備品備件采購管理制度范本
為了加強備品備件的采購管理，優化采購流程，節約企業成本，需要制定并實施相應的管理制度。學習啦小編今天為你整理了備品備件采購管理制度范本，希望對大家有幫助!
備品備件采購管理制度范本篇一
第一章總則
備品備件的采購工作是采購供應部的主要工作之一。承擔著公司所屬生產企業所需國內外備品備件的采購、供應工作包括申購計劃的整理、歸類、采購任務的安排、供求信息的收集、整理及時向申購單位、部門經理及分管副總裁反饋、匯報相關信息與供應商談判、簽訂合同跟蹤收貨和質量跟蹤監督、反饋檔案的建立等。
第二章崗位設定
采購崗位負責集團公司生產所需的備品備件的采購工作采購內業崗位負責備品備件申購單的匯總、分類及整理備品備件申購的臺帳登記相發票的審核按時編制采購月、季及年度報表。
第三章工作任務
1、負責備品備件的采購供應工作。及時了解市場行情多方收集、整理相關供應商信息不斷拓寬供應渠道。有選擇地收集、建立供應商檔案以備后用。
2、加強學習熟悉公司各種型號的生產設備掌握各種型號的備品備件在相關的生產設備中的功能、物性指標、性能、質量等。采購適價、適質及符合設備技術要求的備品備件。
3、認真審核、匯總、分類各公司遞交的申購單核對各種備品備件的貨存情況嚴格按備品備件采購程序對所采申購的備品備件的型號、貨期、價格等進行查詢及時向各申購公司、部門經理及分管總裁反饋查詢結果。合理選擇合格的分承包方。
4、嚴格執行備品備件的采購審批及備案程序即備品備件的型號及貨期限必須由各申購單位確認備品備件的價格必須部門經理及分管總裁審批簽訂的合同所經辦人員必須自行建檔外還需要送財務部備案。
5、根據備品備件的使用功能、設備要求等參考價格因素確定國內采購或國外采購需從國外采購的將簽訂的合同移交進出口科按國外采購工作程序進行采購需在國內采購的按備品備件采購程序進行采購。
6、全程跟蹤已簽合同或已開證的備品備件的生產、發貨情況。對已到貨的備品備件配合倉庫清點數量、配合質檢進行驗貨。對不合格的備品備件負責按合同規定和客戶協客戶拜訪紀要銷售分銷指標會議紀要新產品指標崗位職責及工作要求生產技術指標市場營銷指標供應鏈指標衡量指標完成計計劃編制說明供應商資質和管理辦法管理制度采購管理制度終端運作模式工作指引工藝流程生產計劃安排營銷管理制度商退貨、索賠等處理辦法對合格的備品備件負責向財務部申請對外付款。
7、及時整理、歸類業務檔案以備部門經理、分管總裁及相關領導的檢查按時按質地編制采購報表。
8、協調處理與相關部門的工作聯系主動向部門經理及分管副總裁匯報工作遞交資料誠懇接受檢查重大問題應請示部門經理及分管副總裁核決。
第四章權限
1、有權選擇合格的分承包方并送部門經理及分管總裁核定。
2、有權根據備品備件庫存情況對配件進行合理調配對有疑意的申購單可提出異意送部門經理及分管副總裁審批后可以予以絕拒采購。
3、對外簽訂合同金額在50萬人民幣以下的由部門經理審批審批金額在50萬人民幣以上含50萬人民幣送分管副總裁審批簽名。
4、對外付款、承兌貨款時貨物發票需附倉庫的驗收單和質檢部門的檢驗報告單經財務部審核數量無誤經辦人確認價格后報部門經理及分管副總裁簽名批準方可對外付款。
第五章職責
1、對備品備件的采購供應不及時而造成生產設備故障不能及時得到維修負責。
2、對備品備件的品種、規格、質量不符合公司的質量要求影響生產和工作負責。
3、對采購過程中因工作失誤或價格問題及不按備品備件的采購程序進行采購使公司蒙受經濟損失負責。
4、對不遵守公司的規章制度或徇私舞弊而給公司造成不良影響或經濟損失負責。
第五章工作程序
詳見附圖備品備件采購工作程序圖
備品備件采購管理制度范本篇二
1、范圍
1.1本標準規定了設備備品備件采購內容與要求、檢查與考核。
1.2本標準適用于設備部備品備件采購。
2、引用標準(略)
3、設備及備品備件的分類方法設備及備品備件分為A、B、C三類。
a.A類為重要設備。
b.B類為一般設備及備件。
c.C類為各種標準產品、各種材料及雜品。
4、供貨商的選用與管理
4.1采購員負責收集供貨商的技術力量、加工制造能力、供貨質量及周期等信息。
4.2盡量選擇已獲得ISO9000證書以及質量業績出色的供貨商進行供貨。
4.3若候選的供貨商已獲得ISO9000證書、可免去審核。對未獲得ISO9000證書的供貨商必要時進行書面審查及實地調查。
a.書面審查：審閱供貨商提供的資料,如產品樣本、資質證明、單位概況及用戶反饋意見等。
b.實地調查：到供貨商現場考察其技術力量、加工制造能力、供貨質量及周期等。
4.4對于A類物資的供貨商，采購員要填寫《供應商評定記錄》，經設備部長批準后，建立合格供貨商檔案,檔案中要有產品質量業績證明等內容。必要時設備部會同使用部門、到供貨商現場進行實地考察,并寫出考察報告,報主管領導批準后，再采購其產品。
4.5對于B類物資的供貨商，由采購員進行評定，擇優選用，必要時填寫《供應商評定記錄》報設備部部長批準。
4.6對于C類物資的供貨商，在保證產品質量的前提下，采購員可以直接看樣品決定是否采購。以后根據檢驗結果、實際使用效果及使用人反饋意見，確定其是否為合格供貨商。
4.7對于出現產品質量的供貨商，視情節輕重，采購員可隨時取消其供貨資格。
5、制定采購計劃
5.1采購員根據設備及備品備件數據庫、各部門申請、大中小修計劃、設備事故(故障)報告單、生產實際消耗情況、技術改造文件及公司發展需要等。向合格供貨商詢價后編制采購計劃。采購計劃報設備部部長、主管領導批準。
5.2C類物資中的工器具、低值易耗品;B類物資中的鏟車備件及各種非常規物資的采購，事先由申請部門填寫《備品備件及一般物品申請表》，經主管領導批準后，采購員再編制采購計劃。
5.3緊急需要的各類物資，經主管領導口頭批準后，可先采購，事后3日內，由申請者補辦有關手續。
5.4根據公司要求，按時上報年度采購計劃(預算)。
5.5采購A類物資或合同金額在壹萬元以上(含壹萬元)時，如果條件允許，采購員需向選擇的三家以上合格供貨商辦理比價或經分析后議價、詢價后，整理好報價材料,調查市場行情,選擇議價對QG/TRSB.02—20044象,研擬采購條件,全面公開比價,研擬底價,核對資金預算,經過價格及質量各方面比較后,選定供貨商。
5.6采購員應按設備及備品備件采購技術文件要求合理填寫采購計劃中各項物品的規格型號供貨,保證準確無誤。
5.7編制采購計劃,考慮要周全,要力求合理。不得有影響檢修的漏洞。根據工藝規定要求,正確選型,防止品種、規格錯誤,并減少庫存積壓。
6、采購合同采購員根據業務需要起草采購合同，采購合同條款要符合國家法律規定。
6.1.采購A類物資需簽定采購合同。
6.2.需要支付預付款、產品質量有較高要求的采購業務需簽定采購合同。
6.3.采購合同由設備部部長審核，主管領導審批。
6.4.采購合同批準后由具體經辦人實施。
7、采購實施
7.1原則上采購計劃或采購合同批準后，方可采購。急用物品可憑主管領導審批的《備品備件及一般物品申請表》或主管領導口頭批準，事后補簽采購計劃、采購合同。
7.2有采購合同的，要嚴格履行采購合同中的條款。
7.3無采購合同的，采購時，采購員要向選擇的供貨商詳細說明品名、規格、質量要求、數量、付款規定、交貨期、交貨地點、運輸方式、付款辦法等,必要時應有傳真、電子郵件等書面依據。
7.4在采購過程中，采購員要隨時掌握供貨進度，必要時到供貨商現場了解供貨工期并檢查產品質量，促其按期保質保量交貨。
7.5特殊情況下,若有無法按需用日期采購到的物品或遇到無法完成的采購工作或合同執行過程中出現問題,采購員應及時通知使用部門并向主管領導匯報,以便做出合理安排。
8、到貨驗收
8.1必要時采購員可報請領導批準，會同檢驗人員或使用人員或技術人員到供貨商現場驗收。一般情況下，貨到我公司后再進行驗收。
8.2到貨的設備及備品備件由采購人員或采購代理人送到其存放倉庫交給保管員，必要時保管員按實際數量向采購員開出收貨憑證，證明貨物已由庫房接收。做為以后入庫的憑證。
8.3有圖紙的各類物資由采購員填寫《設備及備品備件驗收單》報設備部技術人員驗收;無圖紙的各類物資由采購員口頭通知設備部主管，倉庫保管員點貨驗收。驗收合格后，采購員再填寫《材料入庫驗收單》報保管員辦理入庫手續。
8.4采購員在備品備件驗收合格后三日內，按如下要求填好入庫單：編碼、名稱、規格、數量、金額、供貨廠商等，憑入庫單、出廠合格證、收貨憑證或其它證明到庫房辦理入庫手續，保管員在入庫單上簽字，并收回收貨憑證，如無特殊情況，采購員應在到貨三個工作日內辦理入庫手續，最長期限為本地不超過一個工作周，外地不超過三個工作周。
8.5對于新購入的無編碼的備品備件，采購人員應及時和保管員聯系，共同為其增加合適的編碼。
8.6入庫手續辦完后，將數據錄入《備品備件、材料登記簿》。
8.7到貨后不經入庫直接投入使用的固定資產，采購員填寫《固定資產購置驗收單》，報使用部門負責人、設備部部長審批。
9、采購付款及報銷
9.1堅持原則,以公司利益為重,貨物檢驗合格,才具備了付清全款的條件。
9.2檢查發票及內容是否正確。
9.3檢查發票金額是否與定價相符。
9.4結帳時必須搞清楚是否需要扣款,是否有預付款,做好帳務處理。
9.5采購員填寫付款單據，報主管領導審批后，到財務部辦理付款手續。
10采購員基本要求
10.1遵守公司和設備部的各項規章制度，一切行動聽指揮。
10.2保證產品質量,杜絕三無產品進廠。
10.3嚴格履行設備及備品備件驗收程序，驗收合格后，方可辦理入庫手續;若采購的產品經檢驗不合格,應及時聯系供貨商進行修理或更換,必要時進行索賠。
10.4及時做好帳務處理,避免帳目不清。
11、檢查與考核
11.1本標準執行情況由設備部長進行檢查。
11.2按照公司《績效考核標準》進行考核。
備品備件采購管理制度范本篇三
1、目的
1.1目的
規范采購流程，科學合理地采購備件，優化庫存備件儲存結構，提高備件的有效利用率，降低資金占用率，特制定本制度。
1.2管理原則：若各部門有違反管理原則事項需提請公司高層領導審批，總經理批準，否則將追究重大授權違規責任。
2、適應范圍
本制度適用于公司所有備品備件的采購。
3、采購申報流程
3.1備品備件采購申報流程
3.1.1使用部門每月20日前根據生產經營需要及設備情況，編制“備品備件采購計劃”注明備件名稱、規格、數量、編碼等信息，并注明用途(技術改造、大修理、日常維修)，先由各部門二級庫庫管員核對是否庫存已有(庫管員簽字確認)，再由部門設備主任審核是否超庫存限額(簽字確認)，經部門第一責任人簽字審批后報工程部審核。
3.1.2工程部接到各車間所報采購計劃后和庫管員對計劃進行審核，確認備件型號，檢查ERP編碼的規范與否。對于不必要采購和重復申報的及時和報計劃車間溝通，從全局出發，確保不影響生產且不造成積壓。
3.1.3上報的備件計劃中必須明確備件名稱、型號(必要時提供廠家信息)，并查出ERP系統中相應的ERP編碼。表述不明確的，在備注欄里注明使用出處。因車間上報計劃型號不詳盡或不明確導致采購回來的備件不能使用，后果由報計劃車間承擔。
3.1.4工程部在每月25日前對各部門“備品備件采購計劃表”進行審核無誤后，匯總編制“公司月度備品備件采購計劃”，報生產部綜合庫庫管員確認是否已有庫存，主管倉儲部長審批。最后由主管領導、財務部、總會計師、總經理簽字后將備件計劃紙質版及電子版一并交與生產部。
3.1.5生產部采購員進行詢價、比價完畢后打印由生產部部長、工程部、財務部、主管領導、總會計師、副總經理、總經理簽字審批后及時下訂單進行采購，所有程序在每月15日前審批完畢。
3.1.6原則上不產生緊急計劃，確因設備意外故障，需緊急采購的，可報緊急計劃(按備件計劃標準模板)。同時寫一份緊急計劃申請交分管領導及副總、總經理簽字后交工程部備案生產部執行緊急采購。
3.2采購申報流程圖如下：(附圖)
4、采購
4.1各部門任何備件不得自行采購，如發生自行采購的，自行處理。月度計劃不得補報。
4.2每年年初與各備件供貨商簽訂備品備件采購合同，對雙方行為進行規范，以防范風險。
4.3采購計劃確定之后，根據計劃選擇相應的供應商進行詢價、比價。
4.3.1為確保供應渠道的暢通，防止意外情況的發生，對于生產運營所必需的商品，應有兩家或兩家以上供應商作為后備供應商或在其間進行交互采購。同類型產品供應商的家數愈多，選擇最適當供應商的機會就愈大。
4.3.2從經營情況、供應能力、技術能力、品質能力等方面評定，每年進行從質量、運貨、價格、逾期率、是否配合等方面綜合打分、對供應商進行考核、確定最合適的供應商。
4.3.3凡未通過招標確定供應商價格的物品的采購，每次采購金額在20XX元以上的，必須有三家以上供應商提供報價，在權衡質量、價格、交貨時間、售后服務、資信、客戶群等因素的基礎上進行綜合評估，并與供應商進一步議定最終價格，臨時性應急購買的物品除外。對于單價大于10000元的備件，必須簽訂備件采購合同。
5、交貨驗收及財務
5.1采購的備品備到廠后，生產部負責通知件并要求各部門設備工程師、綜合庫庫管員、財務部參與監督，20分鐘內到達現場驗收、核對備件型號、檢查質量與本部門申報計劃是否相符，驗收合格后簽字確認，(20分鐘內不到場的部門處罰負責人50元/次，若備件管理人員不在可委派部門其他相關人員進行驗收確認)方可入庫，入庫并建立備品備件質量跟蹤表(5000元以上備件)，領用部門負責跟蹤反饋使用情況，在年終供應商評價表中體現。驗收合格的辦理入庫手續。不合格的做退返廠家處理。
5.2貨到后及時溝通供貨商開具發票，票到后及時到財務部報賬。
5.3按月根據財務掛賬額及可付額度做付款計劃，計劃獲批后及時填寫付款申請單進行報批付款。
6、庫房
6.1貨到后及時辦理入庫手續，嚴格執行先入庫后出庫的流程進行辦理，對于系統有訂單，且貨到庫房的，不得以任何非質量原因的理由拒絕辦理入庫手續，當天內未及時入庫的備件每次考核備件庫管員50元。
6.2督促采購員對于臨時采購未下訂單的及時下訂單，以備完成入庫手續。
6.3嚴格按照出庫類別(月度維修、大修和技改)分發至各帳戶別名中。
6.4貨到入庫后如需出庫，應及時辦理出庫手續，沒有出庫單綜合庫有權拒絕將實物出庫。對于暫時未下訂單需緊急出庫的可先行出庫(給庫房開具證明后)，待下了訂單后及時補辦出庫，以平衡賬物。
6.5如需領用其他部門所報計劃庫存有的備件，需與相應部門溝通，征得對方同意后方可出庫。并及時在本部門下月計劃中報相應備件。
6.6綜合庫負責備件領用的監督管理，對于質保期較短的備件，嚴格控制采購量，避免庫存時間過長而使備件喪失價值。相同備件采用先進先出的原則，先采購的備件出庫完畢方可允許各車間出庫后采購的備件。
7、備件庫存額度規定
7.1鑒于榆林市地域相對偏遠，交通網還欠發達。根據各車間固定資產額度以及設備運行狀況，為保證生產的連續運行，規定綜合庫備件庫存總額不得超于45萬元。
7.2各部門須有經營意識，根據各自備件庫存額報月度計劃，備件計劃需考慮周全，做到前瞻性。避免造成公司流動資金在備件庫沉積。
7.3工程部作為公司設備管理部門，每季度對備品備件庫存量進行審核，分析費用并進行考核。若庫存備件費用超標，將按超標額度的10%對車間進行考核。
7.4經查實存在庫存備件超過10個月沒有使用的，說明該備件計劃失誤，按備件價值的30%對車間進行考核。
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