采購作業(yè)的一般流程
一個完善的采購作業(yè)流程應(yīng)滿足所需物料在價格與質(zhì)量、數(shù)量、區(qū)域之問的綜合平衡。即物料價格在供應(yīng)商中的合理性，物料質(zhì)量在制造所允許的極限范圍內(nèi)，物料數(shù)量能保證制造的連續(xù)性、物料的采購區(qū)域的經(jīng)濟性等要求。以下是學習啦小編為大家整理的關(guān)于采購作業(yè)的一般流程，給大家作為參考，歡迎閱讀!
采購作業(yè)的一般流程
采購作業(yè)流程會因采購的來源、方式以及對象等的不同而在作業(yè)細節(jié)上有所差異，但基本流程都大同小異。以下是美國采購學者威斯汀所主張的采購的基本作業(yè)步驟。
1.確認需求
在采購之前應(yīng)先確定買哪些物料，買多少，何時買，由誰決定等。
2.需求說明
確認需求之后，對需求的細節(jié)，如品質(zhì)、包裝、售后服務(wù)、運輸及檢驗方式等，均加以明確說明，以便使來源選擇及價格談判等作業(yè)能順利進行。
3.選擇可能的供應(yīng)來源
根據(jù)需求說明在原有供應(yīng)商中選擇成績良好的廠商，通知其報價，或以登報公告等方式公開征求。在選擇供應(yīng)商時，企業(yè)應(yīng)考慮的主要因素有：
(1)價格。物美價廉的商品是每個企業(yè)都想獲得的。相對于其他因素，雖然價格并不是最重要的，但比較各個供應(yīng)商提供的價格連同各種折扣是選擇供應(yīng)商不可或缺的一個重要指標。
(2)質(zhì)量。商品質(zhì)量也是一個十分重要的選擇供應(yīng)商的影響因素。商品質(zhì)量的選擇應(yīng)根據(jù)企業(yè)實際情況而定，并不是質(zhì)量最好的就是最適應(yīng)的，應(yīng)力求用最低的價格買到最適合本企業(yè)質(zhì)量要求的產(chǎn)品。
(3)服務(wù)。服務(wù)也是一個很重要的選擇供應(yīng)商的影響因素。如更換次品、指導(dǎo)設(shè)備使用、修理設(shè)備等，類似這樣的一些服務(wù)在采購某些項目時，可能會在選擇過程中起到關(guān)鍵作用。
(4)位置。供應(yīng)商所處的位置對送貨時問、運輸成本、緊急訂貨與加急服務(wù)的回應(yīng)時間都有影響。在當?shù)刭徺I有助于發(fā)展地區(qū)經(jīng)濟，易于形成社區(qū)信譽以及良好的售后服務(wù)。
(5)供應(yīng)商庫存政策。如果供應(yīng)商的庫存政策要求自己隨時持有備件庫存，那么擁有安全庫存將有助于設(shè)備突發(fā)故障的解決。
(6)柔性。那些愿意且能夠回應(yīng)需求改變、接受設(shè)計改變等要求的供應(yīng)商應(yīng)予以重點考慮。
4.適宜價格的決定
決定可能的供應(yīng)商后進行價格談判。
5.訂單安排
價格談妥后，應(yīng)辦理訂貨簽約手續(xù)。訂單和合約均屬于具有法律效力的書面文件，對買賣雙方的要求、權(quán)利及義務(wù)必須予以說明。
6.訂單追蹤與稽核
簽約訂貨后，為求銷售廠商如期、如質(zhì)、如量交貨，應(yīng)依據(jù)合約規(guī)定，督促廠商按規(guī)定交貨，并予以嚴格驗收入庫。
7.核對發(fā)票
廠商交貨驗收合格后，隨即開具發(fā)票。要求付清貨款時，對于發(fā)票的內(nèi)容是否正確，應(yīng)先經(jīng)采購部門核對后財務(wù)部門才能辦理付款。
8.不符與退貨處理
凡廠商所交貨品與合約規(guī)定不符而驗收不合格者，應(yīng)依據(jù)合約規(guī)定退貨，并立即辦理重購，予以結(jié)案。
9.結(jié)案凡驗收
合格付款，或驗收不合格退貨，均須辦理結(jié)案手續(xù)，清查各項書面資料有無缺失、績效好壞等，并簽報高級管理層或權(quán)責部門核閱批示。
10.記錄與檔案
維護凡經(jīng)結(jié)案批示后的采購文件，應(yīng)列入檔案登記編號分類，予以保管，以備參閱或事后發(fā)生問題查考。檔案應(yīng)具有一定保管期限的規(guī)定。
采購的原則
采購決策應(yīng)該以正確的商業(yè)導(dǎo)向為基礎(chǔ)，反映跨職能的方法，并且以改善公司的采購底線成本為目的。[3]
商業(yè)
要制定一個采購和供應(yīng)戰(zhàn)略，就必須對企業(yè)的全盤經(jīng)營方針有一個徹底的理解。被企業(yè)視為目標的最終用戶市場是什么?市場中未來的主要發(fā)展會是什么?企業(yè)所要面臨的是什么樣的競爭?企業(yè)在制定價格政策時有什么余地?原料價格的上漲能以何種程度轉(zhuǎn)嫁到最終用戶身上?這種方法是否可行?企業(yè)會在新產(chǎn)品和新技術(shù)方面如何投資?何種產(chǎn)品會在未來一年中退出市場?堅持商業(yè)原則來理解這些問題是十分重要的。
全面的跨職能
采購決策不能孤立地制定，并且不能僅以采購業(yè)績的最優(yōu)為目標。制定采購決策時應(yīng)該考慮這些決策對于其他主要活動的影響。因此，制定采購決策需要以平衡所有總成本為基礎(chǔ)。例如，在購買一條新的包裝流水線時，不僅要考慮初始投資，而且要考慮將來用于購買輔助設(shè)備、備件和服務(wù)的成本。此外，供應(yīng)商還應(yīng)保證在包裝流水線的技術(shù)經(jīng)濟壽命內(nèi)將計劃外的停工時間保持在最低水平。供應(yīng)商賣出設(shè)備是一回事，在許多年里同一家供應(yīng)商對同一套設(shè)備進行令人滿意的服務(wù)則是另一回事。這個例子表明了采購和需要做出的不同類型選擇的復(fù)雜性。因此，要在某種環(huán)境下做出決策，就要在所有受其影響的領(lǐng)域中使用一種跨職能的，并且以團隊為基礎(chǔ)的方法。采購和供應(yīng)戰(zhàn)略只有與所有領(lǐng)域和有關(guān)的經(jīng)理緊密合作才能有效地發(fā)展。采購和供應(yīng)經(jīng)理將會引導(dǎo)這種觀點和遠景的發(fā)展。
成本底線
采購并不應(yīng)該只作為一種服務(wù)職能起作用，還應(yīng)該符合其用戶的要求而不至于用戶提出過多問題。相反，采購應(yīng)當向其內(nèi)部用戶提出一種有益的、可獲利的異議。他們應(yīng)該始終如一地追求提高公司所購買的產(chǎn)品和服務(wù)的性能價格比。為了完成這一任務(wù)，采購部門應(yīng)該能夠提出現(xiàn)有的產(chǎn)品設(shè)計、所使用的原料或部件的備選方案和備選的供應(yīng)商。
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