2.工程設計檔案涉及面廣，貫穿于工程全過程，檔案的信息化可便于工程的管理、設計、技術人員和施工人員對整個工程項目的情況的了解，因此做好工程設計檔案管理的信息化不僅僅只是為當前工作服務，也是為歷史負責的表現。工程設計檔案的信息化可從工程項目的可行性研究論證、施工許可證、初步設計審查、土建、設備、供排水、電器的施工、設計變更單及竣工圖的編制等方面提供準確、可靠的數據。
三、工程設計檔案的特點
工程設計檔案的主要特點為①成套性②形成的階段性③內容的專業性④修改、補充的多變性⑤經濟效益的社會性。
①設計單位以一個獨立的工程項目作為設計工作對象，把不同專業的設計人員組成一個項目組，按照嚴格的、科學的設計程序，一個環節緊扣一個環節有規律地開展設計工作，并相應形成具有嚴密的系統性和有機聯系不可分割的設計文件材料整體，從而決定設計檔案的成套性。一項工程設計全部設計文件材料的總和，包括設計依據材料、中間設計成品和最終設計成品等， 按照一個獨立的工程項目把它們組成一套完整、準確、系統的檔案， 其中每一張圖紙、每一頁文字或表格都是該套檔案不可缺少的組成部分，這就是它的成套性。②一項工程一般都要經過設計準備（即前期）階段、初步設計階段、施工圖設計階段和配合現場施工安裝階段，因此，每個設計階段各個專業的設計文件分別組成各自互相聯系的有機整體，并決定文件材料形成的階段性。③一項工程設計是由多種專業和設計人員按不同專業分別開展具體設計作業，又相互配合共同完成，每一專業設計文件必然是該專業的技術活動的表達和存在形式，它所體現的科學技術內容、術語、符號和組成等都具有專業性的特點，其利用多數也是有針對性地按專業來進行。④在施工安裝過程中經常出現設計變更，需要對設計文件進行必要修改和補充。比如設計本身可能存在某些缺陷、疏漏或差錯；地質等自然條件可能出現了新的情況；物資供應的變化可能改變設備材料使用；施工方法的改變需要變更設計等等，這些不可遇見的意外情況都要求設計變更以適應施工。有時有的圖紙需要多次修改、補充，有的部分圖紙甚至成套作廢，要重新設計。設計圖紙文件的這種頻繁的變更修改是不可避免的、必要的和允許的，但又應是很嚴格的。這是工程檔案有別于其他一些檔案的重要特點。⑤設計單位的工程設計檔案，是從事工程設計技術活動的成果和產品。首先它是為某具體工程項目提供設計圖紙文件，作為施工必要條件，其次，它是可供開發利用的設計技術資源，對內可參考復用，對外可供技術轉讓和交流。為此保存工程設計檔案完全是為了滿足生產建設需要向社會提供服務的。
一、工程設計檔案信息電子化的現狀
1.在我國至今還沒有建立一個達到數據交換的機讀目錄工程檔案系統，工程設計檔案信息系統和網絡建設形式各行其是，層次不一，規范性、開發性、服務性、共享性較差，不能適應檔案信息資源共享的要求。
2.工程設計檔案的技術標準、組織工作程序標準未從計算機信息處理技術特點和發展考慮，越來越多的歸檔“文件資料”是磁盤、光盤，現行的檔案整理、分類方法、著錄標準及有關規定已不能完全適應。
3.工程設計檔案信息管理人員的素質有待提高。實現工程檔案信息電子化，首先要有現代化的人，管理人員要有較高的知識層次和先進技術水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作。從目前看，許多檔案部門缺乏現代高技術人才，其中檔案、信息處理復合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現代技術水平偏低，盡管引進了現代化設備，仍不能充分發揮作用，就談不上檔案信息電子化了。
二、工程設計檔案信息電子化管理的益處
1.工程設計檔案信息電子化，可一次投入，多次產出，可改變信息加工工作受經費限制的局面。手工編研信息成果出版需要較多的經費，檔案信息電子化，信息成果可多份拷貝，將拷貝成果送到領導及各個部門，就擴大了社會影響，拓寬了服務范圍，檔案部門的地位自然也就得到了提高。
2.工程設計檔案涉及面廣，貫穿于工程全過程，檔案的信息化可便于工程的管理、設計、技術人員和施工人員對整個工程項目的情況的了解，因此做好工程設計檔案管理的信息化不僅僅只是為當前工作服務，也是為歷史負責的表現。工程設計檔案的信息化可從工程項目的可行性研究論證、施工許可證、初步設計審查、土建、設備、供排水、電器的施工、設計變更單及竣工圖的編制等方面提供準確、可靠的數據。
三、工程設計檔案的特點
工程設計檔案的主要特點為①成套性②形成的階段性③內容的專業性④修改、補充的多變性⑤經濟效益的社會性。
①設計單位以一個獨立的工程項目作為設計工作對象，把不同專業的設計人員組成一個項目組，按照嚴格的、科學的設計程序，一個環節緊扣一個環節有規律地開展設計工作，并相應形成具有嚴密的系統性和有機聯系不可分割的設計文件材料整體，從而決定設計檔案的成套性。一項工程設計全部設計文件材料的總和，包括設計依據材料、中間設計成品和最終設計成品等， 按照一個獨立的工程項目把它們組成一套完整、準確、系統的檔案， 其中每一張圖紙、每一頁文字或表格都是該套檔案不可缺少的組成部分，這就是它的成套性。②一項工程一般都要經過設計準備（即前期）階段、初步設計階段、施工圖設計階段和配合現場施工安裝階段，因此，每個設計階段各個專業的設計文件分別組成各自互相聯系的有機整體，并決定文件材料形成的階段性。③一項工程設計是由多種專業和設計人員按不同專業分別開展具體設計作業，又相互配合共同完成，每一專業設計文件必然是該專業的技術活動的表達和存在形式，它所體現的科學技術內容、術語、符號和組成等都具有專業性的特點，其利用多數也是有針對性地按專業來進行。④在施工安裝過程中經常出現設計變更，需要對設計文件進行必要修改和補充。比如設計本身可能存在某些缺陷、疏漏或差錯；地質等自然條件可能出現了新的情況；物資供應的變化可能改變設備材料使用；施工方法的改變需要變更設計等等，這些不可遇見的意外情況都要求設計變更以適應施工。有時有的圖紙需要多次修改、補充，有的部分圖紙甚至成套作廢，要重新設計。設計圖紙文件的這種頻繁的變更修改是不可避免的、必要的和允許的，但又應是很嚴格的。這是工程檔案有別于其他一些檔案的重要特點。⑤設計單位的工程設計檔案，是從事工程設計技術活動的成果和產品。首先它是為某具體工程項目提供設計圖紙文件，作為施工必要條件，其次，它是可供開發利用的設計技術資源，對內可參考復用，對外可供技術轉讓和交流。為此保存工程設計檔案完全是為了滿足生產建設需要向社會提供服務的。