商務英語中正式信函的寫作方法

商務英語中正式信函的寫作方法

　　商務英語是指人們在商務活動中所使用的英語,在西方國家通常稱Business English。隨著國際經濟的迅速發展,商務英語越來越受到人們的重視,特別是專門的商務英語通用的語言。而商務信函則是商務英語的重要組成部分,是國際貿易雙方進行書面商務信息溝通的重要手段,其撰寫的成功與否對企業的業務有著極其重要的影響。因此,本篇文章著重講解正式的商務信函的寫作技巧和方法。

　　商務英語中正式信函的寫作方法

　　信函是公司的臉面，它對于公司樹立良好的形象有著極為重要的意義。典型商務信函的內容應包括如下幾點：

　　信頭：一般來講，商業信函均使用印有"letterhead"的公函信箋，這樣信頭就不必自己再寫了。

　　信內地址：寫在信紙的左上角，編號和日期下方。順序是從小到大：

　　公司名稱或收信人姓名、職務

　　房屋或大樓名稱

　　大樓號碼及所在街道或路的名稱

　　省市名稱及郵編

　　國家名稱

　　稱呼敬語：如知道對方姓名，就用Dear Mr./Mrs./Miss/Ms.加上姓，如不知道對方姓名，可用Dear Sir, Dear Madam, 也可用：To whom if may concern。如對方職務較高，則最好用其職務名稱，如： Dear Prof. Smith, Dear Dr. Henson等。 稱呼一家公司就用Dear Sirs 或Gentlemen。

　　正文

　　結束敬語：如稱呼用Dear Sir/Dear Sirs/Dear Madam", 結束敬語就應用Yours faithfully。如稱呼用Dear Mr. John/Dear Mr. Smith, 結束敬語就應用Yours sincerely。

　　署名

　　英文信函中講究五C原則，也就是要求做到正確(Correctness)、清晰( Clearness )、簡明( Conciseness )、完整( Completeness )和禮貌( Courtesy )。 信函的語調也是同樣重要的，它表達了你對收信人的態度，適當的語調將會給雙方創造良好的溝通氣氛。