口語交際禮儀技巧

　　與人溝通禮儀很重要，小編這就來分享下口語交際禮儀技巧。

 

　　技巧1 妥善安排會面的約定

 

　　-i'd like to make an appointment with mr. lee. dating

 

　　當你計劃到海外出差，順道拜訪客戶時，必須先以書信通知對方。出國以前再以telex或電話向對方確認訪問的日期和目的。如果是臨時決定的拜訪，也要通過對方的秘書安排，告訴她："i'dlike to make an appointment withmr.lee."(我想和李先生約見一次。)讓對方對你的造訪有所準備，才會有心情和你洽談。

 

　　技巧2 向溝通對手表示善意與歡迎

 

　　I will arrange everything. something nothing anything

 

　　如果溝通是由你發起，提供對手一切的方便，能使溝通一開始便在友善和諧的氣氛下進行。尤其是當你的溝通對手是遠道而來的，你熱心地告知他："iwill arrange everything."(我會安排一切。)不但表現出你的誠意，也能使他在不必顧慮食宿等瑣事的情況下，專心與你進行溝通。

 

　　技巧3 溝通進行中應避免干擾

 

　　no interruptions during the meeting! no disturbance,please

 

　　如果溝通的地點是在你的公司，那么請叮嚀你的部屬，勿在溝通過程中做不必要的干擾。因為過份的干擾會影響溝通的意愿和熱忱。

 

　　技巧4 遵守禮儀

 

　　behave yourself!

 

　　溝通時，仍然要遵守一般奉行的禮儀和保持良好的儀態，這樣可以增加人們對你的好感，提高你的溝通效率。此外，坐姿不良，在對手講話時左顧右盼，都足以使人對體產生不良的印象，而減低與你洽談的興致。

 

　　技巧5 適時承認自己的過失

 

　　its my fault. mistake error

 

　　如果你明顯地犯了錯，并且對別人造成或大或小的傷害，一句充滿歉意的"im sorry. its myfault."(對不起，是我的錯。)通常能夠獲得對方的原諒。就算他實在很懊惱，至少也能稍微緩和一下情緒。做無謂的辯解，只能火上加油，擴大事端。

 

　　技巧6 抱怨不是無理取鬧

 

　　i have a complaint to make。

 

　　以激憤的語氣向人抱怨某事，很可能令人心生反感，而使結果適得其反。服務員上錯了菜，旅館女服務員忘了整理你的房間，送來的貨物根本不是你訂單上所指明的東西等情況，著實令人懊惱。但是生氣并不能解決問題，不如心平氣和而語氣堅定地告訴對方"i have a complaint to make."(我有怨言。)然后告訴他所發生的事。

 

　　二、溝通技巧20

 

　　技巧7 資料須充實完備

 

　　we have a pamphlet in english。

 

　　具體的物品通常比口頭描述更有說服力。當客戶聽到你說 "we have a pamphlet inenglish."(我們有英文的小冊子。)或 "please take this as asample"(請將這個拿去當樣品。)時，一定會興趣大增，進而問你許多和產品有關的問題。如果你平時資料搜集得全面，便能有問必答。這在商務溝通上是非常有利的。

 

　　技巧8 緩和緊張的氣氛

 

　　how about a break？

 

　　當會議因冗長而陷于沉悶、緊張的氣氛時，做無意義的僵持是無法獲得令人滿意的結果的。如果能在不打斷對方的情形下提出"howabout abreak？"(休息一下如何？)對方必能欣然接受，緊張的氣氛也立刻得以經解。當你們再回到會議桌時，也能以清晰的思路繼續溝通。

 

　　技巧9 做個周到的主人

 

　　you can use our office equipment if necessary。

 

　　如果溝通是在你的公司進行，除了應向溝通對手提供舒適的場所以外，更應該盡量配合對手，向他提供有助于溝通進行的服務與設備。例如，大大方方地告訴他"you can use our office equipment ifnecessary."(如果必要的話，您可以使用我們的辦公室設備。)協助對手對溝通內容做正確的衡量，其結果可能也是對己方極為有利的。

 

　　技巧10 詢問對方的意見

 

　　what is your opinion?

 

　　每個人都希望自己的意見受到重視。當你和他人進行溝通時，除了說出自己的想法以外，隨時可加上一句"what is youropinion？"(你的意見是？)或" i'd like to hear your ideas about theproblem."(我想聽聽你對這個問題的看法。)不但讓對方感覺受到重視，更能使你們因思想的交流而逐漸達成協議。

 

　　技巧11 清楚地說出自己的想法與決定

 

　　i think i should call a lawyer。

 

　　如果在溝通場合中，你無法詳實地說出心中的意念，不僅會使對方聽得滿頭霧水，說不定還會讓對方認為你對實際情形根本不了解，而失去和你溝通的興致。試想假如你在向警察描述車禍的發生時，不能提醒他"ihad the right-of-way."(我有優先行駛權。)或沒告訴他" i think i should call alawyer."(我想我該叫個律師。)你也許因此而吃了大虧。還有很多情況是特別需要提供詳實資料的，例如：向醫生敘述你的病痛，告訴理發師你所要的發型，向客戶講解產品的特性等。平常多注意英美人士對這類場合的應對，您這方面的英語一定會大有進步！

 

　　技巧12 找出問題癥結

 

　　what seems to be the trouble？

 

　　任何一個沖突或誤解的產生，都有潛在原因。為什么你的老客戶這回不向你的公司訂貨？為什么對方不能達到你的要求？這種情況發生時，要立刻積極地探索原因。向對方探詢"whatseems to be the troubte？"(有什么困難嗎？)或問一句"is there something thatneeds our attention?"有什么需要我們注意的嗎？)都能表示你對事情的關切。知道問題的癥結，才有辦法進行溝通。

 

　　技巧13 要有解決問題的誠意

 

　　please tell me about it。

 

　　當客戶向你提出抱怨時，你應該做的事是設法安撫他。最好的辦法就是對他提出的抱怨表示關切與解決的誠意。你的一句"pleasetell me about it"(請告訴我這件事的情況。)或"i'm sorry for my error and assureyou i will take great care in performing thework"(我為我的錯誤感到抱歉，并向您保證，我會盡全力處理此事。)令對方覺得你有責任感，也會恢復對你的信任。

 

　　技巧14 適時提出建議

 

　　well send you a replacement right away。

 

　　當損失已經造成時，適時地提出補救方法，往往能使溝通免于陷入僵局，甚至于得以圓滿地達成協議。例如：你運送到客戶手上的貨物，的確不是訂單上所標明的，而你又能立即向他保證"well send you a replacement right away." (我們會立即寄給您一批替換品。)或者告訴他"wecan adjust the price for you if you keep thematerial."(如果您留下這批材料，我們可以為您調整價格。)那么，客戶心中的憂慮必定立刻減半，而愿意考慮您的提議。

 

　　技巧15 隨時確認重要的細節

 

　　is this waht we decided?

 

　　商務洽談中，一牽扯到金額、交貨條件和日期時，除了洽談當時要用口頭復述加以確認外，合約擬好后，更要詳細地過目一遍。一旦發現疑點，應立刻詢問對方"isthis what we decided? "(這是我們說定的嗎？)合約內容真的錯得離譜，就應告訴對方"i'll have toreturn this contract to youunsigned."(我得將這份合約退還給你，不能簽名。)以示抗議。任何合約上的問題，寧可羅嗦一點，也決不可含糊。

 

　　技巧16 聽不懂對方所說的話時，務必請他重復

 

　　would you mind repeating it?

 

　　英語不是我們的母語，聽不懂是很自然的。聽不懂又裝懂，那才是有害的。其實請人家重復或再講清楚一點并不難，你只要說"wouldyou mind repeatingit?"(您介意再講一遍嗎？)，相信對方不但會再說一遍，而且連速度都會放慢些。如果你還是沒聽懂，那么仍然要用這個老方法："couldyou explain it more precisely?"(您能解釋得更明白一點嗎？)

 

　　技巧17 使談判對手作肯定答復的問題

 

　　is it important that ……?

 

　　連續發問溝通對手給予肯定答復的問題，最后引導他對你的主要建議也作有定的答復，是絕對須要花費一番心思的。通常溝通對手只對自己有利的問題，才會痛快地回答"yes"。因此，在溝通場合開始前，不妨先細心地想一下，你所希望對方接受的條件，對他有什么好處，試著以"isit important that ……?"(……是不是對您很重要？)或"is it helpful if……?"(如果……是不是對你有幫助？)未獲得他的肯定，那么要使你的建議通過也不難了。

 

　　技巧18 做適當的讓步

 

　　the best compromise we can maks is……

 

　　溝通雙方的互相讓步，最常見的例子就是討價還價。買方希望賣方減價一百五十元，而賣方只想減價五十元，雙方一陣討價還價之后，最后減了一百元。不論你的對手是如何的咄咄逼人，你總得做一個最后的讓步："thebest compromise we can make is …… "(我們所能做的最好的折衷辦法是……)或是" this isthe lowest possibleprice."(這是最低的可能價格了。)然后堅定不移，否則如果讓步得太過，你可就要有所損失了。

 

　　技巧19 不要倉促地做決定

 

　　please let me think it over。

 

　　在商場上講求信用，一旦允諾人家的事情，要再反悔，會令人產生不良印象。因此，在下決定之前，務必要經過深思熟慮。如果你正在和客戶商談一件無法遂下決定的事時，不妨請他給你一點時間"pleaselet me think it over."(請讓我考慮一下。)或" would it be all right to giveyou an answer tomorrow？"(明天再答復您行嗎？)切記，倉促地下決定往往致嚴重的后果！

 

　　技巧20 說"不"的技巧

 

　　no, but ……

 

　　在商務溝通上，該拒絕時，就應該斬釘截鐵地說"no."拐彎抹角地用"that'sdifficult"(那很困難。)或"yes,but……"(好是好，可是……)來搪塞，會令對方覺得你答應得不夠干脆，而不是在委婉地拒絕。如果你說"no，but……"對方便清楚地知道你是拒絕了，但似乎還可以談談。這個時候，你因為已先用"no"牽制對方，而站在溝通的有利位置上了。

 

　　技巧21 不要催促對手下決定

 

　　stop asking "have you decided?"

 

　　當你的溝通對方需要時間來考慮一下方案時，千萬不要一直催促他"hare youdecided?"(你決定了沒有？)那樣，你不但干擾了他的思考，也可能激怒他。結果原本可能達成的協議或許就此泡湯了。

 

　　技巧22 沉默是金

 

　　silence is golden。

 

　　面對對方所提無法接受的提議，沉默是最有力的回答。這種無動于衷所帶給溝通對手的壓力，遠大于澆他一盆冷水。將所達成的協議逐一列入記錄——let's have the agreed itemsrecorded。為了避免簽約時的爭執或重新商議，交涉中達成協議的項目應做成記錄，并在會議結束時傳閱。因此，每達成一項協議，要記得提醒對方"let'shave the agreed items recorded." 我們聲達成協議的項目記錄下來。)

 

　　技巧23 過分吹牛，足以敗事

 

　　don't boast!

 

　　磋商者往往為了達成協議而向交涉對手做過份不實的吹噓。這種情形在向他人推銷產品時，尤其常見。顧客因聽信你的吹牛而購買產品，進而造成損失，輕者不再與你打交道；嚴重的，恐怕還要告你欺詐，多劃不來！所以在向他人做"we can give you a guarantee 100years."(我們可以給您一百年的保證。)這一類的承諾時，最好先斟酌一番。

 

　　技巧24 不浪費溝通對手的時間

 

　　……then i'll drive you to the airport for your flight at 7:00.

 

　　在溝通開始以前，最好事先得知溝通對手的行程表，并盡量配合。當你和客戶談好了一切細節以后，你對他說"i'll have mysecretary type the contract for you to sign at once, then i'lldrive you to the airport for your flight at 7:00.(我會讓我的秘書立刻將合同打好給您簽名，然后，我開車送您去機場搭七點鐘的飛機。)想必他一定會感激你的周到細心，因此也會采取合作的態度。

 

　　技巧25 達到目地，立即離開

 

　　i'm glad to have met you, mr. lee。

 

　　如果協議達成，而你仍流連忘返，則有以下兩種危險：溝通對手改變主意；或者你可能因松懈而目不擇言，說錯了話。因此商議一完成，立即以"i'm glad to have met you, mr. lee."(李先生，很高興認識您。)收場，告別離去