商務英語口語之如何書寫英語商務書信(2)
商務英語口語之如何書寫英語商務書信
Business Correspondence(2) 商務信函(2)
通過前面的學習，相信你已經掌握了商務信函的格式，接下來我們要學習商務信函的內容和語言。在開始前，先送給你5條書寫商務信函的"Golden Rules"(秘訣)。
寫信時，一定要考慮到收信人的感受，所以你的信件必須做到:
1. CLEAR 清楚易懂
2. COMPLETE 內容完整
3. CONCISE 簡潔、扼要
4. COURTEOUS 用詞禮貌
5. CORRECT 語言正確
本課的重點詞匯和句型。
1. quotation n. 報價
2. above-mentioned adj. 上述的，信中已提到的
3. attach vt.附上、加上(條件等)
4. enclose vt.把……(隨函)附寄
5. inconvenience n. 不便
6. forgive vt. 原諒
7. With reference to______ 關于
8. I would be grateful if you could… 如果您能……，我將不勝感激。
商務信函的格式非常規律化，而其內容和語言上也是有律可循的。下面就讓我們根據一個實例來學習如何書寫商務信函。 下列是一封財務公司的詢價信：
HERITAGE FINANCE LIMITED
--------------------------------------------------------------------------------
22 The Close Hanworth Middlesex TW13 5TB
Tel:081 899 3642 Fax:081 3644
29 January 199-
Mr. R James
T F Consultancy
29 Lower Village Rd.
London SE17 2ST
Reference: Financial Consultancy Contract
Dear Mr. James ,
We would be grateful if you could send us a quotation for the above-mentioned contract. Details of the contract are attached.
Since the work is due to start in December, we would appreciate a reply at your earliest convenience.
Yours sincerely Signature J Fish
Corporate Finance Manager
仔細閱讀這封詢價信之后，你會發現寫信人-公司財務經理(Corporate Finance Manager) J Fish 在收信人稱呼之前，寫下了信件的主題：
關于財政合同(Reference: Financial Consultancy Contract)。
因為商務信函強調"效率第一"，所以在正文(body)前面加上信件的主題，會使收信人對信件的主要內容一目了然，達到事半功倍的效果。
商務信函的主題有好幾種表達方式，
你可以把主題放在收信人稱呼之前，比如：
Subject: ____; Re:___ 或者Reference:____
也可以在放在收信人稱呼之后，正文的開頭，如： With reference to______ (關于) 例如，我們可以用下面這句話來引出正文：
With reference to our previous letters and cables, we wish to call your attention to the fact … (關于我們以前的信件，我們希望你們注意到這樣一個事實……)
現在你對主題的寫法一定胸有成竹了吧，接著讓我們繼續看Fish 先生是怎樣開始信件的正文的。 從文中可以看出，Fish 先生寫信的目的是要求對方提供報價單，因為他寫道：
We would be grateful if you could send us a quotation for the above-mentioned contract.
(如果您能寄來上述合同有關報價，我們將非常感激。)
值得一提的是，Fish 先生提出要求語氣非婉，他用了句型：
I would be grateful if you could… (如果您能……，我將不勝感激。)
這樣禮貌地提出要求，會使對方感覺很舒服，從而更愿意和你做生意。
Fish 先生在這句話中用到了above-mentioned一詞，來表達"上述的，信中已提到的"。知道了它的用法，我們就來試著用它造個句子吧。
"上述產品在本市各大百貨商場中都能買到。"
正確的英文翻譯是：
The above-mentioned product is available in the major department stores throughout this city.
在提出要求后，Fish 先生又加上了一句具體的說明：
Details of the contract are attached. (合同詳細內容已隨函附上。)
其中attach是"附上、加上(條件等)"的意思。 這里還可以用enclose 一詞來替代attach，表示附件的意思。例如：
Please find enclosed samples.(請查收附上的樣品。)
現在我們再來學習幾種不同的商務信函開頭方式。 現代商務信函越來越講究效率，所以開門見山，直接陳述自己寫信的原因不失為一個好方法，比如：
I am writing to inform you that/apply for / request…etc.
(我寫信是要告訴/申請/請求……等等。)
而當你回復別人信件時，首先要對對方的來函表示感謝：
Thank you for your letter of 1 July.
感謝貴方7月1日的來信。
當然,你還可以點明具體的事由：
Thank you for your application for credit at Barrow's.
(感謝您申請Barrow's的商業信用帳戶。)
如果你想寫的是一封道歉信，用道歉來開頭會讓對方體會到你的誠意。比如對于客戶的投訴，你可以說：
We are sorry for any inconvenience we caused you.
(我們對給您帶來的任何不便深表歉意。)
道歉的方式很多，你也可以選擇比較委婉的方式，比如為延誤回復來信道歉：
I hope you will forgive the long delay in answering your letter of June 9.
(希望您能原諒我延誤回復您6月9日的來信。)