商務信件及電子郵件禮儀
商務信件及電子郵件禮儀
應酬書信和電子郵件是商業領域使用頻率較高的形式。因為在整個商務流通領域，很講究情感的聯絡和交往，以此來增進友誼，促進貿易。下面是學習啦小編給大家搜集整理的商務信件及電子郵件禮儀文章內容。希望可以幫助到大家!
商務信件及電子郵件禮儀：商業信件分類
所有客戶往來的商業信件要在對方的名字前面加上其職務稱謂，如“王博士”、“李經理”等。信件的結尾包括自己的聯系方式和日期。公司內部的其他書面文檔也要保持簡潔扼要、通俗易讀。每個公司對內部的信件交流格式有自己的一套規范，但我在這里不是要討論“辦公室備忘錄”的，雖然它是員工之間最常見的書面溝通方式。我們這里要關注的是公司與外部書面溝通的方式和內容，不包括法律文件和合同。
商業信件主要分為以下幾類：介紹信、推薦信、稱贊信、投訴信、解決商業糾紛的信函、要求信和拒絕信等。
1.推薦信
往往是推薦一個人申請學校或工作，里面的內容要包括你和對方的關系，你認識對方的時間長短，用例子來說明他的特征，例如你要說這個人勤奮，那么舉一個例子來說明這點。離職前，我總習慣請老板或與我共事的同事寫一份推薦信。個人的推薦信或者提名信是贏得下次工作的有力工具。
2.稱贊信
如果你滿意對方的產品或服務，寫一封稱贊信。雖然很多人不會這么做，但這是和對方建立良性關系的開端。如果你很滿意餐廳經理的服務，那么寫一封稱贊信給他的上司，一方面你對他職業的發展有很大的幫助，另一方面和他建立好關系，今后能繼續接受他的優質服務。所以這類利己利人的信件，大家應該愿意寫，常常寫，因為這能帶來雙贏。
3.投訴信
首先，投訴信要寫給這個組織的最高的領導。其次，避免用情緒化的詞語，要對事不對人。在投訴信的第一段，先將事由作客觀的總結，讓對方明白寫信的目的。之后講一些具體的事實，例如發票號碼、事情發生時間和地點。投訴信也要盡量保持對對方的鼓勵性的態度，例如“我知道貴餐廳的服務很有名，我也常常是因為餐廳的服務而前來用餐，我想這個服務員的服務并不能代表整個餐廳的服務水平”等文字。投訴信最難寫，可如果寫的是“服務水平”，對方會比較心平氣和地處理這個投訴。最后的一段是你對解決問題的建議，不要很離譜很貪心，要合理。如果對方賣給你的貨，在使用一周后壞了，可以提議退貨、換新的，或在規定時間內修好。最后一句話應該是鼓勵性的，例如“我相信貴公司的服務是高水平的，也希望這件事情能夠合理解決，今后我們還可以繼續合作”
4.解決業糾紛的信函
因為各種原因，在我們購買完某商品后，我們常常需要和對方討個減價，或要求賠償、退貨。在商業糾紛信中應附有購買商品的收據復印件，讓對方可以在自己的文件中追溯。商業糾紛信的內容要簡單明了。
5.要求信
要求信的內容包括要求對方開機票，或將某份文件寄給你等。這類信主要包括對方需要的最基本信息即可，不需其他太多文字。
6.拒絕信
商務往來中的拒絕信是一個建立自己品牌、宣傳自己的機會。要強調的重點不是對方不適合你，而是雙方互相不適合。還要保持一個開放的心態，表示我們仍有興趣與你合作，如果今后有機會，可以繼續探討合作的可能及合作方式。
商務信件及電子郵件禮儀：書面溝通優點
1.一目了然：白紙黑字能使所有參與方對于所討論的論題、事實根據和結論，以及達成的共識一目了然，并保持跟進直至工作完成。當討論的結果被記錄下來、經詳細商討并最終寫在紙上時，投機取巧的人就沒有施展拳腳的空間了。
2.書面跟進：能準確及時地記錄事項進程、討論內容以及行動細則，并充當了作為每個工作項目歷史檔案的功能。例如：我要協調團隊完成一項銷售任務，時間非常有限，離規定的完成日期不遠，此時準備一份書面備忘錄給我的隊員、主管以及合作伙伴，將使我更加清楚采取什么步驟，如何對每個人進行跟進。它促使每個人共同關注一件事、說同一種語言，以及清楚哪些已經做完，還有哪些需要做。最后，書面跟進能保證論功行賞。能確保分辨出哪些人履行了承諾，哪些人因及時完成了工作而得到肯定。
3.充當意見不和、起爭端時的證明：沒有人是完美的。毫無疑問，每一個工作項目都面臨特殊的挑戰，不管這種挑戰是運籌上的還是人際關系上的。書面記錄能幫人關注于事實而不是感受，或其他個性和工作風格上的差異，并以合理的方式解決意見不和以及爭端。
商務信件及電子郵件禮儀：應酬書信具體書寫原則
應酬書信是商業領域使用頻率較高的書信。因為在整個商務流通領域，很講究情感的聯絡和交往，以此來增進友誼，促進貿易。這類書信與一般書信的禮儀要領和格式基本相同。應酬書信一般由箋文和封文兩部分組成。寫信是借助文字向受信人說話。要使對方感到親切、自然、文明有禮并收到良好的交際效果，寫信就要符合書寫格式和書信語言的禮儀規范。否則，就會鬧出笑話，影響交際效果乃至誤事。
一、稱謂要得體。
稱謂即稱呼，要符合寄信人同受信人的特定關系。一般來說，平時對對方稱呼什么，信的開頭就寫什么。在格式上，稱呼要在信箋第一行起首的位置書寫，單獨成行，以示尊重，它有很強的禮儀作用。寫給非親屬關系的長輩，一般在姓氏后面加職務，如李經理、張校長，或以某老相稱;寫給自己敬佩的長者可在稱呼前加上“尊敬的”三字，盡量避免指名道姓;對平輩或小輩則可直呼其名，或稱兄道弟，或稱“小王” 、“小李” ，也可以“同志”相稱。
稱呼之后一般還要加提稱語，即用來提高稱謂的詞語，如對尊長用“尊鑒” 、“賜鑒” 、“鈞鑒” 、“崇鑒” ;對平輩用“臺鑒” 、“大鑒” 、“惠鑒” ;對晚輩用“青鑒” 、“收覽” ;對女士用“芳鑒” 、“淑鑒” 、“懿鑒”(對年高者) ;對夫婦用“儷鑒” 、“同鑒” 、“均鑒”等。書信中的這種敬語使用時要注意與稱謂相配合。
二、問候要熱情。
抬頭之后的承啟語(應酬語)起開場白的作用。無論是經常通信的還是久未聯系的，向對方問候一聲，是必不可少的禮節。因此，信的開頭應有問候語。如“奉讀惠書，如見故人!”或“久疏問候，不知近來可好?”問候語可長可短，即使短到“你好”兩字，也應是發自內心，體現出寫信人的一片真誠，而不是“應景文章” 。問候要切合雙方關系，交淺不宜言深，以簡捷、自然為宜。
三、內容要準確。
正文是書信的主體，即寫信人要說的事，要論的理，要敘的情。
正文一般從信箋的第二行開始寫，前面空兩格。書信的內容盡管各不相同，寫法也多種多樣，但都要以表情達意、準確率直為原則。除言之有物、通情達理、文辭通暢、字跡工整以外，還要措詞得體，即根據受信人的特點及寫信人與受信人的特定關系進行措詞(包括敬語、謙詞的選擇，語調的掌握等) ;一般來說，應先談談有關對方的事情，表示關切、重視或謝意、敬意，然后再寫自己要陳述的事理。正文寫好后，如發現內容有遺漏，可補充寫在結尾后面;并在補述語前另行加上“又及” 、“又啟”加以提示。補述語不宜過長。
四、祝頌要誠懇。
正文后的問候祝頌語雖然只幾個字，但表示寫信人對受信人的祝愿、欽敬、慰勉，也有不可忽視的禮儀作用。祝頌語有格式上的規范要求，一般分兩行書寫，上一行前空兩格，下一行頂格。祝頌語可以套用約定俗成的句式，如“此致敬禮” 、“祝您健康”之類，也可以另辟蹊徑，即景生情，以更能表示出對收信人的良好祝愿。如對尊長，可寫“敬請福安” 、“敬請金安” 、“敬請太安” 、“恭請平安” ;給平輩的信，則用“順頌時祺” ，春天可寫“此頌春安” ，逢年可寫“即請年安” 、“此請歲安” ，平時用“敬頌時綏”之類;給晚輩的信，可只用“即頌刻好” 、“順問近好”之類，不用“請” 。
此外，祝頌語還可根據受信人的境況、職業而有所區別，如對新婚者或夫婦，用“恭請喜安” 、“恭賀燕喜” 、“恭請儷安” 、“即頌雙祺” ，對方遠行用“遙祝旅安” ，對方患病寫“即頌痊安” 。按對方職業可選用“文安” 、“撰安” 、“教安” 、“海安” 、“編安” 、“商安” 、“籌安” 、“財祺”等。
箋文的最后，要署上寫信人的名字和寫信日期，為表示禮貌，在名字之前加上相應的自稱，即對受信人的自稱，如給老師寫信時自稱“學生” 、“弟子” 、“受業” 。名字之下，還要選用適當的禮告敬辭，如對尊長，在署名后應加“叩上” 、“敬稟” 、“叩稟” 、“拜上” 、“敬啟” 、“肅上”等;對平輩在署名后加“敬白” 、“謹啟” 、“敬上” 、“拜啟”等。
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