公文管理論文(2)

時間：2017-02-17 17:49:01 家文952由分享

　　公文管理論文篇二

　　公文管理系統應用現狀探討

　　【摘要】隨著計算機硬件、局域網設施的普及以及用戶計算機水平的不斷提高，公文管理系統已經普及到政府機關、事業單位、國有企業等單位，并且衍生出電子公文、電子簽章等相關新定義。但是隨著公文管理系統的遍地開花，公文管理系統的定義變得越來越模糊，本文根據公文管理系統的應用現狀，進行簡單的探討。

　　【關鍵詞】公文;管理系統;現狀探討

　　一、公文管理系統的必要性

　　所謂公文，主要指軍隊、政府、單位等部門用于請示報告、下達命令的重要一部分。傳統的公文歸檔工作，以紙質、手工操作為主，如果公文數目較多，可能造成查找與使用工作的效率降低。如果用戶不能報出公文具體的標題、年份等，基于模糊的公文查詢，基本無法實現。另外，由于紙質公文受到管理手段、維護手段等影響，需要大量的人力、物力支持。在信息化時代，計算機與局域網的廣泛應用，提高了公文管理的水平，大多數撰寫公文也通過電子版本完成，因此公文管理也應以電子版為主。當前，計算機已經成為辦公環境中不可或缺的工具之一，隨著各種政務系統、辦公系統的啟用，公文處理成為其中最重要的辦公環節之一。區別于政府與事業單位，公文系統在大型國企特別是央企中，更加強調精細化管理。但是在企業快速增長的同時，信息化的需求非常迫切，因此各下屬單位均急于建立自己的辦公系統，使得企業內無法形成統一標準的信息系統，無法實現總部與二級單位間的公文共享流通，公文的流轉與流通反而滯后于其他辦公信息系統的建設。因此，有必建設企業內部的公文管理系統，實現集團內的公文標準化、信息資源化、傳輸網絡化和決策科學化。

　　二、公文管理系統現狀

　　(一)現狀分析

　　近年來隨著各單位工作任務的加強，對“下情上達、上情下達”的及時性、準確性提出了更多要求。為了確保各種公文的順利傳輸，同時提高信息保密性、準確性，降低管理成本、提高管理水平，現代化公文管理系統應運而生。通過構建電子公文管理系統，利用計算機與網絡實現公文傳輸，極大降低工作人員的勞動強度，提高公文發放與傳閱速度，降低紙質文件成本問題，確保各部門、各項工作的順利開展，實現工作流程的制度化、規范化。公文管理系統的首要工作是服務于政務事業單位的電子政務工作，但是隨著信息化的普及以及國家對信息化產業的支持，同時企業為提高內部公文流轉效率，執行國家公文標準與規范，國有企業也開始建設自己的公文管理系統。外資企業與私營企業由于只在與政府機關單位互通文件時才需要編制公文，因此一般情況下只需通過郵件或辦公系統進行編制與審批即可滿足要求。從技術而言，為保證系統的穩定性，公文管理系統大都采用主流的軟件技術，如J2EE、DOMINO、.NET等，數據庫采用MYSQL、SQL Server、Oracle等，主要功能為公文在線編輯、公文處理流轉、公文傳閱、公文查詢檢索等。而由于各個企業對公文管理系統的定義不同，因此有些企業將公文管理系統作為重點系統進行建設，有些企業只將公文管理納入到協同辦公系統中的一部分，只作為協同辦公系統的一個功能模塊。

　　(二)面臨問題

　　隨著公文管理系統的不斷完善，同時需要考慮以下問題。

　　1、技術平臺選型。目前各企業中除公文管理系統外，還有協同辦公系統、檔案管理系、知識管理系統等多套系統，各系統間經常有互通互聯的各種關系，因此公文管理系統的技術選型應盡量與其他系統相吻合，從而減少技術實現難度，減少重復投資。

　　2、保密安全性。保密性與安全性是所有信息系統的重要一環，國家已出臺相關規定要求涉密文件不上網，因此公文系統只能對普通公文以及企密級文件進行處理，對于涉密文件一律走線下流程。部分企業為增加保密性與安全性，利用第三方工具對文件進行加密，保證文件只可在本地計算機上進行查閱，無法進行拷貝傳閱，加強保密性的同時嚴重影響操作的便捷性。

　　3、電子簽章可行性。一般地方政府機關使用電子簽章進行機關內部的行文以及網上公文的發布，或打印下發至下級機關，只需從行政政令上證明其電子簽章的合法行。但是對于企業而言，公章代表企業的最終決議，具有嚴格的規定及法律效力，因此企業在使用電子簽章時，除需考慮其在網上的合法性，同時需考慮上級管理機構、地方政府、下屬單位或合作機構對其電子簽章的有效認證，否則電子簽章將會給企業帶來重大的法律隱患。

　　4、文檔一體化需求。目前大部分企業將公文管理系統與檔案管理系統劃分為兩個系統，但是這種方式使得文件周期被人為地割裂。所謂文檔一體化就是將目前檔案工作現實中各機關相對分散獨立的文件管理和檔案管理統一成一個有機整體進行管理，目前比較適合我國國情和比較合理的是國內學者陳兆的四階段劃分法，將文件的生命運動過程劃分為制作階段、現實使用階段、暫時保存階段和永久保存階段。而文檔一體化的需求即是將公文管理系統與檔案管理系統有機結合起來，實現公文起草到檔案歸檔保存的全生命周期。

　　三、實施建議

　　為實現公文管理系統的有效實施，在系統的建設中應當充分考慮以下幾點：(一)從技術上與原有的系統保持一致性，不管作為某一功能模塊還是獨立的應用系統，應以有效降低技術難度為前提;(二)架構設計上應同時考慮協同辦公、檔案管理等與之相關系統的集成;(三)為系統上線運行建立相關的流程規范與管理規范，從政策上給予系統操作支持。

　　四、小結

　　總之，公文管理系統將不斷發展與完善。一方面隨著國家政策與法規的不斷更新，系統也需隨之進行調整，另一方面隨著技術的不斷發展，系統的功能將會更加強大，為政府、事業單位、企業的高質、高效辦公提供更有力的支持。

　　參考文獻：

　　[1]孔琳俊.基于web的無紙化公文管理系統研究[j].中國教育技術裝備，2007(6)

　　[2]周春.基于j2ee的動態工作流管理系統的研究與應用[d].沈陽理工大學：計算機軟件與理論，2009

　　作者簡介：楊寶生，男，1983.11廣東普寧，大學本科，畢業院校：深圳大學，職稱：工程師，從事軟件架構、系統集成，工作單位：中海油信息科技有限公司。

　　
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