寫開發信的注意要點

寫開發信的注意要點

　　寫開發信之前， 最重要的是忘記我們中國人的行文和思維方式。當你的開發信寫的已經看不出是出自中國人之手，那時候你就出師了。

　　你必須明白的10點 1、郵件不能寫的過長 2、要有 明確的主題3、切忌 長篇大論的介紹公司/工廠 4、不要炫耀英文水平 5、少用奇奇怪怪的字體 6、主動語態不要用的太多 7、不要問毫無意義的問題 8、最好不要有附件和圖片 9、慎重插入URL鏈接 10、語氣不能過于生硬

　　一 郵件不要寫的過長

　　客戶在瀏覽郵件時留給每封郵件的時間只有2～3秒。 如果你的郵件寫的像老太太的裹腳布一樣又臭又長，英語表述水平有限，再加上幾個MB的附件。可想而知這樣開發信的結果會如何。

　　二 要有明確的主題

　　要能吸引住客戶的眼球。

　　少用形式化的標題：we are the manufacturer of XX, need cooperation , *** trading company ltd,

　　price list for XX- *** trading company ltd.

　　三 什切忌長篇大論的介紹

　　例：我們是某某玻璃器皿貿易公司，地處歷史悠久的古城西安，交通便利，風景優美，我們公司成立于2008年，具有豐富的玻璃器皿生產和開發經驗，享譽全球，我公司獲得ISO9001：2000質量體系，嚴格按照5S管理，真誠歡迎您來我司參觀拜訪，希望和您建立起長久的業務關系，我們以真誠和服務贏得客戶……”當然有明確突出優勢的， 可以這樣: We supply glassware for KOLHS with high quality and competitive price. Hope to cooperate with you!

　　四 不要炫耀英文水平

　　外貿函電的精髓就是“簡單簡單再簡單”。少用冷僻生詞，各種語法從句層出不窮。多多模仿國外客人的表達方法。能讓小學生都看懂的開發信才是最棒的。

　　幾句話點到主題，表達清楚就可以了。能用一句話表達的，千萬不寫兩句，省掉一切能省的廢話。寫完以后其實可以讀一遍，看哪句話可以刪掉，哪句話可以換一種表達方式，少用第一人稱，多用被動語態!等到你重新檢查的時候，發現已經簡單的不能再簡單，沒詞可以刪了，那就點“發送”吧

　　五 少用奇奇怪怪的字體

　　要為了醒目而用夸張的字體，醒目的顏色，放大加粗斜體，甚至全篇大寫 常用字體：Arial，Verdana，Calibri，Times new roman

　　顏色：一般以黑色，藍色為主。一封郵件寫的五顏六色會讓人很不舒服。 一般客人在郵件中加粗，大寫或者是用紅色標注，那肯定是特別強調的東西。六、

　　六 主動語態不要用的太多

　　在老外的郵件中， 很少會充滿WE, I這樣的人稱。大多用的是被動語態。

　　例：我們會明天寄樣品給你。我們常用的是“we will send the samples to you tomorrow." 而老外一般會說"The samples will be sent to you tomorrow."

　　七 不要問毫無意義的問題

　　例：Do you want our products? Do you interested in our products? Are you sourcing for *****?

　　How is your business recently? Would you like to cooperate with us?

　　你的目的就推銷你的產品，非要讓客人回答是或者否， 就等于把自己逼上了絕路

　　開發信還是要直接一點，告訴客人你是誰，你做什么，你的優勢在那里。只要清楚表述出這3點，就完全足夠了。其他的東西可以以后慢慢談。

　　八 最好不要有附件和圖片

　　有附件和圖片并不是不好，而是很容易被國外的服務器攔截。

　　九 盡量不要插入URL鏈接

　　很人喜歡在郵件中加入公司的網址的鏈接，或者在簽名中加入鏈接。同樣這種做法被國外服務器攔截的概率也很大。

　　有了客人回復后， 你第二次給他寫郵件插入這些就沒問題了

　　十 語氣不能過于生硬

　　郵件本身就比較死板， 在電腦前閱讀這些冰冷的文件，和面對面或者電話中的交談是完全不同的。例：Pls give me reply today.與 could you help to give me reply today?要常用please, help, kindly, could, thank you, appreciate