采購與付款業務流程
采購付款的操作業務流程是怎樣的，采購業務付款有哪些相關的手續。小編給大家整理了關于采購與付款業務流程，希望你們喜歡!
采購與付款業務流程
(一) 業務目標
1。經營目標
通過規范采購業務流程，確保采購業務按規定程序和適當授權進行，實現預期目標。
2。財務目標
確保采購與付款業務及相關會計賬目的核算真實、完整、規范、防止差錯和舞弊;保證帳實相符，財務會計報告合理揭示采購業務享有的折扣、折讓。
3。合規目標
保證采購及付款業務、相關采購、招標合同等符合國家有關法律法規。 確保付款、與采購有關的貨幣資金管理符合中國人民銀行等國家有關部門的法規要求。
(二) 業務風險
1。經營風險
由于采購業務流程設計不合理或控制不當，可能導致采購物資及價格偏離目標要求，或出現舞弊和差錯。
2.財務風險
可能導致會計核算多記、錯記、漏記物資采購成本和應付帳款以及其他應付負債，造成核算和反映不真實、不完整、不規范。
3.合規風險
可能導致采購業務處理違反國家有關規定而受到行政處罰或法律制裁。
(三)業務流程步驟與控制點
1.采購申請和采購計劃
(1)使用單位根據生產經營、建設需要和預算，提出采購申請。注明所需物資的名稱、規格、數量、技術質量標準與要求等，經單位、部門領導審核后報倉儲部門審核。
★(2)倉儲部門根據物資儲備定額，符合儲備定額的給予辦理發貨手續;定額不足的編制物資請購計劃，經部門領導審核后報采購部門。
★(3)采購部門根據采購申請計劃編制物資采購實施方案，報部門領導簽字后再報主管領導審批。
2.編制、審定采購實施方案
(1)經審批的采購計劃，交財務部申請資金計劃。采購計劃需按照貨幣資金內部控制制度的規定審批。
★(2)采購部門依據經審定的采購實施方案和資金計劃制定相關采購計劃。包括選擇確定采購價格、供應商、采購合同、采購物資的技術指標等。
3.選擇確定采購價格及供應商
(1)采購部門依據批準的物資采購實施訂單和資金計劃，通過詢比價、招標、網上采購和公開采購信息等公平、透明的方式，并按公司物資采購的有關規定提出選擇和確定采購價格和供應商的方案，經部門領導審核確定。
★(2)需與供應商就價格、付款方式或供貨質量及要求等進行談判確定的，由采購、財務及相關技術部門等人員組成談判組，提出初步意見，報授權領導審定后由采購部門前頭談判。
★(3)對公司要求實施統一采購的大宗或進口物資，應按公司的相關規定辦理。屬招標采購范圍的，應組織采標采購。
4.簽訂采購合同
★(1)大宗、批量或比較重要的物資采購必須簽訂采購合同。合同文本由采購部門擬訂，傳送財務、法律或技術有關部門/崗位審核。
★(2)財務、法律或技術部門/崗位依據職責權限對合同有關條款進行認真審核，提出修改意見交擬訂部門修改合同文本。
★(3)分管業務的領導和財務總監審定合同，交授權人員簽訂合同。合同需報財務部、檢驗部、法律部門等備案。原件留采購部門。
(4)采購合同需要變更或提前終止時，應報原審批領導同意。重大合同變更需報公司總經理辦公會研究同意。
5.跟蹤監督合同執行
★(1)采購部門采購人員、合同管理人員及有關部門在合同簽訂后，應當跟蹤并監督合同的執行。
(2)物資采購、技術、設計等部門和需用部門對長周期運行的關鍵重要設備、材料實行過程監造，確定監造方式，編制大綱，簽訂監造協議，落實監造責任人。
(3)采購人員按照采購合同中確定的制造周期、交貨時間、工程項目進度計劃落實催交催運措施，監督合同按期執行。
6.采購物資驗收入貨
★(1)質檢部門對到貨物資進行質量檢驗，出具質量檢驗報告書傳送給采購部門、倉儲部門、財務部門。
★(2)采購部門編制物資入庫單或系統自動生成入庫單(入庫單應連續編號)，倉儲部門對到貨物資進行外觀和數量檢驗并審核入庫單，對符合合同要求的合格物資辦理驗收入庫手續，并將入庫驗收單傳送給財務部門和采購部門分別審核編制入帳，經會計主管復核后過帳;對檢驗不符合合同要求的物資，不得辦理入庫手續。
★(3)不合格物資由采購部門辦理退貨索賠事宜或提出折讓方案，報授權部門或人員審批后進行處理。
7.發票檢驗、貨款支付及核算記帳
★(1)財務部門對購貨增值稅發票進行校驗認證，未能通過發票認證的必須退回重新開具。將校驗審核夠的發票、采購合同、貨物入庫驗收單等信息錄入系統中生成會計憑證或編制會計憑證，經會計主管審核后過帳。
(2)采購部門根據采購合同規定的貨款支付方式及合同執行情況，提出采購資金支付申請，填制付款申請單并附采購合同、驗收單據等付款依據，經采購部門領導審核簽字后傳送到財務部門辦理貨款支付和結算手續。
★(3)財務部門收到采購部門的貨款支付申請，首先要對采購合同、購貨發票、貨物入庫驗收單等進行審核，同時對應付、預付帳款和分期付款等付款約定，以及采購享有的折扣和折讓等進行審核，在審核確認無違反合同、程序和其他問題的情況下，編制付款會計憑證和填制銀行付款單據，經會計主管復核、財務部門負責人審核簽字后付款入帳。若需提前付款、更改合同約定條件的以及金額較大的，按規定權限報批。
★(4)月末財務部門與采購部門對采購預付款、備用金以及未結算的貨款進行核對，發現問題即使報告并查明原因和處理。享有采購折扣或折讓的，應在會計報表中恰當披露。
★(5)季末或半年末，倉儲部門和有關資產管理部門必須對存貨等實物資產進行盤點。財務部門應當派人監督盤點。
★(6)公司財務和采購部門應定期與客戶核對確認應付、預付帳款，發現問題即使查明原因和處理。
8.清理、關閉合同
(1)合同執行完畢后，采購部門應對合同執行情況進行清理、關閉，并建立客戶信用檔案。
(2)采購部門將合同清理和客戶信用情況反饋給財務部門。
采購與付款循環的主要業務流程
1.請購商品(勞務)環節的控制活動
(1)倉庫填寫請購單，通常經倉庫經理簽字審批。
(2)生產部門填寫請購單，通常經生產經理簽字審批。
(3)對于日常采購的請購，應當根據請購單進行一般授權審批，每張請購單必須經過對這類支出預算負責的主管人員簽字批準。
(4)對于資本支出和租賃的請購，應當指定人員請購，需要進行特別授權審批。
2.編制訂購單環節的控制活動
(1)采購部門負責編制訂購單和發出訂購單。
(2)采購部門只對經過批準的請購單編制訂購單。
(3)采購部門對經過批準的請購單發出訂購單，詢價后確定最佳供應商，但詢價與確定供應商的職責應當分離;對于大額、重要的采購項目，應采取競價方式來確定供應商。
(4)采購部門收到請購單后，對金額在人民幣××元以下的請購單由采購經理負責審批;金額在人民幣××元至人民幣××元的請購單由總經理負責審批;金額超過人民幣××元的請購單需經董事會審批。
(5)采購信息管理員根據經恰當審批的請購單編制連續編號采購訂單。
在采用自動化信息系統的被審計單位，通過將請購單信息輸入系統，系統將自動生成采購訂單(此時系統顯示為“待處理”狀態)。每周，采購信息管理員核對本周內生成的采購訂單，將請購單和采購訂單存檔管理，對任何不連續編號的情況進行檢查。
3.驗收商品環節的控制活動
(1)驗收管理員需要比較所收商品與訂購單上的要求是否相符、盤點商品并檢查商品有無損壞。
(2)驗收管理員對已收貨的每張訂購單編制一式多聯、預先按順序編號的驗收單。
(3)驗收管理員將商品送交倉庫或其他請購部門時，應取得經過簽字的收據，或要求其在驗收單的副聯上簽收。
(4)驗收管理員將驗收單其中的一聯送交應付憑單部門。
4.儲存商品環節的控制活動
(1)儲存崗位與驗收崗位應當職責分離。
(2)限制無關人員接近儲存的商品存貨。
5.編制付款憑單環節的控制活動
(1)確定供應商發票的內容與相關的驗收單、訂購單的一致性。
(2)確定供應商發票計算的正確性。
(3)編制有預先順序編號的付款憑單，并附上支持性憑證(如訂購單、驗收單和供應商發票等)。
(4)獨立檢查付款憑單計算的正確性。
(5)在付款憑單上填入應借記的資產或費用賬戶名稱。
(6)由被授權人員在憑單上簽字，以示批準照此憑單要求付款。
6.確認與記錄負債環節的控制活動
(1)應付賬款確認與記錄相關部門一般有責任核查購置的財產，并在應付憑單登記簿或應付賬款明細賬中加以記錄;在收到供應商發票時，應付賬款部門應將發票上所記載的品名、規格、價格、數量、條件及運費與訂貨單上的有關資料核對，如有可能，還應與驗收單上的資料進行比較。
(2)記錄現金支出的人員不得經手現金、有價證券和其他資產。
(3)在手工系統下，應將已批準的未付款憑單送達會計部門，據以編制有關記賬憑證和登記有關賬簿。會計主管應監督為采購交易而編制的記賬憑證中賬戶分類的適當性;通過定期核對編制記賬憑證的日期與憑單副聯的日期，監督入賬的及時性。獨立檢查會計人員應核對所記錄的憑單總數與應付憑單部門送來的每日憑單匯總表是否一致，并定期獨立檢查應付賬款總賬余額與應付憑單部門未付款憑單檔案中的總金額是否一致。
7.付款環節的控制活動
(1)獨立檢查已簽發支票的總額與所處理的付款憑單的總額的一致性。
(2)應由被授權的財務部門的人員負責簽署支票。
(3)被授權簽署支票的人員應確定每張支票都附有一張已經適當批準的未付款憑單，并確定支票收款人姓名和金額與憑單內容的一致。
(4)支票一經簽署就應在其憑單和支持性憑證上用加蓋印戳或打洞等方式將其注銷，以免重復付款。
(5)支票簽署人不應簽發無記名甚至空白的支票。
(6)支票應預先順序編號，以保證支出支票存根的完整性和作廢支票處理的恰當性。
(7)應確保只有被授權的人員才能接近未經使用的空白支票。
8.記錄現金、銀行存款支出環節的控制活動
(1)會計主管應獨立檢查記入銀行存款日記賬和應付賬款明細賬的金額的一致性，以及與支票匯總記錄的一致性。
(2)通過定期比較銀行存款日記賬記錄的日期與支票副本的日期，獨立檢查入賬的及時性。
(3)獨立編制銀行存款余額調節表(不能由出納員編制該表，否則屬于內部控制設計缺陷)。
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