處理訂單的作業流程
處理訂單的作業流程
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處理訂單的作業流程
1 目的
為了使客戶確認樣品后，正式下達銷售訂單在各部門之間快速、有效的傳遞，制定本流程。
2 范圍
適用于客戶訂單( 含書面或口頭, 以下統稱訂單 )，從下單、確認、生產，到最終交貨.
3 職責
3.1 銷售
3.1.1 負責接收客戶的訂單.
3.1.2 負責確認客戶訂單的相關內容與客戶需求的訊息傳遞.
3.1.3 確保能達成客戶訂單或合約的各項要求, 且適時完工準時交貨，滿足客戶要求。
3.2 PMC
負責組織訂單的評審，下發生產計劃及物料計劃。
3.3 工程部
負責產品實現、生產工藝的可行性的評審。
3.4 品質
負責客戶訂單或合約中品質要求評審, 以確保有能力達成客戶的要求。
3.5 采購
負責物料交付能力的評審;生產物資的采購.
3.6 生產車間(含噴涂、裝配、注塑)
負責訂單生產能力的評審;按生產計劃組織生產
4 作業內容
4.1 客戶訂單發出
客戶與公司進行議價及決價, 經雙方同意后, 由客戶發出訂單。
4.2. 訂單確認：
4.2.1 如合約規定允許客戶訂單傳遞方式可采用口頭方式,銷售接獲訂單時將口頭式訂單轉為書面記錄并得到客戶的確認。
4.2.2 銷售接獲訂單后于4小時內確認訂單或合約及相關要求與原始詢價內容和報價內容是否相符,如相符，在4小時回簽傳真確認給客戶或業務人員; 如有異議時須與業務人員和客戶進行溝通及檢討。
4.2.3 經確認訂單無誤后, 銷售于4小時內將訂單轉化為內部訂單，轉交給PMC。
4.3 訂單的評審與執行
4.3.1 PMC按照銷售和訂單要求組織相關部門進行評審，安排生產計劃和物料采購計劃。
4.3.2 采購按計劃進行物質的采購，生產部門按計劃安排生產。
4.3.3 品質負責全過程的品質監控，及時發現問題，組織人員解決問題，以保證訂單的按時完成。
4.3.4 PMC應在評審后24小時內將生產計劃交銷售，銷售根據PMC提供的生產計劃和客戶要求，制定供貨計劃，合理協調組織安排出貨。
4.4 出貨安排與通知
4.4.1 銷售下達出貨排期給倉庫，倉庫按期準備產品備貨，并通知司機送貨。
4.4.2 銷售開《送貨單》并審核是否與訂單內容和客戶要求相符，確保送貨單傳遞給客戶無誤。
4.4.3 銷售用準確的送貨單通知客戶，以便客戶提前做好收貨準備和生產安排。
5 記錄保存
客戶訂單由銷售負責保存, 在合約到期及訂單結單日起保存二年以上。
6 相關文件
6.1 COP-2L001 客戶訂單評審程序
6.2 COP-2L002 物料計劃及生產計劃控制程序
7 附 件
7.1 訂單處理作業流程圖(見下一頁)
7.2 F-3L032-1 送貨單
訂單管理信息化
管理種類
為了提供訂單管理的效率和協同工作，訂單管理的信息化已經成為一種趨勢，ERP和CRM軟件都會涉及到訂單管理。
需要管理的訂單主要有以下幾種：
銷售訂單管理;
采購訂單管理;
樣品單的管理;
由于涉及到得財務處理方式的不同和物流的方向不同，訂單管理的重視程度也不同。
渠道
訂單管理可以說是渠道管理中的核心內容，是供應鏈管理中信息流體現最為明顯的環節，牛鞭效應的影響程度與訂單管理的能力有緊密的關系，通過層層環節的銷售預測之后，企業得到的訂單信息會逐漸放大，進而形成牛鞭效應，負面影響是在流通渠道中會積存大量的產品，造成更大的風險。
在產品訂購、產品詢報價、銷售退貨等管理流程中，供應鏈管理的思想會把這些業務內容考慮得更為周全，解決多個層次之間的價格信息溝通、利潤>利潤分配、預測評估等方面可能出現的問題，為企業間的合作建立好決策和談判模型，在特定的供應鏈體系中的企業關系，應該能夠從這些信息中，找到好的合作模式來提升競爭力。
供應鏈管理體系中，對于市場需求計劃有更全面的數據基礎，能夠有效地對存在于銷售渠道中的訂單情況進行綜合平衡管理，調節市場反應。市場需求計劃的數據基礎不再只是存在于相鄰企業之間，可以包括整個供應節點，形成綜合的預測分析計劃。
整體的訂單管理體系，也能更好地預測到利潤情況，在適當的時機采取有利于整體發展的結算體系，及時安排促銷手段來平衡企業間的供應關系，變被動為主動。
電子商務
隨著電子商務的發展，針對電商的訂單管理軟件受到越來越多的重視。e商在線、淘管、網店管家、e店寶是業內應用最廣泛的幾大電子商務后臺系統。這些系統一般以訂單處理為主線，進銷存為核心，涵蓋了CRM、WMS、SCM、辦公OA、售后服務等業務模塊。系統可以無縫接入淘寶、拍拍等主流電子商務平臺，日處理能力10萬單以上。
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