如何讓你的郵件給人留下好印象

如何讓你的郵件給人留下好印象

　　外貿的大部分工作都是通過電子郵件來完成的。因為，做外貿應該掌握各種外貿函電的書寫格式和要點。一般的客戶開發郵件、客戶維護郵件我們見得比較多，也很熟悉了。那么，我們又該如何寫郵件可以使郵件給人留下好印象？

　　如何讓你的郵件給人留下好印象

　　1. Know your email terms:

　　英語電子郵件的發送程序有很多縮寫，如果你不知道意思的話，你發給老板要求加薪的郵件就可能會發給整個辦公室!

　　"Reply to all"

　　表示你的郵件將發送給每一個收到原始郵件的人。在郵件的地址欄內，"cc" (carbon copy)部分是指將郵件復本發給你指定的人，而在"bcc"部分，你可以悄悄地發送郵件而不讓其他的人知道– b的意思是"blind"(掩藏的)。

　　如果有人要你"forward"一封郵件，他們意思是要你通過轉發的功能發送郵件的復本，有時侯簡寫成"fw."

　　2. Use the Right Greeting:

　　盡管用"Hey"作為寫給朋友的電子郵件開場白沒有任何問題，但是最好不要用這種方式來給一個潛在的商務伙伴這樣寫信。另一方面，使用非常正式的傳統開場白"Dear Sir" 也已經越來越過時了。最好是寫"Dear Mr. / Ms." 然后加上那個人的姓。如果你們一起工作的話，那就寫他們的名字也沒有關系。(例如"Dear John")。

　　3. Keep it Short and Clear:

　　若使用除英語外的其他語言，可能需要用精美的詞匯和復雜的句法來顯示你的聰明才智和教育，而寫英語郵件你只需用一種清晰且有條理的方式。在郵件的第一段清楚地表明你寫信的目的，格式保持條理清晰，每一段都有中心句。使用類似"first, second, next, and finally"的詞能引告訴讀者你將表述一個新的觀點。你不需在郵件中寫上所有的詳細內容。你可以用像"If you have any other questions please feel free to contact me,"這樣的短語來結束郵件，這樣一來讓讀者有更多的機會向你詢問更多的信息。

　　4. Be polite and tactful:

　　在你寫郵件時盡量清楚地陳述所寫的內容， 到底是船運鞋子的折扣費用還是一次工作面試，最好不要用像 "I want."的詞表示要求，"I would like"會顯得更尊重對方，并且如"I am interested in"的短語是提出請求建議或尋求意見的好選擇。