Word使用技巧集錦(7)

四、快速選擇技巧

31、快速選定文本

在使用Word的過程中，最經常遇到的是文本選定操作。在Word中文本中選定操作可通過多種方法來實現。其中鼠標拖曳方法最為常用，以下是常用的選定文本的方法。

選定一個段落：將鼠標指針移動到該段落的左側，直到指針變為指向右邊的箭頭，然后雙擊。或者在該段落中的任意位置三擊;

選定多個段落：將鼠標指針移動到一段落的左側，直到指針變為指向右邊的箭頭，然后雙擊，并向上或向下拖動鼠標;

選定一大塊文本：單擊要選定內容的起始處，然后滾動要選定內容的結尾處，在按住 Shift 鍵同時單擊。

選定整篇文檔：將鼠標指針移動到文檔中任意正文的左側，直到指針變為指向右邊的箭頭，然后三擊;

選定垂直文本：按住 Alt 鍵，然后將鼠標拖過要選定的文本。

32、快速選擇超長文字

不知你有沒有發現，當你想選擇一段超過屏幕長度的文本時，文字處理器滾動得太快，很難一次就選正確。現在介紹一種有效的選擇大段文本的方法;這個技巧可用于所有的文字處理器，因為它是一個基本的Windows功能。點擊你想選擇的開始處。用滾動條代替光標鍵向下移動文檔，直到你看到想要選擇的結束部分。按下Shift鍵，然后點擊想要亮顯文本的結束處。

33、快速選擇多頁

在Word窗口底部的狀態欄中除了顯示文檔當前的狀態，在其右邊有一個“擴展”功能，平時它處于淺白色，表示未“未激活”，只要用鼠標雙擊即可激活。用鼠標拖動來選取文字部分時，經常不能準確選定范圍，特別是當范圍超過了一屏幕時，這時“擴展”功能就有用了，可用以下方法操作：

(1)先將鼠標的光標置于選取范圍的起始處;

(2)雙擊狀態欄的“擴展”按鈕，打開“擴展”功能;

(3)單擊邊框的滾動條的移動按鈕，如翻頁、前后調整等操作;

(4)將光標移到范圍的結束處，這樣就可以選取大塊范圍了。

34、快速選定多個對象

當選定比較少，并且對象容易被鼠標捕捉時。我們可以將鼠標箭頭移動到對象的上面，當鼠標出現十字箭頭時，按下鼠標左鍵即可選定此對象，當選定? 對象時，只要按住“Shift”鍵，用同樣的方法依次單擊各個對象即可選中多個對象。

當選定對象比較多，并且比較集中時。我們只要單擊“繪圖”工具欄的“選擇對象”工具按鈕，在對象區域外側的適當地點按住鼠標左鍵，然后拖動鼠標出現一個矩形的虛線框，待欲選定的對象或全部對象位于矩形虛線框內時釋放鼠標左鍵，便可選中多個或者全部對象。

當要選定的對象比較分散，并且對象不易被鼠標捕捉時。首先用鼠標右鍵單擊工具欄，在快捷菜單中選擇“自定義”選項，在“自定義”對話框中選擇“命令”選項卡，在“類別”列表框中選擇“繪圖”選項，用鼠標將“命令”列表框中的“選中多個對象”拖放到“繪圖”工具欄中，單擊“關閉”按鈕。當在Word 2000工作區內繪制了多個對象時，單擊“繪圖”工具欄建立的“選中多個對象”工具按鈕，在彈出的“選中多個對象”對話框中列出了所有對象，在“對象”列表框中用鼠標單擊欲選定的各個對象，選擇完畢后單擊“確定”按鈕，即可選中多個對象。

35、選擇的特定操作

在所選的內容較多或進行一些特殊的選定操作時，用下列的選定方法會更加快捷和方便。

1、單擊待選文本塊的一端，使插字符移動該位置，按下F8鍵，然后用日常的文本滾動方式滾動到待選文本的末尾，單擊鼠標即可選定所要的文本。請注意采用這種方式選定文本以后，在對選定的文本進行操作之前先按一次ESC鍵有利于消除一些誤動作。

2、按住Ctrl鍵后，在文本區內單擊可選中一個句子，在文本左側位置單擊可選中所有文本，組合鍵Ctrl+A也可選中全部文本。

36、用“日積月累”提示

首先單擊 Office 助手，如果看不到助手，單擊“幫助”菜單中的“顯示 Office 助手”命令，然后單擊“選項”按鈕，再選中“選項”選項卡上的“啟動時顯示‘日積月累’”復選框即可。

37、用工具欄的屏幕提示

當您將鼠標指針停留在工具欄按鈕上時，Microsoft Word 會在屏幕提示中顯示此按鈕的名字。首先單擊“工具”菜單中的“自定義”命令，然后單擊“選項”選項卡，選中“顯示關于工具欄的屏幕提示”復選框即可顯示或隱藏工具欄的屏幕提示。

注意：當選中或清除“顯示關于工具欄的屏幕提示”復選框時，此設置將會影響所有的 Microsoft Office 程序。

38、用批注和修訂的屏幕提示。

首先單擊“工具”菜單中的“選項”命令，然后單擊“視圖”選項卡，然后選中“屏幕提示”復選框即可。

39、用“記憶式鍵入”的屏幕提示。

首先單擊“工具”菜單中的“自動更正”命令，然后單擊“自動圖文集”選項卡，然后選中“顯示有關‘自動圖文集’和日期的‘記憶式鍵入’提示”復選框即可。

40、用 Office 助手提示

使用 Word2000 時，可暫時顯示 Office 助手。也可以在整個 Word 時段關閉 Office 助手，而僅使用幫助窗口。

(1)暫時顯示 Office 助手。單擊“幫助”菜單中的“顯示 Office 助手”命令即可。

(2)在整個 Word 時段打開 Office 助手。首先單擊助手氣球中的“選項”按鈕，若如果看不到助手氣球，單擊助手，然后選中“選項”選項卡上的“使用 Office 助手”復選框即可。

五、其它快速操作

41、隱藏圖形來加速屏幕滾動

如果覺得屏幕滾動得太慢，則請按如下方法操作： 在頁面視圖中單擊“工具”菜單中的“選項”命令，然后單擊“視圖”選項卡;選中“圖片框”復選框，可隱藏以嵌入方式(直接在插入點插入至文字的圖片)插入的圖片，Word將只顯示大樣而不顯示具體圖片。

清除“圖形”復選框上的選中標記，可以隱藏以浮動方式導入的圖片(即位于圖形層并可根據需要精確地放置在頁面上的、還可置于文字和其他對象之前或之后的圖片)和用繪圖工具創建的對象，如自選圖形等。

42、取消后臺打印加快速度

后臺打印方式雖然可以使操作人員在打印文檔時能夠繼續在中文Word2000中進行操作，但這種打印方式卻同時占用了大量內存，以至于影響了中文Word2000的打印速度。為了將后臺打印方式取消，可以從“工具”菜單中選擇“選項”項，然后再選擇“打印”選項卡，最后將“后臺打印”復選框失效即可。

43、用重復執行命令加快操作

通過雙擊快捷工具條上的某些命令按鈕即可達到重復執行相應命令的目的，如我們只須雙擊格式工具欄上的“格式刷”按鈕，系統即會進入“格式刷”的設置狀態，然后我們就可以重復利用它快速地為整篇文檔定義相同的格式了;再如，當我們雙擊“繪圖”工具欄上的“矩形”或“橢圓形”按鈕之后，系統即會將圖形處理方式暫時定義為“矩形”或“橢圓形”，此時用戶就可以連續繪制多個不同的“矩形”或“橢圓形”、而無需任何停頓，運行效率非常高。在雙擊某個命令按鈕并實現重復執行目的之后，若須取消重復執行功能，只須再次單擊該按鈕或按下ESC鍵即可。