Word使用技巧集錦(10)

若木時間：2021-09-22 09:18:41

給Word文檔精確“減肥”五小招

編輯一篇Word文檔時，隨著編輯次數增多，雖然內容增加不多，但是文檔的大小卻會迅速增大，這是怎么回事呢?原來Word在保存文檔時，除了保存文檔的內容外，還保存了一些編輯信息，這些信息的存在不但增大了文檔的體積，而且會使打開文檔的速度變慢，影響工作效率。為此，筆者給大家介紹幾種給Word文檔“減肥”的方法。

1.“另存為”法

在對一篇文章多次修改后，選取“文件→另存為”，將文檔改名保存，這時你會發現Word文檔的體積減少了很多。

2.取消“允許快速保存”

點擊“工具→選項”，進入“保存”選項卡，取消“允許快速保存”前的鉤即可。

注意：如果為了在別的機器上查看原汁原味的Word文檔，勾選了“嵌入TrueType字體”項，則還須勾選“只嵌入所用字符”，否則Word會把所有的字體一同“打包”，增大文件的體積。

3.“頁面設置”法

在保存之前，點擊“文件→頁面設置”，在“紙張大小”、“頁邊距”選項卡中選擇任意項，先改變它的值(注意這時不要按“確定”)，然后再修改回來，按“確定”按鈕后，你會發現文檔自動刷新，再保存時文檔的體積已經減小了。

4.另存為RTF文件

將Word文檔保存為文本文件，文件會小很多，但同時也丟失了格式信息。所以筆者采用另存為“RTF”格式的方法，這樣不但格式信息完好，而且能夠被許多Windows應用程序支持，文件體積也會大大減小。

5.“更新域”法

如果在Word文檔中插入了目錄，則可以用更新目錄的方法來為Word文檔減肥。具體步驟是：右擊目錄，選擇“更新域”，在出現的對話框中選擇“更新整個目錄”，按“確定”即可。設置后Word會把整個文檔重新分頁，這時再保存文檔，它的體積就會有所減小。

淺談Word中“分離下劃線”

大家知道，在Word中，為字符添加的下劃線，默認情況下是緊靠字符下方的。能不能調整一下字符和下劃線之間的距離呢?答案是肯定的。

1.啟動Word2003(其它版本請仿照操作)，輸入字符“分離下劃線的制作”。

2.選中“下劃線”及前后各一個(多個也可以)字符(即“離下劃線的”)，按“格式”工具欄上“下劃線”按鈕右側的下拉箭頭，在隨后彈出的快捷菜單中(如圖1)，選定一種下劃線類型(如“雙下劃線”等)，并通過“下劃線顏色”菜單，設置好下劃線的顏色。

圖1設置下劃線顏色

3.選中字符“離”，然后按住Ctrl鍵，再選中字符“的”(這樣操作可以同時選中多處不連續的字符，本操作不支持Word2000及以前的版本)，通過下劃線顏色選項，將這兩個字符的下劃線顏色設置為“白色”。

4.選中字符“下劃線”，執行“格式→字體”命令，打開“字體”對話框(如圖2)，切換到“字符間距”標簽下，按“位置”右側的下拉按鈕，在隨后彈出的快捷菜單中，選“提升”選項，然后在其右側“磅值”后面的方框中輸入一個數值(這個數值就是分離的距離，此處為了突出這一效果，設置為30磅)，確定返回即可。

圖2設置字體

如何用Word實現在網上開會

1. 安排會議

單擊“工具”菜單之“聯機協作”。注意：如果此時你的WORD中該菜單文字皆為灰色，那么，對不起，它表示你在安裝OFFICE2000時沒有裝載可選項“MS NetMeeting(微軟網絡會議程序)”，而此程序卻恰恰是本文的主角。請將它安裝上。

現在單擊“安排會議”選項，系統彈出 “會議”對話框。就像我們填過無數次的個人簡歷一樣，你只須對號入座就行了。但對其中幾個關鍵的項目應注意：首先，你只須點擊一下“收件人”按鈕，并在“選擇與會者及資源”的對話框中動動鼠標就行了。另外，那個“這是聯機會議”的選項一定要選定，否則到時你可能無法實時收到對方的信息;在“目錄服務器”和“組織者的電子郵件地址”欄中，你也要如實填入你所使用的服務器名稱和你的Email地址; 最后，還要在“OFFICE文檔”項中選定開會時共享的文檔以及會議的“類別”——我想還是“私有”最合適吧。一切搞定，單擊“發送”

2. 現在開會

單擊“工具”菜單之“聯機協作”的“現在開會”選項，WORD應該彈出“聯機會議”工具欄，同時Windows任務欄的系統托盤上也應出現一個叫“MS NetMeeting”的程序圖標，兩者缺一不可。

現在再右擊系統托盤上的“NetMeeting”圖標，選擇“打開”——怎么樣，咱們的“網絡會議室”夠豪華吧。趕快點擊“呼叫”按鈕(注意：此時，與點擊“聯機會議”工具欄上的“呼叫參加人”按鈕效果相同，并在彈出窗口中選擇相應的服務器，當然還有參加開會的朋友們。單擊“呼叫”后你就靜待佳音吧。此時，只要是參加進會議的朋友，首先看到的便是你在“安排會議”時所設的共享“OFFICE文檔”。

也許性急的朋友現在已經坐不住了，這樣的“聯機會議”與Web瀏覽有什么區別啊?微軟的NetMeeting至少為我們提供了三種互動式交流界面——談天室、白板和音頻視頻輸出(入)。運用起來都非常簡單。其中的“聊天室”，只須單擊NetMeeting“工具”菜單的“談天”選項即可，交談方式與其他類型的“聊天室”大同小異(而“音頻視頻輸出(入)”呢，我因沒有家用攝像頭而無福消受，只能點點“工具”菜單上的“切換音頻和視頻”選項解解眼饞了;倒是一個叫做“白板”的東西讓我流連忘返，因為它可以讓你發揮無盡的想象，把某種不能用語言方式表達的意思用圖案、繪畫或別的什么方法表達出來。

3. Web討論

既然是開會沒有“討論”氣氛怎么能行?單擊WORD2000“工具”菜單之“聯機協作”之“WEB討論”項，并在彈出的工具欄中選擇“在文檔中插入討論”按鈕，現在你就可以痛痛快快地高談闊論了。注意：在輸入討論之前要確定主題，以便接收方便于查看。

需要說明的是，當你一旦收到或插入了討論文字，WORD的窗口便會自動分成上下兩截，上部是原文，下部是插話。插話的部分也并非全文顯示，而是在其右邊多出一個“信簽”似的圖標來表示。將鼠標移動其上，即可看到討論主題，而右擊該圖標，又可進行諸如“答復”、“編輯”一類的操作。真可謂傻瓜式的操作，精靈般的效果。

七種辦法減少Word容量

利用Word生成的文檔，每頁在20KB左右，但看到用記事本生成的文檔，相同的內容只有1KB左右，能讓Word也減減肥嗎?其實我們可以采用一些行之有效的方法來減小Word文檔的容量。

1.取消快速保存

當文件打開時，使用快速保存比使用完全保存需要更多的空間。可以在“工具→選項”命令中選擇“保存”選項卡，取消“允許快速保存”復選框即可(如圖所示)。

2.文件另存法

Word在保存DOC文件時，只把后來修改的信息存入，這樣即使你刪除了文件中的部分內容也會使文件越來越大，如果我們使用“另存為”命令來保存文件，Word則會重新整理并存盤，如此一來，就可以有效地減小Word文件的容量。

隱藏在word漢字里面的玄機

1 打開word

2 在word里面敲入漢字 “胡”