關于商務電子郵件的撰寫禮儀(3)

關于商務電子郵件的撰寫禮儀

　　第四，電子郵件應當慎選花哨功能。

　　現在市場上所提供的先進的電子郵件軟件，可有多種字體備用，甚至還有各種信紙可供使用者選擇。這固然可以強化電子郵件的個人特色，但是此類功能商界人士是必須慎用的。

　　這主要是因為，一方面，對電子郵件修飾過多，難免會使其容量增大，收發時間增長，既浪費時間又浪費金錢，而且往往會給人以華而不實之感。另外一方面，電子郵件的收件人所擁有的軟件不一定能夠支持上述功能。這樣一來，他所收到的那個電子郵件就很有可能會大大地背離了發件人的初衷，因而使之前功盡棄。

　　商務郵件的修辭

　　修辭是撰寫商務電子郵件最困難的部分。如果用平常說話的語氣，很容易被視為無禮，這是因為眼見為憑，文字用看的往往比用聽更容易被放大檢驗。

　　因此，撰寫商務電郵前，不妨想到此時是面對著對方，而不是面對鍵盤與屏幕，這樣可以讓語氣溫暖一點。但要記得，書寫時要比口語對話再稍微正式一點。設想對方看了你的信之后可能有的觀點，也就是要在別人的思考里思考。了解對方和你一樣都是大忙人，講重點即可。多一點體貼，想辦法讓你的電郵，看起來簡短扼要，有親和力但不失禮。