會議管理系統的流程是什么
會議管理系統的流程是什么
有很多會議的召開是有一定的準備額的，所以大部分的人都會想知道會議如何管理。下面為您精心推薦了會議管理系統步驟，希望對您有所幫助。
會議管理系統流程
1、召開記者會：準備新聞稿及大會相關資料。
2、現場接待/工作人員預演：籌備委員會主要委員也應到場。
3、報到相關資料裝袋：并安排運送至會場。
4、檢視各場所布置：確認并現場驗收。
5、各項節目、表演彩排：司儀或主持人也應到場。
6、會場桌椅擺設確認：燈光/音響/麥克風/銀幕/講臺/幻燈機/投影機/單槍一一檢視無誤。
7、報到處/秘書處sep-up：報到資料及大會相關資料進場。
8、展覽廠商進場：廠商報到并發給相關資料。
9、檢視餐飲安排：再確認數量、菜單。
10、大會正式開始：根據工作流程表(run-book)進行每一項工作;每日工作結束后，主要工作負責人需集中總結當日工作有無任何缺失需即時改善，同時再預習第2天的工作流程。
大型會議管理流程
一、會前二個星期：
1、綜合管理部召開內部全體會議，成立基地大型會議籌備小組。
2、會上明確會議目的，確定具體的召開時間與會議舉辦地點。
3、原則上，基地大型會議籌備小組組長由綜合管理部經理擔任，分配具體工作。
4、會議籌備小組下設：領導組、秘書組、材料組、宣傳組。(附件1：職能圖)文秘部落
5、領導組： 制定工作進度表(附件2)，由組長統一控制會議籌備進度
6、秘書組： A草擬會議通知，經審批后下發各部、中心。 B回收會議通知回執，根據各部、中心參會人員名單制作會場座位圖。(附件3)
7、材料組： A購置會場需要的會議設備及裝飾物品。(如橫幅、花卉、音響設備等) B根據秘書組制作的會場座位圖，制作與會人員的桌簽。
8、宣傳組：明確報道主旨，有針對性的進行會議的前期宣傳報道。
二、會前一個星期：
1、綜合管理部召開籌備小組碰頭會，由各組的負責人匯報一周以來的籌備落實情況。
2、領導組： A根據工作進度表的執行情況，對四個組的上周的籌備工作進行審核。 B在本周內確定此次會議的會議議程(如會議主持人選的確定、領導發言提綱的編寫等。) C最終確定會議的各類分發材料，將定稿交于秘書組，根據與會人數進行印制。
3、秘書組： A開始著手準備會議材料，進行大規模的印刷裝訂工作。 B制作會議簽到本。(附件4)
4、材料組： A對會場內的音頻、視頻設備進行系統的調試，力求在會議召開時達到最佳視聽效果。 B對會場內座椅的排放、橫幅的掛釘、座簽及一些裝飾物品的擺放進行最后的確認，力求達到舒適美觀的效果。 5、宣傳組： A繼續對本次會議進行跟蹤報道
三、會前3天
1、會議籌備小組在組長的帶領下，對會議的所有籌備工作進行驗收。
2、驗收過程中任何一個籌備環節出現了問題，由領導組迅速制定解決方案，其他各小組協力解決，確保會議按時正常的召開。
四、與會當日
1、會議籌備小組全體成員在會前30分鐘到會場，對各環節做最后確認，應對可能發生的突發情況。
2、秘書組： A負責會場門前的接待工作。(如簽到、分發會議紀念品等) B在會場入座率達80%以上后，由秘書組出面安排與會領導集體入席。 C秘書組直接對與會領導負責，滿足領導提出的要求。
3、材料組： A對會中所使用的音頻、視頻設備進行時時監控。 B對與會人員直接負責，負責為有需要的與會人員提供紙張、鉛筆、圓珠筆等會議工具。 C會議結束后的收尾整理會場的工作由材料組負責。
4、宣傳組： A負責整場會議的照片拍攝或電視攝像工作。 B會議結束后的三天內，完成本次大型會議的新聞報道的編寫、投稿等工作。
五、會議后三天：
在綜合管理部內部例會上，對會議的籌備工作進行小結，查找籌備工作中出現的漏洞與不足。
會議管理流程包含要素
1、清楚地述會議的目標。
2、準備與分配會議議程與主題。
3、確定與會者名單(尤其是團隊以外的成員)。
4、通知并再次提醒與會者，使其明曉會議的目的、時間、地點。
5、準備會議使用的場所以及必備的器材與文具。
6、建立或確認開會時共識或守則。例如：會議準時開始，不準任何人遲到，別人在說話時不能打忿以及與會前需作準備等。
7、確實使議題都被處理，處理的方式是作成決議，延到下次再議或取消該議題。
8、記錄重要的觀點或決定，成員所被分派的任務。
9、記錄非議程中所列項目以便下次討論。
10、記錄會議使用的時間、討論的主題、完成的項目、作成的決定、與會者的姓名。
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