高職院校財務管理信息化建設
高等職業教育經過十幾年的發展,數量上已占據了我國高等教育的半壁江山。那么高校財務管理信息化是怎么樣的呢?下面跟著學習啦小編一起來分析高職院校財務管理信息化建設。
高職院校財務管理信息化建設意義
1.有利于高職院校財務管理的改革與創新
高職院校財務管理信息化不是簡單地把計算機技術嫁接到傳統的財務管理上來,也不是單純的會計電算化的應用,而是計算機軟硬件和網絡信息技術在財務管理中的綜合運用,其基本理念是以“會計核算為基礎,財務管理為核心,資金流控制為重點,現代技術為手段”,其實質是借助信息技術對學校的人、財、物等資源在管理理念、管理體制和運行機制、工作方式和信息應用等方面進行的一次創新和變革,推動財務管理向交互式、網絡化的扁平管理體系轉變。
實現了全校財務信息資源的高度集成和共享,通過實時、準確的財務信息反饋,做到管理、監控、信息到位,達到強化預算管理、資金監控和風險控制的作用。
2.有利于實現財務信息的交流與共享
實現財務管理信息化,有利于實現三個層面的數據交流與共享,一是校園內人、財、物的基本數據信息可以多系統共享,如教師與學生的基本數據信息,可以被財務、人事、教學、學生、圖書館等各個系統所共享。二是財務信息的交流與共享,通過網絡和WEB系統,可以實現集中處理和存儲的財務數據的多個用戶“共享”,實現隨時隨地的檢索和采集,可以及時讓廣大教職員工了解學校的財務狀況,為教育和科研活動提供信息和資源的支持。三是校園內外財務信息的交流與共享,通過網絡和統一的數據接口與界面,可以與其他高校以及校園外的部門和機構,如財政、審計、稅務、銀行等的系統相連,根據授權實現校園內外的信息交流與共享,促使會計系統由封閉型走向開放型。
3.有利于進一步提高財務工作效率和水平
通過財務管理信息化,可以克服時空的限制,實現財務的即時管理。對多校區院校來講,空間距離已不在是財務管理效率提高的障礙,信息化實現了遠程錄入、遠程存儲、遠程報表、遠程查詢以及信息發布和數據檢索等功能,提高了財務的即時管理。財務部門與其他部門之間的信息溝通與交換也將更加便捷、暢通。同時,財務信息的集成化、自動化處理,也把財務人員從繁重的數據核對工作中解放出來,節省了大量的時間和人力成本。通過網絡,財務人員可以隨時隨地“在線辦公”,領導也可以隨時隨地“在線審批”,極大地提高財務人員的辦事效率及學校的管理水平。此外,決策支持也是財務管理的重要內容之一。財務管理信息化能夠及時提供財務信息和報表數據,評價辦學資金投向及其效益,為領導決策提供依據。
高校財務管理信息化建設的現狀
1.對財務管理信息化建設認識不夠深入
高職院校大多由普通中專發展而來,有許多院校在內部管理體制上還沿用一級管理的模式,大都延續了原來“統一領導,集中(預算)管理,一級(會計)核算”的財務管理體制[6]。隨著計算機技術的發展,各院校大都實現了會計電算化,相對于原來的手工模式,工作效率和水平都有了較大的提高。但是,部分高職院校對財務管理信息化的認識還存在誤區,還停留在會計電算化“核算”上,有的甚至認為財務管理信息化建設就是會計電算化建設,沒有認識到財務管理信息化將對傳統財務管理的理念、方法和流程進行徹底改變。有的學校在財務管理信息化建設中,還存在著“重硬件、輕軟件;重開發、輕應用”的現象。
2.數據標準不統一,資源共享度不高
目前部分高職院校在開發校內教學管理、學生管理、人事管理、財務管理、資產管理、圖書管理等各類管理系統時大都還是各部門自主建設,沒有實行“統一領導、統一規劃、統一標準、統一開發”的原則,沒有遵循統一標準的信息編碼、數據字典和數據接口。客觀上造成各部門間的數據信息難以共享和交換,造成各部門之間的“信息孤島”[7]。雖然,有些院校也建立了對外的網上查詢系統,但提供的也局限于基本財務信息的查詢,與其他部門之間的數據交換仍然通過紙張憑證來完成,還沒有建成一個跨多部門的綜合管理與監督的系統。
3.現行財務管理軟件功能單一,內控環節薄弱
高職院校現行的財務管理軟件系統主要包括帳務管理、學生收費管理、銀行票據管理、工資管理、財務信息查詢等子系統,主要以帳務管理為核心,用電腦處理日常例行的數據信息,并根據要求提供相應的報表,可以說是較為簡單的軟件模擬人工會計的過程。一般情況下,其處理模式是固定的,難于支持財務工作的決策、規劃和分析活動,不能為高層決策提供依據。目前高職院校的財務系統內部控制主要是建立在不同工作職能和不同崗位工作職責劃分的基礎上,其控制模式主要體現為檢查性的、反映性的。由于沒有考慮信息技術對業務運行、對規則的符合程度和信息過程相關的風險影響,還不能達到高職院校財務管理信息化的要求。
高職院校推進財務管理信息化建設的對策
1.統籌規劃,分步實施
一是全面規劃、統籌安排,規劃必須既要整體全面,和學校的發展戰略保持一致;又要重點突出、主次分明,統籌設計各系統和模塊的功能,同時要統一部署安排,避免重復投資和重復建設。
二是分步建設、平穩過渡,必須結合學校財務信息化建設的現狀,在現有建設基礎上適當取舍、循序漸進,處理好新建系統和已有系統的管理,分階段、有步驟地逐步穩健推進建設,確保財務各類數據的平穩過渡。
三是標準統一、資源共享,規劃時要注意把人、財、物和教學、科研項目等進行信息標準化編碼,統一數據字典、數據結構和數據接口,建立起統一的數據共享平臺。
四是借鑒經驗、積極創新,建設過程中應該廣泛、積極收集兄弟院校特別是這方面走在前列的本科院校的成功經驗,少走彎路。但也不能照搬照抄,要結合本校實際特別是高職院校的特點,走有高職特色的財務管理信息化進程。
2.創新管理模式,再造業務流程現代的財務管理是一個成體系的、相互關聯的整體。預算為執行、監控和報告評估提供依據,會計核算為監控、報告、評估提供基礎數據,報告為評估和決策提供依據,反過來又影響預算、核算的內容。現代高職院校管理信息系統也不再局限于校園內部信息流通暢的封閉式系統,而是與行業企業和相關部門機構保持信息流通暢的開放系統。在這種環境下,傳統的以資金運動為對象的財務管理模式便無法適應信息化條件下的教學科研要求。因此,推進財務管理信息化的建設,就必須深化財務管理改革,創新管理模式和工作方式。
同時,當傳統的財務流程已無法適應信息技術條件下財務管理的要求時,必須對財務業務流程進行再造。財務業務流程再造是指運用流程再造理論,對現有財務業務流程進行調研分析、診斷、再設計,然后重新構建新流程的過程。主要包括業務流程分析與診斷、業務流程的再設計、業務流程重組的實施三個環節[9]。在流程再造中充分考慮信息技術的作用,科學確定當前流程的哪些環節需要作根本性的改變,從而建立一套完整的、標準的、規范的財務管理制度和業務流程,以適應信息技術對高職院校財務管理的影響。
3.提高財務人員素質,培養復合型人才
財務人員素質的高低關系到一個學校財務管理水平的高低,而財務管理水平又影響到一個學校的發展,因此提高財務人員素質至關重要。財務管理信息化所引起的管理模式變革,要求財務人員工作由“核算型”向“管理型”轉變,財務人員也將起到一個管理員、分析員、控制員而非單純記錄員的作用,這對財務人員有了較高的素質要求。同時,財務管理信息化離不開必備的軟硬件支撐,日常工作也以軟件和網絡為載體,這就要求財務人員具備一定的信息技術素養。特別是更加需要兼具會計專業知識和信息技術知識的復合型人才,需要這兩個專業的業務人員相互滲透和協作,才能把工作做好。為此,我們應加強對財務人員專業技能和業務素質的綜合培養,使他們同時具備掌握信息專業技術和財務管理的綜合素質,形成一支適應財務管理信息化要求的人才隊伍。
4.確保網絡安全,保持信息暢通
數據安全是高職院校財務管理信息化面臨的最大問題。
造成安全問題的隱患很多,主要由設備物理層的安全問題、財務管理信息系統的相對開放性、計算機系統和應用軟件存在的漏洞威脅、計算機病毒入侵、遭受黑客攻擊等引發。財務管理信息系統的安全與否,直接關系到學校教學、科研和管理工作的有效性,一旦出現安全問題,后果不堪設想。而財務管理信息系統的安全問題是一個系統工程,不完全是單純的技術問題,必須有一套能解決財務管理信息系統安全威脅的整體解決方案。在技術上,我們可以從解決物理安全問題、合理規劃網絡和制定網絡安全訪問策略、建立病毒防護體系、實行多級訪問控制、采用數據備份和恢復技術等方面來考慮;在管理上,我們要加強財務管理信息安全制度建設并嚴格落實,對財務人員進行網絡安全技術和安全意識教育[10]。從硬件和軟件兩個方面切實建立起保證財務數據安全的“防火墻”,確保財務數據的安全和信息的暢通。
財務管理信息化不僅是高職院校財務工作的需要,也是高職院校又好又快發展的需要。財務管理最能體現學校管理實效的要求,學校運行過程中各個環節的人財物變化都可以通過財務績效體現出來。因此,在強調管理信息化是重點的同時,進一步加強財務管理信息化建設,整體推進高職院校管理水平的提高,才能適應高等職業教育改革深化的發展,促進高等職業教育事業的順利發展。
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