商務函電寫作標準及格式

　　商務函電是指在日常的商務往來中用以傳遞信息、處理商務事宜以及聯絡和溝通關系的信函、電訊文書。常用的商務信函主要有商洽函、詢問函、答復函、請求函、告知函和聯系函等。

　　一.商務信函的寫作需要注意以下幾點標準：

　　(1)準確。商務信函的內容多與雙方的利益有著直接的利害關系，因而要完整、精確的表達意思，用于乃至標點符號都要做到準確無誤，以免造成不必要的麻煩。

　　(2)簡潔。在做到準確、周到的前提下，應用最少的文字表達真實的意思，不能拖沓冗長。

　　(3)具體。信函所要交待的事項必須具體明確，尤其要注意需要對方答復或會對雙方關系產生影響的內容，絕不能語言不詳。

　　(4)禮貌。要掌握禮貌、得體的文字表達方式，以有利于雙方保持良好的關系。

　　(5)體諒。要學會換位思考，能夠站在對方的立場上思考問題。這樣容易獲得對方的認同，有利于雙方達成有效的溝通。

　　二.商務信函格式

　　商務信函一般由：信頭、編號和日期、封內地址、稱呼、事由、信文、結尾敬語、簽署、附件、附言等組成。

　　信頭(Heading)：指發信人的姓名(單位名稱)、地址和日期，一般寫在信紙的右上角。一般公函或商業信函的信紙上都印有單位或公司的名稱、地址、電話號碼等，因此就只需在信頭下面的右邊寫上寫信日期就可以了。

　　地址：英文地址的寫法與中文完全不同，地址的名稱按從小到大的順序：第一行寫門牌號碼和街名;第二行寫縣、市、省、州、郵編、國名;然后再寫日期。標點符號一般在每一行的末尾都不用，但在每一行的之間，該用的還要用，例如在寫日期的時候。 日期的寫法，如1997年7月30日，英文為：July 30，1997(最為普遍); July 30th，1997;30th July，1997等。1997不可寫成97,以免引起歧義。 信內地址：在一般的社交信中，信內收信人的地址通常省略，但是在公務信函中不能。將收信人的姓名、單位、地址等寫在信頭日期下方的左角上，要求與對信頭的要求一樣，不必再寫日期。

　　稱呼(Salutation)是寫信人對收信人的稱呼用語。位置在信內地址下方一、二行的地方，要求從該行的頂格寫起，在稱呼后面一般用逗號(英國式)，也可以用冒號(美國式)。寫給公務上的信函用Dear Madam，Dear Sir或Gentleman(Gentlemen)不用專指某個人。注意：Dear純屬公務上往來的客氣形式。Gentlemen總是以復數形式出現，前不加Dear，是Dear Sir的復數形式(有時也可Dear Sirs)。寫給收信人的信，也可用頭銜、職位、職稱、學位等再加姓氏或姓氏和名字。例如：Dear Prof. Tim Scales, Dear Dr.John Smith。

　　事由：在公務信函中，通常在稱呼與正文之間，有Re：或Subject：(事由)字樣。一般在信紙的中間，也可與“稱呼”對齊。還應在底下加橫線、加粗等，以引起讀信人的注意，使收信人便于在讀信之前就可了解信中的主要內容。 正文(Body of the Letter)：位置在下面稱呼語隔一行，是信的核心部分。因此要求正文層次分明、簡單易懂。

　　結束語：恭維性的，位置在正文下面一到兩行的地方，從正文的開頭偏右的位置，句末用逗號，比較常用的是truely yours(yours truely)或者faithfully yours、sincerely yours。

　　簽名：此項是必需的，結束語后的一到兩行后面，也是在信紙的中間偏右的位置開始寫，同時，在結束語的正下方簽名下面要用機器打出簽名，以便于對方識別。還需要把寫信人的頭銜、職位等打在名字下面。