關于商務電子郵件的撰寫禮儀(4)

關于商務電子郵件的撰寫禮儀

　　郵件主題：

　　如果一次要和對方討論的事情是不同的主題，建議分開不同的電郵傳送，也就是說，每封信的主題最好只有一個，這樣對方會比較好針對單純的主題加以回信。

　　郵件結構：第一段與最后一段是重點

　　電子郵件的撰寫，應該掌握由上而下的重點，也就是說，重點在最前面的第一段。如果信件很長，最好在結尾的部分，再度強調第一段的重點。

　　要求：主動說出你期待對方做的事情

　　當你想要收件者采取行動時，如果電郵的內容長，在信件的一開始，就說明你的要求。如果內容很短，不超過一個屏幕可以讀完的范圍，就直接在信件內容的結尾提出要求即可。

　　日期：郵件的日期與時間要明確

　　在電郵中提到的日期與時間，一定要具體，你說的下個月或是下周三到底是什么時候?因此最好改成「下周三(如3月7日)」「下個月(如8月)」，時間也要明確，是上午還是下午?是以自己或對方的時區為準?以免雙方認知不同而產生誤會。

　　回復郵件：

　　如果你回復對方的來信時，使用對方的主旨回復，讓對方知道這是來自于你的回復。此外，如果想要在主旨點出回復的重點，可以在郵件本文內容里寫上「回復主旨：XXXXXX」讓對方知道這是回復哪一封信。

　　風格：

　　檢查自己寫的電郵時，試試看讀出聲音，對話式的寫作風格輕松但不失禮，而且也比較自然順暢。

　　語感:

　　采用主動的語氣。讓收信者知道，是誰應該來做這件事情。例如：

　　A.你對這件事情有什么想法?

　　B.有誰可以提供意見給我?

　　看得出來嗎?A比B來得主動而明確。

　　最后也是最重要的是，當你使用職場的電子郵件對外溝通，就應該謹守商業電子郵件的分寸，不要假公濟私，撰寫或傳送與職場毫無關系的內容，因為在某些你不知情的狀況之下，電郵會被保存在企業的公用硬盤或備份檔案中。