秘書禮儀電話

　　作為一名秘書，電話也是工作中的一部分，那么你知道秘書的電話禮儀是怎樣的嗎?下面是學習啦小編為大家整理的秘書電話禮儀，希望能夠幫到大家哦!

　　秘書電話禮儀

　　接聽電話第一聲應說：您好，然后再報上本公司的名稱、自己所在的部門或姓名。作為秘書，應掌握接電話的規范：

　　隨時保持笑容

　　打電話是從語言和聲調開始的。在接電話的過程中，你的眼睛、手勢以及各種形態的動作，對方都看不到，因此這時打電話的語氣和聲調就顯得格外重要。人在微笑時說話的聲音，會使人感到柔和、舒服。所以，在接聽電話時，應隨時保持笑容。

　　姿態正確，聲音清朗

　　在接聽電話中，雖然通話雙方互相看不到對方，但你的心理狀態、當時的心情和心境，都會非常微妙而又非常真實地反映到語調、語氣上來，所以，在接聽電話時，不可以有一副慵懶的姿態或者懶散的樣子。這樣，會使對方明顯地感覺到你對他的不尊重。

　　不要讓電話鈴響的太久

　　電話鈴聲響兩下時，要迅速拿起電話，這時一種避免讓對方久等的禮貌做法。

　　如果在特殊情況下，鈴聲響幾聲后才接電話，應向對方致歉，這樣才會使對方對你產生良好印象，認為你很有禮貌、很有修養，同時也會對你的單位產生良好的印象。

　　用左手握電話，右手執筆

　　接聽公務電話時，一定要用左手持話筒，右手執筆，一邊交談，一邊記錄電話內容。

　　正確記錄所要傳達的事

　　企業電話講究效率第一，電話的記錄傳達宜求簡潔明了，最忌諱拖泥帶水，不得要領。在做電話記錄時，要記下何時、何人、何地、何事、如何處理等等。

　　理智地回答一般性的詢問

　　對打錯的電話表示諒解;對個人私事的來電簡要回答;對電話騷擾不予理睬;對員工家庭急事予以緊急處理;對態度粗暴語言粗魯的來電，仍應保持你的禮貌和職業性語言，不和他爭辯和頂撞。

　　秘書打電話的禮儀

　　記準電話，以免打錯

　　如果撥錯號碼，應禮貌地向對方道歉，不可隨手掛機，然后向對方說：對不起。

　　選擇恰當的撥打時間

　　如無緊急情況，一般白天應在8點以后(假日在9點以后)，夜間則在22點之前，以免打擾他人休息。有午睡的季節，不應在中午打電話，一般通話時間以3~5分鐘為宜，伎倆提高通話效率，減少占用時間。

　　撥打電話前應做好充分的準備

　　通話以前，應對談話內容與目的做到胸有成竹，有的放矢，避免詞不達意，結結巴巴的通話。

　　發傳真時的禮節

　　如發傳真，而對方使用的又是電話/傳真兩用機，也就是兩種機器使用同一個電話號碼，你可先撥通對方號碼，通知對方：您好，請打開傳真機，我有傳真件發給您，謝謝。待耳機中聽見尖利獨特的傳真記號時，便可發送傳真件。

　　代撥電話的禮節

　　如果是為上司或同事代撥電話，接通電話后先確認對方身份，然后客氣地請對方稍后，告訴對方誰要和其通話，然后把電話轉給有關人員或用手捂住話筒請委托者來接電話。

　　在辦公室內避免打私人電話

　　不可占用公司電話談個人私事，更不允許在工作時間通過電話與親朋好友聊天。

　　秘書手機禮儀

　　手機作為日益普遍的通訊工具，其使用禮儀的不完善已經成為禮儀的最大威脅之一，秘書在社交場所或工作場合放肆地使用手機，嚴重影響他人，也影響到其本身的形象。關于手機禮儀，秘書們應該注意一下幾點。

　　公共場合不要旁若無人的使用手機。尤其是在電梯，樓梯，路口，人行道這樣的地方，在會議中或是與人洽談時，最好把手機關掉，特殊情況下可以調成靜音或震動狀態。

　　在與人一起用餐的時候，也有必要把手機關掉或是調成震動狀態，不要出現當人們正吃到興頭上時被煩人的鈴聲打斷。

　　在所有公共場合，都要在手機沒有使用時，把它放在合乎禮儀的常規位置，放手機最正規的位置是隨身攜帶的公文包里，無論如何都不要拿在手里，安全其間不要放在桌子上，公共場合使用手機，應盡量壓低自己的音量，而絕不能大聲說話。

　　手機短信因其快捷又類似書面信函的優勢，被大眾尤其是年輕人廣泛地使用，因此我們很有必要關注一下手機短信的使用禮儀，在公共場合和社交承和不時響起的手機短信聲音，和這些場合響起的手機鈴聲一樣失禮。

　　秘書們應杜絕一邊和別人交談，一邊低頭查看短信的舉止，這是對對方的極大不尊重。同時在短信的內容選擇和編輯上，應該和同行文明一樣重視。

　　秘書的電話禮儀，從秘書接聽電話，撥打電話，使用手機通話等禮儀方面進行詳細的介紹。希望在公共場合或是上班場合或是社交場合，都不會因為電話的禮儀問題而有損公司的形象。

　　關于秘書電話的注意事項

　　一、撥打電話時須注意的問題

　　第一，擇時通話。

　　通話時機的選擇看似平常，實際上很重要。有的人只以自己的情況為判斷標準，選擇自己方便的時候撥打電話，這實際上是對通話對象重視、尊重不夠的表現。設身處地地考慮對方的情況，是選擇通話時機的基本原則。

　　撥打電話要選擇通話效率高的時間，換句話來講，就是人家不會厭煩的時間。比如休息時間盡量不要給他人打電話，除非萬不得已。嚴格地講，晚上10點之后，早上7點之前，沒有什么特別的急事不要打電話。萬一有急事打電話，要先說一句“抱歉，事關緊急，打攪了!”否則的話對方很可能會厭煩。再者，就餐時別打電話。現代人工作繁忙，通常中午只有一個小時的吃飯時間，如遇電話，豈不影響食欲?另外，倘若不是重大事情，節假日不要打電話。在現代社會里，盡量不打擾他人的節假日休息應該成為常識。如果是撥打國際長途電話，尤其是美國、歐洲這樣距離較遠的國家，還要考慮到時差的問題。當然，秘書在工作中遇到緊急情況，可隨時與有關部門和人員電話聯絡，但是也要注意把握分寸。

　　撥打電話除了要注意時間的選擇，還要注意空間的選擇。一般來講，私人電話是在家里打的，公務電話是在辦公室打的，在工作場合，撥打私人電話應該盡量用自己的手機。此外，在公眾場所撥打電話實際上是制造噪音污染，除非工作之需，有教養的人一般是不在公眾場所撥打電話的，秘書人員更應該注意這一問題，切不可不管有無必要，總是旁若無人地大聲吆喝，令他人厭煩。

　　第二，簡短通話。

　　電話打多長好呢?在日常生活中撥打電話，有多少事就說多長時間，說清楚為止。但是，在秘書工作中，通話時間是宜短不宜長，要遵守電話禮儀中的“3分鐘原則”，即每次通話的時間應該有效地控制在3分鐘之內。當然，這里的“3分鐘”并非是絕對的只能通話3分鐘，而是指要長話短說，廢話少說，沒話不說。撥打電話不是為了排遣寂寞，不可拿著話筒捉迷藏：“喂，你猜我是誰啊?你聽不出來啊!你慢慢再猜吧!不對!你再猜!不對!我是誰你都不知道啊?” 好不容易猜對了，又問：“你猜我在干什么?”任何一個有教養的人都是講求辦事效率的人，都是珍惜時間的人，因為時間就是金錢，時間就是效益，時間就是生命，浪費他人的時間就是浪費他人的生命，所以打電話一定要有時間觀念。