辦公室良好溝通協調的技巧

　　溝通協調是指兩人或兩人以上的群體通過符號的相互交換而建立的關系，為實現共同的目的而把各項活動加以調節,并引導各組織機關之間和工作人員之間分工協作,相互配合,同步和諧地完成任務。下面是小編給大家帶來的是辦公室良好溝通協調的技巧，歡迎大家閱讀參考!

　　辦公室溝通協調工作是使辦公室與外部人員的交流,領導與下屬的感情聯絡，控制者與控制對象的糾偏工作能有目的、有秩序地協同配合行動。

　　1、溝通協調是使組織成為一個整體的“凝聚劑”

　　每個黨政機關與企事業單位都由數人，數十人，甚至成千上萬人組成，組織每天的活動也由許許多多的具體的工作所構成。由于個體的地位、利益和成長經歷以及能力的不同，他們對組織目標的理解和掌握的信息也就不同，這也就使得各個體的目標有可能偏離組織的總體目標，甚至完全背道而馳。例如，目前就有些單位的辦公室人員自身參與意識不強，主動溝通協調的思想淡漠，工作中以“不多事、不誤事”的落后思想，簡單的認為辦公室無非是領導的“傳聲器”，組織材料的“勤務員”，這種思想恰恰與時代對辦公室提出的參與政務、管理事務、搞好服務等要求相背離。所以組織的總體目標在此類單位中根本是“墻上的門簾”。再者，任何事物整體與部分之間以及各個部分相互之間，都不可避免地要發生這樣或那樣的矛盾，現代組織機構尤其是如此。著名管理學家巴納德認為“溝通是一個組織的成員聯系在一起,以實現共同目標的手段”。有關資料研究表明：管理中70%的錯誤是由于不善溝通協調造成的。那么如何保證上下一心，不折不扣地完成組織的總體目標呢?這就需要溝通協調使個體之間、部門之間、個體與部門之間互相交流意見，同意思想認識，自覺地協同配合各項工作的完成，從而保證組織目標的實現。

　　2、溝通協調是領導者激勵下屬，實現其職能的基本途徑

　　一個組織的領導者無論他有多么高超的領導藝術水平、多么有效的管理方法，他都必須將自己的意圖和和想法告訴下屬，并且要了解下屬的想法。唐朝名相陸贄認為“上情不通于下，則人惑，下情不達于上，則群疑，疑則不納其誠，惑則不從起令。”如何做到上級領導不疑部屬，而部屬不覺得困惑從而順利地實現領導的職能?領導環境理論認為，領導者就是了解下屬的愿望并為此而采取相應的行動，為滿足這些愿望而擬訂與實施各種方案的人，而下屬就是從領導者身上看到了一種達到自己愿望或目的的人。這些“目的”、“看到”或“了解”，都需要溝通協調這個基本工具和途徑，也只有這樣才能使下屬提高工作的積極性。所謂“知己知彼，百戰不殆”，作為辦公室人員只有充分認識了解領導者和溝通協調工作的重要性，才能將辦公室的事做好。

　　3、溝通協調是辦公室乃至整個組織與外部環境建立聯系的橋梁

　　無論政府的辦公室還是企事業單位的辦公室，都必須要與公眾及其它組織部門，發生各種各樣的聯系，他必須按照已定的法規法令并結合人民的要求調整政策，承擔自己應盡的社會責任。有時公眾與部門之間產生了沖突，有了矛盾往往要由辦公室來具體承辦或者牽頭處理，協調相互之間的關系，使其他部門也能積極地參與或支持配合才能化解矛盾，平息沖突。

　　溝通協調工作滲透在辦公室各項工作的每一個環節上。作為處于樞紐位置的辦公室工作人員必須充分認識到溝通協調工作的重要性，把溝通協調工作作為辦公室的一項重要工作來完成。只有這樣才能使組織整體工作的高效運轉和任務的圓滿完成。

　　抓好辦公室的工作溝通協調與關系溝通協調兩個方面：

　　1、工作溝通協調

　　第一、公文溝通協調，包括對外公文與對內公文的撰寫和外來公文的處理工作，廣泛征求各方面的意見完善公文內容，提高公文質量，為領導提供優質的智力服務，并根據領導的意見、決策或指示，辦公室要綜合、篩選各方材料交于領導閱覽，以此減少領導的工作的壓力，提高領導的工作效率。

　　第二、會議溝通協調，這是最常見的一種溝通協調方法，也是最重要的、最有效的方法。其中基本的是溝通協調會議的時間、地點、議題和決策的落實工作，避免“會議撞車”，保證會議達到預期的目的。而重要的是指：通常上級機關為了加強宏觀管理，會制定一系列的政策規定。這些政策在具體的地方部門的執行中可能會有不一致，甚至“撞車現象”的發生，矛盾各方都是取其有益的政策規定為依據，各執一方，互不相讓。在此情況下，為了統一思想認識，統一政策規定，統一步調，辦公室人員有責任召集矛盾各方以開會的形式溝通協調解決問題。通常情況下參加會議的人員較多，各方的意見發表后，與會者會“兩利相交從其重，兩害相交趁其輕，利害相交取其利”，會顧大局、識大體，一般不會在眾多部門人員面前赤裸裸的要求自己的利益得到滿足而棄他人于不顧。這樣就容易結合實際情況討論出合理的方案來解決矛盾。因此這種方法有利于解決情況比較復雜、各方矛盾比較尖銳的問題、比較敏感的問題。

　　第三、事務溝通協調。辦公室的職能之一就是管理事務。把握“尺度”協助領導管理事務，使領導騰出更多的精力抓大事、抓要事。由于辦公室工作瑣碎且紛繁復雜，就使有的工作人員對其產生了不屑一顧的消極思想，認為這些是小事隨便應付一下即可，還大言不慚地喊著“要就干大事，要么不干”。據說這種思想傾向在許多單位存在。對此，必須要引起辦公室人員的高度重視。豈不知一屋不掃，何以掃天下的道理。萬丈高樓平地起，有這種思想的秘書人員要及時糾正自己的工作觀念，不要讓時代的車子把你淘汰。另外辦公室工作人員還要積極做好外事服務工作，努力提高接待水平，贏得各級領導和各屆人士的理解與支持。

　　2、關系溝通協調

　　第一、領導關系的溝通協調。任何一個單位的領導者都有相應的職責權力。由于領導的閱歷、經驗、作風、氣質不同，或者由于他們的認識、觀察事物的角度、出發點不同，導致在處理具體的問題、形成某項決策時，往往會因一些不同的觀點而出現矛盾。此時辦公室人員就要及時溝通信息、協調關系，做好解釋工作，消除分歧和誤解，發揮好調節領導關系的“粘合劑”、“潤滑劑”和領導決策的“催化劑”作用，增強領導班子的凝聚力、向心力和戰斗力。切不可因過去那位領導對你有偏見就趁此機會從中挑撥離間，使單位關系緊張，影響了組織工作的正常運行。

　　第二、搞好部門之間的溝通協調工作。由于利益關系的調整，往往會引起部門之間工作的不和諧，從而影響領導決策的實施。辦公室的主要任務就是把握動向，合理引導并溝通協調各方面的關系，促進部門間精誠合作，防止推委扯皮等不良現象發生。另外，在重大決策出臺與實施前，辦公室應及時向有關領導部門匯報，聽取指示，做到既填補“盲區”又避免“撞車”，使領導部門之間的工作連接成一個整體，以促進組織整體工作目標的實現。

　　第三、內外關系的溝通協調。在辦公室內部，辦公室的負責人員應帶好頭搞好溝通協調工作，充分調動各方面的積極性處理好內部上下級、橫向部門間、工作人員間的矛盾，實現內部信息暢通交流，創造一個團結協作、溫暖和諧的內部人事環境。在處理外部關系時,辦公室應輔助協調領導將全能型領導機構轉變為有限型。改變過去無所不包、無所不能的傳統習慣，堅持有所為，有所不為。凡是社會能自我調節、自我管理的事，上層領導組織就不必介入，減少上層領導組織不必要的負擔。另外，辦公室要協調領導部門在制定公共政策方案時應積極推動組織及個人的民主參與，廣泛聽取群眾的真實呼聲，以此準確地了解政情、社情和民情，從而實現決策的民主化與科學化。

　　第四、中心工作與其它工作關系的溝通協調。項目辦公室工作千頭萬緒、紛繁復雜。辦公室一定要有預見性，提前為領導提出活動預案，并協助領導處理好中心工作與其他工作的關系，突出重點、分清主次。不能眉毛胡子一把抓，沒有重點、次重點與非重點的分別，最后搞的領導與下屬都忙的疲憊不堪，積勞成疾。要學會“十個指頭彈琴”，而且要十個指頭都能應用自如，有“重音”與“輕音”之別。從而能讓領導把主要的精力投入到重要工作中去，用放松與休閑大腦的時間來處理大量的一般性事務性的工作。

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