采購流程優化分析
采購流程優化分析
在企業管理的過程中，采購管理是一個重要的環節。優化采購流程，控制采購成本，滿足業務的進度和質量要求，從而使資源達到最優配置，是企業管理的目標。小編給大家整理了關于采購流程優化分析，希望你們喜歡!
采購流程優化主要內容
一、運用專業管理工具
向客戶發放采購卡是大多數企業都認可的一種改進采購流程的工具或系統。即采購卡是最常用的管理工具之一。
二、對采購卡的通俗理解
它是一種面向穩定供應商的采購方客戶使用的信用卡種類。通常，面向采購卡的商品(物品)項目的價值相對而言比較低。當需要此類物品的客戶要求降低采購成本時，可完全跨過采購部門，自己使用采購卡聯系供應商即可。
如果通過采購部門在大范圍內搜索供應商，采購方的成本通常都會超出物品本身的價值。
研究表明在大多數企業里采購部門只要負責采購卡的引進和管理工作，就可滿足客戶的需求。實踐也表明，客戶用采購卡來進行交易能夠迅速得到需求的響應，且有效地降低平均成本;而采購方也減少了大量的搜尋工作及相應的成本。
三、利用互聯網，擴大在線體系的應用范圍
第一 建立基于互聯網的電子采購商務體系。基于互聯網的電子采購商務體系一般包括了一系列廣泛而多樣的活動。
1、從客戶到采購部門的在線通知系統。在線通知系統是指通過高效和迅速的信息傳遞方式來節約時間的一種內部系統?？蛻粼谛枰ㄟ^采購部門來滿足物料和服務需求的時候使用該系統?？蛻魰ㄟ^內部的電子系統來發送采購請求。采購部門通過在線通知系統快速獲取采購請求，執行采購霧騰騰。對于低價值的物料采購應該再開發一種新的系統或流程，使客戶直接從供應商那里獲取而不需要采購部門參與。
2、在線訂購系統。在線系統中，買方與賣方通過網絡工具建立直接的電子聯系。該系統的主要特征是需要一個軟件作支撐。事實證明：企業一旦與供應商建立了長期合作關系，在線訂購就成為常規的采購方式。
在線訂購系統的優點主要有：
優點一 供需雙方可立即知道延遲交貨項目
優點二 訂單輸入時間更短，從而縮短了訂單周期時間
優點三 減少誤差
優點四 訂單的跟蹤能力更加強大
優點五 有助于在供應商與公司間建立緊密的聯系
采購管理流程優化的重要性和標準
一、采購管理流程優化的重要性：
首先，采購成本占生產總成本的比例很大。若采購價格過高，則會直接影響到產品的銷售和利潤;若采購價格過低，則會影響采購的物料品質，進一步影響到產品的品質，從而降低市場競爭力。
其次，科學的采購周期可提高企業資金的使用率。合理的采購數量與適當的采購時機，既能保持企業合理的庫存，也可以避免車間因缺少原物料而導致停產。
最后，采購部門按市場的變化隨時調整采購策略。一方面，采購人員購買新的物料替代舊物料，以提高品質，降低成本;另一方面，采購部門在了解市場變化趨勢的情況下，將信息反饋給企業決策層及直接相關請購人，在市場價格上調時，以舊的價格采購適當囤貨。在市場價格下降時，只需采購能滿足生產的物料數量，在價格回落時重新調整采購策略。
二、采購管理流程優化的標準：
1、詢價(Solicitation)
詢價就是從可能的賣方那里獲得誰有資格完成工作的信息，該過程的專業術語叫供方資格確認 (SourceQualification)。獲取信息的渠道有：招標公告、行業刊物、互聯網等媒體、供應商目錄、約定專家擬定 可能的供應商名單等。通過詢價獲得供應商的投標建議書。
2、供方選擇(Source Selection)
這個階段根據既定的評價標準選擇一個承包商。評價方法有以下幾種：
合同談判：雙方澄清見解，達成協議。這種方式也叫“議標”。
加權方法：把定性數據量化，將人的偏見影響降至最低程度。這種方式也叫“綜合評標法”。
篩選方法：為一個或多個評價標準確定最低限度履行要求。如最低價格法。
獨立估算：采購組織自己編制“標底”，作為與賣方的建議比較的參考點。
一般情況下，要求參與競爭的承包商不得低于三個。選定供方后，經談判，買賣雙方簽訂合同。
3、合同管理
合同管理是確保買賣雙方履行合同要求的過程，一般包括以下幾個層次的集成和協調。
1)授權承包商在適當的時間進行工作。
2)監控承包商成本、進度計劃和技術績效。
3)檢查和核實分包商產品的質量。
4)變更控制，以保證變更能得到適當的批準，并保證所有應該知情的人員獲知變更。
5)根據合同條款，建立賣方執行進度和費用支付的聯系。
6)采購審計。
7)正式驗收和合同歸檔。
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