商務辦公禮儀(2)
b、正文內容簡明扼要，行文通順。
最好不要讓人家拉滾動條才能看完你的郵件，如果內容很長，可以考慮添加附件進去。
c、正文字體適中，不要花枝招展。
中文建議用微軟雅黑這種扁扁的字體，英文用Arial 字型，不建議用花枝招展的各式各色背景信紙。字體大小正常即可，不要過大。
為了提示重要信息，可以用粗體、顏色、底色進行標注，合理的提示是必要的，但過多的提示則會讓人抓不住重點，影響閱度。
3.郵件附件
如果郵件帶有附件，應在正文里面提示收件人查看附件，正文中應對附件內容做簡要說明，例如“...已附件您，請查收，祝好”。
附件文件應按有意義的名字命名，最好能夠概括附件的內容，方便收件人下載后管理，特別是帶有多個附件時。附件數目不宜超過4個，數目較多時應打包壓縮成一個文件。
如果附件是特殊格式文件，因在正文中說明打開方式。
4.郵件簽名
每封郵件在結尾都應簽名，這樣對方可以清楚的知道發件人信息。
簽名檔可包括姓名、職務、公司、電話、傳真、地址等信息，但信息不宜行數過多，一般不超過5行。你只需將一些必要信息放在上面，對方如果需要更詳細的信息，自然會與你聯系。
引用一個短語作為你的簽名的一部分是可行的，比如你的標簽、座右銘，或公司的宣傳口號。但是要分清收件人對象與場合，切記一定要得體。例如我名字中帶“祺”，我更喜歡使用“順頌時祺”
5.郵件操作
a、reply(單獨回復)和reply all(回復全體)
reply是回復給發件人;reply all是回復給發件人和其他收件人或抄送人。
如果只需要單獨一個人知道的事，單獨回復給他一個人就行了;如果你對發件人提出的要求作出結論響應，應該reply all，讓大家都知道。有些回復郵件只是回復“好的，我知道了”，還reply all，那就顯得很沒有禮貌了。
如果你對發件人的提出的問題不清楚，或有不同的意見，應該與發件人單獨溝通，不要當著所有人的面，不停的RE來RE去，與發件人討論。等你們討論好了，或者有分工了再告訴大家，此時選擇reply all，或抄送。
b、發送(to)、抄送(cc)、群發單顯
個人習慣，收到郵件先看自己在收件欄里還是抄送欄里，因此弄清楚發送和抄送非常重要，避免引起誤會。
在收件欄里表明要受理這封郵件所涉及的主要問題的，理應對郵件予以回復和響應。
而抄送的人則只是需要知道這回事，沒有義務對郵件予以響應，告知即可。發送和抄送中的各收件人的排列應遵循一定的規則，比如按職位等級從高到低，適當的規則有助于提升你的形象。
群發單顯是添加了很多收件人，但是收到郵件的人只看得到自己的名字，適用于隱私保護，單線聯絡，比如助學金，當然既然是群發單線，在開頭稱呼收件人的時候就不能個性化，例如“同學你好”即可。
6.郵件檢查
請盡量在一次郵件中把相關信息全部說清楚，說準確。
不要過兩分鐘之后再發一封什么“補充”或者“更正”之類的郵件，這會讓人很反感。
此外，在郵件發送之前，務必自己仔細閱讀一遍，檢查行文是否通順，拼寫是否有錯誤，附件是否添加成功，是否添加正確。
商務禮儀對工作的重要性
第一、提升個人的素養，比爾·蓋茨講“企業競爭，是員工素質的競爭”.進而到企業，就是企業形象的競爭，教養體現細節，細節展示素質。
第二、方便我們的個人交往應酬。我們在商業交往中會遇到不同的人，對不同的人如何進行交往這是要講究藝術的，比如夸獎人也要講究藝術，不然的話即使是夸人也會讓人感到不舒服。
第三、有助于維護企業形象。在商務交往中個人代表整體，個人形象代表企業形象，個人的所作所為，就是本企業的典型活體廣告。一舉一動、一言一行，此時無聲勝有聲。
商務交往涉及的面很多，但基本來講是人與人的交往，所以我們把商務禮儀界定為商務人員交往的藝術。人們對禮儀有不同的解釋。有人說是一種道德修養。有人說是一種禮儀是一種形式美，有人講禮儀是一種風俗習慣。禮出于俗，俗化為禮。商務禮儀的操作性，即應該怎么做，不應該怎么做。
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