采購談判策略與技巧(2)

　　12.談判的策略：

　　(1)質量：質量的傳統解釋是“好”，或“優良”，對本公司采購人員而言，質量的定義應是：“符合買賣雙方所約定的要求或規格就是好的質量”。故采購人員應設法了解供貨商對本身商品質量的認知或了解的程度，管理制度較完善的供貨商應有下列有關質量的文件：

　　產品規格說明書(PRODUCT SPECIFICATION)

　　品管合格范圍(ACCEPTABLE QUALITY LEVEL)

　　檢驗方法(TESTING METHODS)

　　采購人員應盡量向供貨商取得以上資料，以利未來交易，通常在合約或訂單上，質量是以下列方法的其中一種來表示的：

　　市場上商品的等級

　　品牌

　　商業上常用的標準

　　物理或化學的規格

　　性能的規格

　　工程圖

　　樣品(賣方或買方)

　　以上的組合

　　采購人員在談判時應首先與供貨商對商品的質量達成互相同意的質量標準，以避免日后的糾紛或甚至法律訴訟。對于瑕疵品或倉儲運輸過程損壞的商品，采購人員在談判時應要求退貨或退款。

　　(2)包裝：包裝可分為兩種：“內包裝”(PACKAGING)，及“外包裝”(PACKING)內包裝是用來保護、陳列、或說明商品之用，而外包裝則僅用在倉儲及運輸過程的保護。在本公司自選式量販的營業方式，包裝通常扮演非常重要的角色。

　　外包裝若不夠堅固，倉儲運輸的損壞太大，降低作業效率，并影響利潤。外包裝若太堅固，則供貨商成本嗇，采購價格勢必偏高，導致商品的價格缺乏競爭力。

　　設計良好的內包裝往往能提高客戶的購買意愿，加速商品的回轉，國內生產的產品在這方面比較差，采購人員應說服供貨商在這方面改善，以利彼此的銷售。

　　基于以上的理由，采購人員在談判包裝的項目時，應協調對彼此雙方都最有利的包裝，否則不應草率訂貨。

　　對于某些商品若有銷售潛力，但卻無合適的自選式量販包裝時，采購人員應積極說服供貨商制作此種包裝，供本公司銷售。

　　(3)價格：除了質量與包裝之外，價格是所有談判事項中最重要的項目。本公司在客戶心目中的形象就是高質量低價格，若采購人員對任何其所擬采購的商品，以進價加上本公司合理的毛利后，若自己判斷該價格無法吸引客戶的購買時，就不應向該供貨商采購。

　　在談判之前，采購人員應事先調查市場價格，不可憑供貨商片面之詞，誤入圈套。如果沒有相同商品的市價可查，應參考類似商品的市價。

　　在談判價格時，最重要的就是要能列舉供就商產品經由本公司量販銷售的好處，這些好處包括：

　　(a)大量采購。(但不可一開始就告知公司可能訂購的數量，以免讓對方知道本公司的進貨能力，也就是說盡量以籠統的方式向供就商說明本公司的采購數量比一般連鎖的零售商大很多。)

　　(b)鋪貨迅速。(零售商、餐飲業、公司行號或機關團休主動到本公司進貨，可節省供貨商新產品或促銷品的鋪貨的成本，并加快鋪貨及流通的速度。供貨商并可派人到賣場示范解說，提高專業客戶的進貨意愿。)

　　(c)節省運費。(供貨商不必挨家挨戶送貨，通常可節省占營業額3-10%的倉儲運輸費用。)

　　(d)穩定人事，降低銷管費用。(供貨商不必再受業務人員流動率過高的困擾，因為本公司實施計算機作業，主動向供貨商訂貨及付款，供貨商可減少占營業額10-20%的銷管費用。)

　　(e)清除庫存。(供貨商可透過本公司快訊的促銷方式，將其滯銷品或庫存過高的商品迅速的出清庫存。)

　　(f)保障其市場。(本公司采行限制供貨商家數的政策，故一旦與本公司來往，其它競爭廠牌就被排拒在外，由于零售商或專業客戶都積極主動來本公司進貨，本公司銷售的商品其市場占有率會因而提高。)

　　(g)溝通迅速，并節省廣告費。(透過本公司快訊與專業客戶作最直接而有效的溝通，節省供貨商在其它廣告媒體的投資。)

　　(h)付款迅速，并減少應收帳款管理費用。(由本公司主動付款匯入供貨商銀行帳戶，減少供貨商應收帳款管理費用，并可規避倒帳的風險，以及避免倒帳貨外流的影響。)

　　(i)不影響市價。(由于顧客都是專業客戶，一般消費者沒有本公司會員卡無法來本公司購買，不會對市價造成影響。)

　　(j)外銷機會。(廣州市每年均有春季及秋季交易會，有大量國外買主會前來本公司量販廣場參觀，供貨商外銷機會大增。)

　　(k)齊步茁壯。(本公司在中國將逐步提高投資額，對中國流通業的現代化具有使命感與積極的承諾，供貨商可與本公司一齊成長，互蒙其利。)

　　價格談判是所有商業談判中最敏感的，也是最困難的項目，但愈是困難的項目，令人愈覺得挑戰性，這也是采購工作特別吸引人之處，本公司采購人員應體認這一點，運用各種談判技巧去達成這項艱巨的任務。

　　(4)訂購量：在本公司分店數仍少的時候，訂購量往往很難令供貨商滿意，所以在談判時，應盡量籠統，不必透露明確的訂購數量，如果因此而導致談判陷入僵局時，應轉到其它項目談。在沒有把握決定訂購數量時，采購人員不應采購供貨商希望的數量，否則一旦存貨滯銷時，必須降價出清庫存，因而影響利潤的達成，以及造成資金之積壓及空間之浪費。

　　(5)折扣(讓利)：折扣通常有新產品引進折扣、數量折扣、付款折扣、促銷折扣、無退貨折 扣、季節性折扣、經銷折扣等數種。有些供貨商可能會由全無折扣做為談判的起點，有經驗的采購人員會引述各種形態的折扣，要求供貨商讓步。

　　采購人員應向供貨商說明本公司的顧客都是零售商及專業客戶，換句話說專業客戶都是很會精打細算的，若供貨商的折扣數無法大到讓本公司的商品售價能吸引他們上門，就算我們向供貨商訂貨，這一關系也不可能會持久，這種交易反而不利于本公司的價格形象，故最好不要向該供貨商采購。

　　(6)付款條件：付款條件與采購價格息息相關，在國內一般供貨商的付款條件是月結30～90天左，采購人員應計算對本公司最有利的付款條件，對于慣于外銷的供貨商，一般的付款期限比較短，有的甚至要求現金。但這全憑采購人員的經驗與說服力。

　　在正常情況下，本公司的付款作業是在單據齊全時，按買賣雙方約定的付款條件。電匯匯入供貨商的銀行戶頭，這是本公司的一大優勢，因為一般國內的零售商在付款時，總是推三托四，找一大堆借口，延遲付款，造成供貨商財務調度的困難。

　　(7)交貨期：一般而言，交貨期愈短愈好，因為交貨期短，則訂貨頻率增加，訂購的數量就相對減，故存貨的壓力也大為降低，倉儲空間的需求也相對減少。至于有長期承諾的訂購數量，采購人員應要求供貨商分批送貨，減少庫存的壓力。

　　由于本公司計算機計算訂單數量的公式中，交貨期是個重要的參數，采購人員應設法與供貨商談判較短的交貨期，降低存貨的投資。

　　(8)交貨時應配合事項：本公司系超大型的貨倉自選商場，商品的進出量極大，若供貨商無法在送貨作業上與本公司密切配合，將使本公司的收貨作業陷于癱瘓。本公司的收貨月臺通常可容納十幾輛貨車，故收貨部門有專人按日期及時段安排供貨商交貨的時間。采購人員在談判時，必須很明確將此一作業方式向供貨商說明清楚，并要求供貨商承諾，否則日后一旦供貨商無法實現時，合作關系將大打折扣。

　　(9)售后服務保證：對于需要售后服務的商品，例如：家電產品、事務機器、計算機、手表、照相機等，采購人員最好在談判時要求供貨商在商品包裝內提供該項商品售后服務維修的單位名單(包括電話與地址)之保證單，以使客戶日后發現他所購買的商品須要維修時，能直接與附近商店連絡，免得本公司賣場人員疲于應付維修問題。

　　若采購人員是與水貨進口商談判時，必須要求水貨進口商提出有能力做好售后服務保證的證明，并在商品包裝內提供保證單，否則空口說白話，事情發生后，財務損失是小，本公司信譽損失是難以用金錢來衡量的。

　　(10)促銷活動：本公司快訊是本公司的一大武器，此一促銷利器在全世界各地都無往不利，但這全賴采購人員選擇的商品是否正確，以及售價是否能吸引客戶上門。在策略上，通常本公司會在促銷活動之前一兩周停止正常訂單的運作，而刻意多訂購促銷特價的商品，以增加利潤，除非采購人員無法取得特別的價格。

　　在促銷商品的價格談判中，采購人員必須了解一般供貨商的行銷費用預算通常占營業額的10-25%，供貨商不難由此預算拔出一部分作為促銷之用，比較常用的方法是多給相同商品免費贈品，例如買一打贈三瓶。

　　(11)廣告贊助：(ANDVERTISING CONTIBUTION)：為增加本公司的利潤，采購人員應積極與供貨商談判爭取更多的廣告贊助，本公司所指的廣告贊助，有下列幾項：

　　本公司快訊的廣告贊助

　　停車場看板的廣告贊助

　　購物車廣告板的廣告贊助

　　賣場標示牌的廣告贊助

　　端架的廣告贊助

　　其中以第一項“本公司快訊的廣告贊助”為最大。由于本公司快訊的印刷及郵寄成本很高，依國外量販店之經驗，約80%之成本系由供貨商來支付，采購人員應要求供貨商贊助此種費用，廣東省每年商業廣告費高達40億人民幣，供貨商通常都愿意由其廣告預算中拔出一部分作為本公司的廣告贊助。

　　(12)進貨獎勵(RETROSPECTIVE BONUS)：進貨獎勵與數量折扣是有區別的。進貨獎勵是一段時間達成一定的進貨金額，供貨商給予的獎勵，這是家電及某些行業慣用的行銷方式，而數量折扣是指單次訂貨的數量超過某一范圍時所給的折扣。

　　依其它國家的采購人員的經驗通常都要求供貨商可給予進貨金額1-10%的進貨獎勵(以月、季、或年度計算)，供貨商因業績之需求很樂意提供此種獎勵。此種獎勵對本公司之利潤提升大有助益，有些商品可能供貨商因種種原因不愿以低的價格供應時，采購人員為增加利潤，應積極與供貨商談判要求更高的進貨獎勵，但切忌為了爭取獎勵、而增加不切實際的采購數量，結果庫存壓力大增，甚至季節過后必須打折求售，這種情況采購人員不如不要進貨獎勵。

　　采購談判本身是很復雜的，因為談判對象、供貨商規模、談判項目都不同，但采購人員只要靈活運用以上所述的技巧與策略，在談判中將不難一一克服困難。經驗、機智、與毅力都是采購人員在談判中所須要的。